Wie nutzt ein Chatbot unsere Word-Dokumente?

Das Problem

Ihr Betrieb hat über Jahre Anleitungen in Word geschrieben: Arbeitsanweisungen, Checklisten, Merkblätter, Produktbeschreibungen. Sie liegen auf dem Server, in E-Mail-Anhängen und auf USB-Sticks. Jetzt möchten Sie einen Chatbot einführen, der Fragen aus diesen Dokumenten beantwortet. Frage: «Wie reklamiere ich eine Lieferung?» Antwort: «Laut Arbeitsanweisung 12 …»

Doch beim ersten Test gibt der Chatbot unbrauchbare Antworten. Er zitiert eine alte Fassung, überliest eine Tabelle und vermischt zwei Dokumente. Der Grund liegt selten beim Chatbot, sondern in den Dokumenten: Sie wurden für Menschen geschrieben, die sie von oben nach unten lesen, nicht für ein System, das Abschnitte durchsucht.

Mit etwas Vorbereitung lassen sich Word-Dokumente gut nutzbar machen. Diese Seite zeigt, worauf es ankommt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Dokumente sammeln und zählen. Listen Sie, welche Word-Dateien in Frage kommen. Beginnen Sie mit 10 bis 20 Dokumenten zu einem Thema, nicht mit dem ganzen Server.

1. Gültige Fassung bestimmen. Pro Dokument bleibt eine Fassung. Alte Versionen («_alt», «_final2») legen Sie in ein Archiv, das nicht importiert wird. Siehe auch Veraltete Dokumente aussortieren.

1. Änderungen und Kommentare klären. Word kann Änderungsverfolgung und Kommentare enthalten. Nehmen Sie Änderungen an oder lehnen Sie sie ab und löschen Sie interne Kommentare. Sonst liest der Chatbot Entwürfe als Tatsachen.

1. Überschriften als Formatvorlagen setzen. Markieren Sie Überschriften nicht nur fett, sondern mit den Word-Formatvorlagen «Überschrift 1», «Überschrift 2». Nur dann erkennt ein Import die Gliederung.

1. Titel, Datum und Verantwortliche nennen. Setzen Sie am Anfang Titel, Stand (Datum), Geltungsbereich und zuständige Stelle. Diese Angaben helfen dem Chatbot und den Leuten, die seine Quellen prüfen.

1. Tabellen, Bilder und Besonderes prüfen. Tabellen sollten einfach gebaut sein, ohne verbundene Zellen. Wichtige Angaben in Bildern oder Textfeldern beschreiben Sie zusätzlich im Text. Passwortgeschützte Dateien müssen entschützt werden.

1. Probeimport und Testfragen. Laden Sie die vorbereiteten Dateien in Ihr System und stellen Sie 15 Fragen, deren Antwort Sie kennen. Prüfen Sie Antwort, Quelle und Abschnitt.

1. Fehler zurück ins Dokument spielen. Wenn eine Antwort schlecht ist, liegt es oft an einer unklaren Stelle. Verbessern Sie das Dokument, nicht den Chatbot.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich helfen, ein Word-Dokument auf Chatbot-Tauglichkeit durchzusehen. Kopieren Sie nur nicht vertrauliche Textstellen oder die Gliederung hinein.

Ich möchte ein Word-Dokument für einen Wissens-Chatbot vorbereiten. Hier ist die Gliederung (Überschriften) und ein Textauszug:

Titel: [Titel]
Stand: [Datum]
Gliederung: [Überschriften untereinander]
Textauszug: [2 bis 3 Absätze]

Prüfe:
1. Sind Titel, Stand und Geltungsbereich erkennbar?
2. Sind die Überschriften aussagekräftig (ein Abschnitt = eine Frage, die man stellen könnte)?
3. Gibt es Abschnitte, die ohne den Rest unverständlich sind (z. B. «siehe oben», «wie vorher beschrieben»)?
4. Welche Stellen sollte ich umformulieren?
Mache Vorschläge, ändere aber keine Fachaussagen. Wenn etwas fachlich unklar ist, schreibe «bitte bei der Fachperson klären».

Der Hinweis auf «siehe oben» ist wichtig: Der Chatbot zeigt oft nur einen Abschnitt, und Verweise laufen dann ins Leere.

Worauf Sie achten müssen

• Vertrauliches im Dokument: Word-Dateien enthalten manchmal versteckte Angaben: Kommentare, Autorennamen, gelöschte Texte im Verlauf. Prüfen Sie die Datei vor dem Import (in Word unter «Dokument prüfen»).
• Personendaten: Anleitungen enthalten selten Personendaten, Formulare und Mitarbeiterlisten schon. Klären Sie, welche Dateien in den Chatbot dürfen. Siehe Chatbot und Datenschutz in der Schweiz.
• Widersprüche: Wenn zwei Dokumente Unterschiedliches sagen, wird der Chatbot unsicher. Klären Sie das vorher, siehe Widersprüchliche Dokumente.
• Ältere Dateiformate: Sehr alte Word-Dateien (DOC) oder Vorlagen mit Makros werden nicht von jedem System gelesen. Speichern Sie sie, wenn nötig, als DOCX.
• Keine Garantie: Auch bei guter Vorbereitung kann der Chatbot Fehler machen. Verlangen Sie Quellenangaben und prüfen Sie wichtige Antworten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Installationsbetrieb mit 25 Mitarbeitenden in der Region Bern hat rund 80 Word-Arbeitsanweisungen. Der Chef möchte, dass neue Monteure Fragen stellen können wie «Wie dichte ich einen Boiler-Anschluss ab?».

Vorher liegen die Dokumente in vier Ordnern mit gleichen Titeln. Nachher wählt die Büroleiterin 20 gültige Anweisungen aus, nimmt alle Änderungen an, löscht Kommentare und setzt Überschriften als Formatvorlagen. Bei zwei Anweisungen steht der Hinweis «siehe Anhang», den sie im Text ausformuliert. Im Probeimport beantwortet der Chatbot 13 von 15 Testfragen richtig mit Quelle. Die zwei Fehler gehen auf eine Tabelle mit verbundenen Zellen zurück, die sie neu aufbaut.

So hilft Ihnen Alpasana

Das Vorbereiten von Wissen für einen Chatbot gehört zur Kursauswahl KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort: Sie umfasst unter anderem Vertrieb, Kundenservice, FAQ und die Vorbereitung von Chatbot-Wissen, dazu Bürokommunikation und betriebliche KI-Richtlinien, jeweils mit KI-Lerncoach, Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Es ist eine Weiterbildung, kein Chatbot-Produkt. Welche Software Sie einsetzen, klären Sie separat.

Häufige Fragen

Muss ich alle Word-Dokumente in PDF umwandeln?

Nein. Ein sauber gebautes DOCX ist für einen Import meist besser geeignet als ein PDF, weil Struktur und Text erhalten bleiben. Entscheidend ist, was Ihr System unterstützt; Hinweise dazu bietet die Checkliste zu Dateiformaten.

Kann der Chatbot Änderungen im Dokument automatisch mitlesen?

Das hängt vom System. Manche aktualisieren regelmässig, andere nur nach einem erneuten Import. Klären Sie, wie schnell Änderungen im Chatbot ankommen, und legen Sie einen Ablauf fest.

Was mache ich mit sehr langen Handbüchern?

Teilen Sie sie, wenn möglich, nach Themen auf oder sorgen Sie für eine klare Gliederung. Warum Systeme lange Dokumente in Abschnitte zerlegen, erklärt Warum teilt ein Chatbot Dokumente in Abschnitte?.