Chatbot-Angebote und Preise fair vergleichen

Das Problem

Drei Anbieter, drei Offerten, drei völlig verschiedene Aufbauten. Die eine nennt einen Pauschalpreis, die zweite rechnet pro Gespräch ab, die dritte beschreibt Stufen mit unterschiedlichen Funktionen. Dazu kommen Begriffe wie «Wissensbasis», «Seiten», «Nachrichten» oder «Credits», die jeder anders verwendet. Ein direkter Vergleich der Endpreise führt zu falschen Schlüssen.

Das kennen Sie vielleicht von Handwerkerofferten: Wer sich nur den Gesamtbetrag ansieht, merkt nicht, dass bei einer Offerte das Material fehlt. Bei Chatbots ist es ähnlich. Was fehlt, steht nicht im Text, sondern erscheint später als Zusatzrechnung.

Eine einheitliche Vergleichstabelle zwingt alle Offerten in dieselbe Form. Wo eine Zelle leer bleibt, wissen Sie, was Sie nachfragen müssen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Eigene Anforderungen festlegen. Bevor Sie Offerten vergleichen, brauchen Sie Ihre Messlatte: Umfang der Dokumente, erwartete Gespräche, Sprachen, Anbindungen. Siehe Anforderungen an einen Chatbot.

1. Offerten vollständig sammeln. Alle als PDF oder Text, inklusive Allgemeine Geschäftsbedingungen und Preislisten.

1. Texte entpersonalisieren. Entfernen Sie Namen von Ansprechpersonen und vertrauliche Angaben, bevor Sie Texte in ein KI-Werkzeug einfügen.

1. Tabelle mit KI vorbereiten lassen. Lassen Sie die KI aus jedem Offerttext die gleichen Felder herauslesen. Prüfen Sie jede Zelle im Original.

1. Lücken markieren. Alles, was nicht eindeutig im Text steht, wird «offen».

1. Rückfragen schriftlich stellen. Schicken Sie allen Anbietern dieselben Fragen und vergleichen Sie die Antworten.

1. Gesamtkosten rechnen. Über drei Jahre inklusive Einmal- und Zusatzkosten. Siehe Welche versteckten Kosten können bei Chatbots entstehen?.

1. Entscheiden und dokumentieren. Halten Sie die Gründe fest und bewahren Sie die Unterlagen auf.

Vorlage zum Kopieren

Ich vergleiche Chatbot-Offerten für meinen Betrieb ([Branche], Schweiz). Unten stehen drei Offerttexte (Namen entfernt): A: [Text A], B: [Text B], C: [Text C].

Erstelle eine Vergleichstabelle mit den Zeilen: Leistungsumfang (was ist enthalten), Einmalkosten, monatliche Kosten, Abrechnungsart (pauschal/nach Nutzung), Nutzungsgrenzen (Gespräche, Dokumente, Seiten, Nutzer), Sprachen, Anbindungen, Support und Reaktionszeit, Vertragsdauer und Kündigung, Datenstandort und Unterauftragnehmer, Datenexport, Zusatzkosten.
Regeln: Schreibe nur Angaben, die wörtlich im Text stehen. Wenn etwas fehlt, schreibe «nicht genannt». Danach liste für jede Offerte die offenen Punkte als Fragen auf.
Gib am Ende keine Empfehlung ab.

Prüfen Sie jede Zelle im Original. Die KI soll nur ordnen, nicht bewerten.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz beim Einfügen. Offerten enthalten oft Namen und Preise. Geben Sie nur ein, was Sie weitergeben dürfen.
• Die KI darf nicht ergänzen. Weisen Sie sie an, nur Wörtliches zu übernehmen. Prüfen Sie Zahlen im Original.
• Gleiche Zeiträume. Vergleichen Sie Monats- und Jahrespreise nicht gemischt.
• Rabatte und Aktionen. Befristete Preise gelten nur für kurze Zeit. Fragen Sie nach dem Preis nach Ablauf.
• Währung und Steuern. Prüfen Sie, ob Preise in CHF oder anderer Währung und mit oder ohne Mehrwertsteuer angegeben sind.
• Vertragsfragen. Bei rechtlichen Detailfragen holen Sie eine Fachperson dazu, besonders bei Haftung und Datenschutz.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeindeverwaltung im Kanton Aargau erhält drei Offerten für einen Auskunfts-Chatbot. Die Gemeindeschreiberin legt sie nebeneinander und merkt, dass nur eine Offerte erwähnt, wie viele Seiten der Website eingelesen werden. Eine andere macht keine Angaben zum Datenstandort.

Sie nutzt die Vorlage, schreibt jeder Offerte dieselben Fragen und erhält Antworten. Eine Offerte schliesst die Pflege der Inhalte aus, eine andere enthält nur zwei Sprachen.

Vorher waren die Beträge nicht vergleichbar, nachher liegt eine Tabelle vor, in der der Gemeinderat nachvollziehen kann, warum die Wahl auf eine bestimmte Offerte fällt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie für ein Vorhaben selbst eine Offerte einholen oder Ihr Vorhaben vorab klären möchten, können Sie bei Alpasana eine individuelle Leistungs- und Projektanfrage stellen. Sie beschreiben Idee, Funktionen, bestehende Systeme sowie Zeit- und Budgetrahmen, und es folgt eine Klärung von Vorgehen, Zielen und Leistungsumfang. Auf dieser Grundlage erhalten Sie eine auf den geklärten Umfang abgestimmte Offerte.

Das ist ein Angebot für individuelle Projekte der digitalen Transformation, nicht ein Preisvergleich fremder Anbieter.

Häufige Fragen

Was, wenn Anbieter keine Preise nennen?

Fragen Sie nach einer Offerte für Ihren konkreten Umfang. Preise «auf Anfrage» sind üblich, aber Sie brauchen für die Entscheidung eine schriftliche Zahl.

Ist die günstigste Offerte die beste?

Nicht zwingend. Vergleichen Sie Leistung, Grenzen, Support und Vertrag. Ein klarer Umfang ist mehr wert als ein tiefer Preis.

Wie viele Offerten soll ich einholen?

Zwei bis drei genügen meist. Mehr Offerten erhöhen den Aufwand, ohne dass der Vergleich besser wird.

Soll ich eine Matrix mit Gewichtung machen?

Wenn mehrere Personen entscheiden, ja. Eine Vorlage zeigt Wie erstellt man eine Auswahlmatrix für Chatbot-Anbieter?.