Welche Dateiformate muss unser Wissens-Chatbot unterstützen?

Das Problem

Der Anbieter eines Wissens-Chatbots wirbt: «Unterstützt PDF, Word, Excel und mehr!» Klingt gut. Doch Ihre Dokumente sind nicht «ein PDF». Sie haben PDFs, die aus Word erzeugt wurden und PDFs, die ein Scanner gemacht hat, also Bilder von Seiten. Sie haben Excel-Tabellen mit Formeln und Makros, Präsentationen mit Diagrammen, Mails als Dateien, Pläne, Fotos.

Welche davon liest das System tatsächlich und wie gut? Bei vielen Anbietern steht «unterstützt», wenn die Datei hochgeladen werden kann. Ob der Inhalt danach wirklich als Wissen taugt, ist eine andere Frage. Wer das erst nach dem Kauf merkt, erlebt Enttäuschungen.

Diese Checkliste hilft Ihnen, vorab zu prüfen, ob ein Chatbot mit Ihren vorhandenen Dateien zurechtkommt. Sie brauchen dazu keine Technikkenntnisse, aber ein paar echte Dateien und etwas Zeit.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestand zählen. Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Dateitypen in Ihren Ordnern vorkommen und in welcher Menge. Das Dateisystem oder ein einfaches Zählwerkzeug zeigt es an.

1. Wichtigste Dokumente festlegen. Welche 20 bis 30 Dokumente sollen unbedingt abfragbar sein? Wählen Sie diese Auswahl als Testmenge.

1. Typen unterscheiden. Unterscheiden Sie: Text-PDF (Text markierbar), Scan-PDF (nur Bild), Word, Excel, PowerPoint, Webseite, Mail, Bild, Plan. Jeder Typ braucht eine eigene Prüfung.

1. Anbieter nach Formaten fragen. Fragen Sie nicht nur «unterstützt ihr PDF?», sondern: Wie werden Scans behandelt? Werden Tabellen verstanden? Werden Bilder und Diagramme gelesen? Was ist die Grössengrenze? Was passiert bei Passwortschutz?

1. Mit eigenen Dateien testen. Bitten Sie um eine Demo mit Ihren Dokumenten, nicht mit Musterdateien. Siehe Demo mit eigenen Dokumenten.

1. Testfragen pro Dateityp stellen. Pro Typ drei Fragen, deren Antwort Sie kennen. Prüfen Sie Antwort und Quelle.

1. Ergebnis in der Matrix festhalten. Nutzen Sie die Tabelle unten: Je Typ ein Urteil (gut, mit Einschränkung, nicht brauchbar).

1. Entscheiden und Aufwand schätzen. Wie viele Dateien müssen vorher aufbereitet oder umgewandelt werden? Das gehört in die Kostenüberlegung, siehe Dokumentenimport und Kosten.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich eine Fragenliste für das Anbietergespräch erstellen.

Wir wählen einen Wissens-Chatbot aus und möchten wissen, ob er unsere Dateien lesen kann. Erstelle eine Fragenliste für das Gespräch mit dem Anbieter.

Unsere Dateitypen und ungefähre Menge: [z. B. 800 Word-Dateien, 400 PDF (davon ca. 100 Scans), 120 Excel, 60 PowerPoint, 200 E-Mails als Datei]
Besonderheiten: [z. B. Tabellen in PDFs, Pläne, Passwortschutz bei einigen Dateien, mehrsprachig]

Gliedere die Fragen nach: 1. Unterstützte Formate und Version, 2. Scans und Bilder, 3. Tabellen und Formeln, 4. Grössen- und Mengengrenzen, 5. Fehlerbehandlung (was passiert, wenn eine Datei nicht lesbar ist, wird es gemeldet?), 6. Aktualisierung.
Formuliere jede Frage so, dass sie nicht nur mit «ja» beantwortet werden kann, sondern ein Beispiel oder einen Nachweis verlangt. Erfinde keine Produkteigenschaften.

Mit Fragen, die ein Beispiel verlangen, lassen sich Marketingaussagen von tatsächlichen Fähigkeiten trennen.

Worauf Sie achten müssen

• Scans: Gescannte Dokumente enthalten nur Bilder von Text. Ohne Texterkennung liest ein Chatbot nichts. Siehe Gescannte Dokumente im Chatbot.
• Tabellen: Tabellen in PDFs und Excel werden oft falsch gelesen: Spalten verschieben sich, Zahlen verlieren die Bezeichnung. Prüfen Sie wichtige Tabellen einzeln.
• Grössen- und Mengengrenzen: Viele Systeme haben Limits pro Datei oder insgesamt. Fragen Sie nach, und planen Sie Wachstum ein.
• Aktualisierung: Klären Sie, ob geänderte Dateien automatisch neu gelesen werden. Siehe Chatbot-Wissen automatisch aktualisieren.
• Datenschutz bei Dateien: Dateien enthalten oft versteckte Informationen: Metadaten, Kommentare, Autorennamen. Prüfen Sie, was beim Import mitgeht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Baden mit 30 Mitarbeitenden plant einen Chatbot für Normen, Projektvorlagen und Berechnungshilfen. Der Anbieter verspricht «alle gängigen Formate».

Vorher will der Geschäftsführer gleich unterschreiben. Nachher zählt die Assistentin den Bestand: viele Word-Vorlagen, 300 PDFs, davon etwa ein Drittel Scans älterer Normen, und Excel-Berechnungsblätter mit Formeln. Sie testet mit einer Auswahl von 25 Dateien in der Demo. Word und Text-PDFs funktionieren gut, die Scans bleiben leer, und die Excel-Blätter liefern Zahlen ohne Bezeichnungen. Der Anbieter bietet für Scans eine Texterkennung gegen Aufpreis an. Das Büro rechnet die Kosten neu und beschliesst, mit Word und Text-PDFs zu starten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie vor der Auswahl Ihren Anwendungsfall und die nötigen Schritte klären möchten, unterstützt Alpasana bei KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren, KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot und Einsatzregeln integrieren, Systeme verbinden und die Umsetzung dokumentieren.

Eine Produktempfehlung für einen bestimmten Chatbot-Anbieter ist damit nicht verbunden. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Soll ich alle Dateien vorher in PDF umwandeln?

Nein, das ist selten nötig und kann sogar schaden, weil Struktur verloren geht. Ein gut aufgebautes Word-Dokument ist oft besser lesbar als sein PDF. Entscheidend ist, was Ihr System gut verarbeitet.

Was ist mit Excel-Tabellen?

Einfache Tabellen mit Überschriften funktionieren oft, komplexe Berechnungsblätter nicht. Prüfen Sie, ob der Chatbot Zahlen mit ihren Bezeichnungen versteht, und überlegen Sie, wichtige Werte als Text zu beschreiben.

Wie viele Dateien sollen wir beim Test verwenden?

Für den Formatvergleich genügen 20 bis 30 repräsentative Dateien. Wichtig ist, dass jeder Dateityp aus Ihrem Alltag vorkommt, auch die schwierigen.