Welche Fragen stelle ich einem Chatbot-Anbieter?

Das Problem

Sie haben ein Gespräch mit einem Chatbot-Anbieter. Er zeigt Folien, führt eine Demo vor, alles sieht schön aus. Am Ende fragt er, ob Sie noch Fragen haben, und Ihnen fällt auf die Schnelle nichts ein. Erst später, zurück am Schreibtisch, merken Sie, was Sie hätten fragen sollen: Wo liegen die Daten? Was passiert, wenn wir kündigen? Was kostet es, wenn wir mehr Dokumente haben?

Anbietergespräche sind Verkaufsgespräche. Das ist nicht verwerflich, aber Sie sollten das Gespräch führen, nicht die Folien. Eine vorbereitete Liste hilft, auch wenn Sie kein Technik-Profi sind. Die Fragen sind meist einfach, entscheidend ist, dass Sie sie stellen und die Antworten festhalten.

Mit Hilfe einer KI können Sie Ihre Fragenliste auf Ihren Betrieb zuschneiden. Beurteilen müssen Sie die Antworten selbst oder mit einer Fachperson.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel des Gesprächs klären. Wollen Sie eine erste Orientierung, eine Offerte oder eine Vertragsentscheidung? Davon hängt die Tiefe der Fragen ab.

1. Ihre Situation in fünf Sätzen beschreiben. Branche, Dokumente, erwartete Nutzung, Sprachen, Datenarten. Ohne Namen und vertrauliche Angaben.

1. Fragenliste mit KI entwerfen. Nutzen Sie die Vorlage unten und lassen Sie die Fragen nach Themen ordnen.

1. Liste kürzen und priorisieren. Streichen Sie, was Sie nicht entscheiden können. Markieren Sie fünf Muss-Fragen.

1. Fragen vorab zusenden. Dann kann der Anbieter die Antworten vorbereiten und Sie sparen Zeit im Gespräch.

1. Im Gespräch mitschreiben. Notieren Sie Antworten wörtlich, besonders Zahlen und Zusagen. Bitten Sie um schriftliche Bestätigung.

1. Antworten vergleichen. Tragen Sie sie in eine Tabelle ein, siehe Wie vergleicht man Chatbot-Offerten mit unterschiedlichem Umfang?.

1. Offene Punkte nachfassen. Was nicht klar beantwortet wurde, schreiben Sie in einer Folgemail auf.

Vorlage zum Kopieren

Ich führe nächste Woche ein Gespräch mit einem Chatbot-Anbieter. Meine Situation: [Branche, Betriebsgrösse], Chatbot für [Zweck: Kundenfragen/interne Fragen], Quellen: [Art und ungefähre Menge der Dokumente], Sprachen: [Sprachen], Daten: [öffentlich / intern / personenbezogen].

Erstelle eine Fragenliste mit etwa 25 Fragen, gruppiert in: 1. Leistungsumfang und Grenzen, 2. Preise und Zusatzkosten, 3. Datenschutz und Datenstandort, 4. Antwortqualität und Quellenangaben, 5. Einrichtung und Pflege, 6. Support und Betrieb, 7. Vertrag, Kündigung und Datenexport.
Markiere die zehn wichtigsten Fragen. Formuliere sie verständlich und ohne Fachjargon, damit ich sie auch ohne IT-Wissen stellen kann. Füge zu jeder Frage einen Satz hinzu, warum sie wichtig ist. Gib keine Empfehlung ab.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben. Fragen, die Sie nicht verstehen, lassen Sie von der KI in einfachen Worten erklären.

Worauf Sie achten müssen

• Antworten nicht blind glauben. Mündliche Zusagen gelten wenig. Verlangen Sie Schriftliches, besonders bei Preisen und Datenschutz.
• Keine Zusagen durch die KI. Die KI schreibt nur Fragen. Sie kennt die Anbieter nicht und darf nicht gefragt werden, was ein Anbieter «wohl» tut.
• Demo mit echten Daten. Nutzen Sie keine vertraulichen Dokumente in einer Demo (Demo mit eigenen Dokumenten).
• Druck zum Abschluss. Befristete Rabatte sollten nicht die Prüfung ersetzen. Nehmen Sie sich Zeit.
• Rechtliche Fragen. Haftung, Datenschutz und Vertragsklauseln lassen Sie bei Bedarf fachlich prüfen.
• Support prüfen. Fragen Sie nach Zeiten, Sprachen und Reaktion bei Störungen (Wie prüft man Support-Zusagen und SLA?).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Geschäftsführerin eines Sanitärbetriebs in Olten plant einen Chatbot, der Fragen zu Reparaturen und Terminen beantwortet. Sie hat ein Gespräch mit einem Anbieter und bereitet sich mit der Vorlage vor.

Die KI schlägt 24 Fragen vor, sie streicht Technik-Details und behält zehn. Sie schickt sie vorab per Mail. Im Gespräch zeigt sich, dass die Preisstufe nur eine bestimmte Zahl von Seiten abdeckt und dass der Support nur per Formular erreichbar ist.

Vorher hätte sie nur die Demo gesehen, nachher hat sie schriftliche Antworten und merkt, dass sie eine höhere Stufe und einen anderen Supportweg verhandeln muss.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie sich bei der Vorbereitung eines Chatbot-Projekts Begleitung wünschen, bietet die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana Unterstützung: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und einen Umsetzungsplan erstellen. Mit klaren Anforderungen können Sie Anbietergespräche gezielter führen.

Welche Leistungen sinnvoll sind, wird gemeinsam geklärt, Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie viele Fragen sind genug?

Zehn gut gewählte Fragen bringen mehr als fünfzig beliebige. Konzentrieren Sie sich auf Daten, Preise, Grenzen und Ausstieg.

Darf ich den Anbieter um Referenzen bitten?

Ja, das ist üblich. Fragen Sie nach Kundinnen in ähnlicher Grösse und Branche, die Sie anrufen dürfen.

Was mache ich, wenn ich eine Antwort nicht verstehe?

Fragen Sie nach, bis Sie sie in eigenen Worten wiedergeben können. Wenn der Anbieter ausweicht, gilt das als Information.

Soll ich zuerst Offerten oder zuerst Gespräche einholen?

Beides lässt sich verbinden: erst eine kurze schriftliche Anfrage (Offertanfrage-Vorlage), dann ein Gespräch mit den vorbereiteten Fragen.