Welche alten Dokumente gehören nicht in den Chatbot?

Das Problem

In jedem Betrieb liegen alte Anweisungen herum: das Merkblatt zur Spesenabrechnung von 2018, das Notfallkonzept vor dem Umzug, die Preisliste des Vorjahres, ein Entwurf, der nie verabschiedet wurde. Menschen wissen oft, dass diese Dokumente nicht mehr gelten, weil sie die Geschichte kennen.

Ein Chatbot kennt sie nicht. Er liest ein Dokument und nimmt an, dass es aktuell ist. Fragt jemand «Wie rechne ich Spesen ab?», kann er die alte Anleitung wiedergeben, sachlich und mit Quellenangabe. Das ist gefährlich, weil es richtig aussieht: Der Nutzer sieht eine Quelle und glaubt, die Antwort sei geprüft.

Darum ist die Auswahl der Dokumente eine der wichtigsten Aufgaben bei jedem Chatbot-Projekt. Mit dieser Checkliste entscheiden Sie, was hineingehört und was draussen bleibt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Alle Kandidaten auflisten. Erstellen Sie ein Inventar der Dokumente, die in Frage kommen: Titel, Ordner, Datum der letzten Änderung, zuständige Stelle.

1. Gültigkeit je Dokument klären. Gilt es noch? Wer kann das bestätigen? Wann wurde es zuletzt geprüft? Tragen Sie die Antworten in die Tabelle ein.

1. Nach Kategorien aussortieren. Nutzen Sie die Tabelle unten: Entwürfe, überholte Fassungen, Projektarchive, einmalige Mitteilungen und stark zeitabhängige Dokumente bleiben draussen.

1. Dokumente mit Verfallsdatum markieren. Preislisten, Aktionen, Öffnungszeiten und Gebühren verlieren schnell ihre Gültigkeit. Setzen Sie ein Gültig-bis-Datum, und entfernen Sie sie danach aus dem Chatbot.

1. Verantwortliche bestimmen. Jedes Dokument hat eine Person, die es prüft und freigibt. Ohne Verantwortliche gehört es nicht hinein.

1. Archiv getrennt halten. Was historisch wichtig, aber nicht mehr gültig ist, kommt in ein Archiv ausserhalb des Chatbots. Wenn Sie ältere Fassungen bewusst abfragbar machen wollen, braucht es dafür eine eigene Lösung, siehe Dokumentversionen abfragen.

1. Prüfrhythmus festlegen. Legen Sie fest, wann Dokumente erneut geprüft werden: jährlich, halbjährlich oder bei Änderungen. Tragen Sie die Prüfdaten ein.

1. Testfragen mit Fallen. Stellen Sie nach dem Import Fragen, bei denen eine alte Antwort naheliegt, und prüfen Sie, ob der Chatbot die aktuelle nennt.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich helfen, Ihre Inventarliste zu beurteilen. Geben Sie nur Titel und Daten ein, keine Inhalte.

Wir bereiten Dokumente für einen internen Wissens-Chatbot vor. Hier ist unsere Liste mit Titel, letzter Änderung und Art des Dokuments:
[Liste einfügen]

Aufgabe:
1. Markiere Dokumente, bei denen ich besonders prüfen sollte, ob sie veraltet sind (z. B. letzte Änderung älter als 3 Jahre, Titel mit «Entwurf», «alt», Jahreszahl, «Aktion»).
2. Gruppiere sie in: wahrscheinlich gültig / unklar / wahrscheinlich veraltet / nicht geeignet (Entwurf, einmalige Mitteilung).
3. Formuliere für jede unklare Gruppe eine Frage an die zuständige Person.
Beurteile nicht den Inhalt. Treffe keine endgültige Entscheidung, sondern markiere nur Prüfbedarf.

Die Gruppierung der KI ist ein Filter. Ob ein Dokument gilt, bestätigt immer die zuständige Person.

Worauf Sie achten müssen

• Richtig aussehende Fehler: Eine veraltete Antwort mit Quelle wirkt glaubwürdig. Nutzer prüfen sie seltener. Das macht Veraltetes besonders heikel.
• Rechtliches und Sicherheit: Veraltete Sicherheits-, Hygiene- oder Rechtsanweisungen können reale Folgen haben. Solche Dokumente prüfen Sie besonders streng.
• Stillschweigendes Altern: Dokumente werden nicht plötzlich ungültig, sie altern. Ein jährlicher Prüfrhythmus fängt das auf.
• Historische Fragen: Manchmal wollen Mitarbeitende wissen, was früher galt. Das braucht eine bewusste Lösung und eine klare Kennzeichnung, sonst entsteht Verwirrung.
• Aufbewahrung: Archivieren Sie, statt zu löschen, und beachten Sie Aufbewahrungsfristen. Für Fragen der Buchhaltung und Verträge holen Sie fachliche Auskunft ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Pflegeheim im Kanton Aargau bereitet Weisungen für einen internen Chatbot vor. Im Ordner liegen 85 Dokumente, darunter eine Hygieneweisung von 2017, ein Entwurf für eine neue Besucherregelung und das Merkblatt zur Medikamentenabgabe.

Vorher möchte die Heimleitung «alles hineinladen». Nachher markiert die Qualitätsverantwortliche mit der Inventarliste 31 Dokumente als prüfbedürftig. Sie klärt mit den Fachpersonen: 12 sind veraltet, 4 sind Entwürfe, 15 gelten noch. Die Hygieneweisung von 2017 wurde 2022 überarbeitet, und die neue Fassung ersetzt sie. Der Chatbot enthält nur die gültigen Dokumente, jedes mit Datum und Verantwortlicher. Beim Test mit einer Fangfrage nennt er die neue Regelung. Die Prüfung wiederholt die Qualitätsverantwortliche jedes Jahr im Januar.

Nützlich ist auch eine kleine Statistik nach einem halben Jahr: Wie viele Dokumente wurden geprüft, wie viele ersetzt, wie viele entfernt? Sie zeigt, ob die Pflege funktioniert, und hilft bei der Frage, wie viel Zeit die Wissenspflege im Alltag wirklich braucht. Wer diese Zahlen kennt, kann den Aufwand besser planen und neue Bereiche sicherer aufnehmen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie die Dokumentenauswahl und den Prüfablauf für einen Chatbot sauber aufsetzen möchten, unterstützt Alpasana bei KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, Vorhaben priorisieren, KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot und Einsatzregeln integrieren und die Umsetzung dokumentieren.

Eine Beurteilung der fachlichen Richtigkeit Ihrer Dokumente gehört nicht dazu. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Reicht es, nur neue Dokumente zu nehmen?

Das Alter allein sagt wenig. Ein altes Dokument kann noch gelten, ein neues schon überholt sein. Entscheidend ist die Bestätigung durch die zuständige Person.

Wie erkenne ich veraltete Dokumente schnell?

Achten Sie auf Jahreszahlen im Titel, auf «Entwurf», «alt» und «Aktion» sowie auf lange nicht geänderte Dateien. Das sind Hinweise, aber keine Beweise. Fragen Sie nach.

Was mache ich mit Dokumenten ohne Zuständige?

Klären Sie, wer sie übernimmt. Findet sich niemand, bleiben sie draussen. Ein Dokument ohne Verantwortliche kann keine verlässliche Auskunft sein.