Chatbot-Offertanfrage mit Vorlage vorbereiten

Das Problem

Sie möchten für Ihren Betrieb einen Chatbot und fragen bei drei Anbietern an. Ihre Anfrage lautet: «Wir hätten gerne einen Chatbot für unsere Website. Was kostet das?» Zurück kommen drei Offerten, die sich kaum vergleichen lassen: Eine enthält einen Monatspreis, eine einen Einmalpreis, die dritte eine Rückfrage.

Das liegt nicht an den Anbietern. Ohne konkrete Angaben müssen sie raten, was Sie meinen: Soll der Bot nur Fragen beantworten oder auch Termine annehmen? Auf welchen Dokumenten beruht er? In welchen Sprachen? Wo werden die Daten verarbeitet? Jede Annahme ändert den Aufwand und damit den Preis.

Eine strukturierte Anfrage spart Zeit auf beiden Seiten. Sie zwingt Sie, sich über das Vorhaben klar zu werden, und gibt Anbietern die Chance, passende statt allgemeine Angebote zu machen. Sie müssen dafür kein technisches Wissen mitbringen, nur Ihren Alltag kennen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel in einem Satz formulieren. Zum Beispiel: «Der Chatbot soll Fragen von Kundinnen zu Öffnungszeiten, Preisen und Terminen beantworten, damit wir weniger Telefonanrufe haben.» Hilfe bei der Auswahl der Aufgaben: Aufgaben für den ersten Chatbot finden.

1. Zielgruppe und Kanal klären. Wer soll fragen (Kundschaft, Mitarbeitende, Gäste)? Wo soll der Bot erscheinen: auf der Website, intern, in einer App?

1. Funktionen auflisten. Trennen Sie «muss» und «wäre schön»: Quellenangaben, Übergabe an eine Person, Termine, mehrere Sprachen, Auswertung.

1. Wissensquellen beschreiben. Welche Dokumente sollen als Grundlage dienen (PDF, Website, Handbuch)? Wie viele, in welchem Zustand? Siehe Firmendokumente vorbereiten.

1. Vorhandene Systeme nennen. Website-System, E-Mail, Kundenverwaltung, Terminlösung. Nennen Sie nur Produktnamen, keine Zugangsdaten.

1. Datenschutz und Rahmen festhalten. Welche Daten kommen vor? Soll die Verarbeitung in der Schweiz stattfinden? Gibt es branchenspezifische Vorgaben? Wenn unsicher: so schreiben und Anbieter dazu Auskunft verlangen. Siehe Chatbot und Schweizer Datenschutz.

1. Zeit- und Budgetrahmen nennen. Ein Rahmen genügt, zum Beispiel «Start im Frühling, Budget bis maximal CHF [Betrag]». Ohne Angabe bekommen Sie sehr unterschiedliche Vorschläge.

1. Entwurf mit KI erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten, prüfen Sie den Text und streichen Sie, was nicht stimmt.

1. Gleiche Anfrage an alle senden. Nur so sind die Offerten vergleichbar. Bitten Sie um Preise getrennt nach Einmalkosten und laufenden Kosten sowie um Angaben zu Laufzeit und Ausstieg.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, eine Offertanfrage für einen Chatbot zu schreiben. Verwende nur meine Angaben, erfinde keine Anforderungen oder Preise. Wo etwas fehlt, schreibst du [ERGÄNZEN]. Alle Angaben sind ohne vertrauliche Details.

Betrieb: [Branche, Grösse, Region, z. B. Hotel mit 25 Mitarbeitenden im Berner Oberland]
Ziel: [ein Satz]
Zielgruppe und Kanal: [z. B. Gäste, Website, Deutsch und Englisch]
Wichtigste Funktionen (muss): [z. B. Fragen zu Zimmern und Anreise beantworten, mit Quellenangabe, Übergabe an Rezeption]
Wünschenswert: [z. B. Anfrageformular, Auswertung]
Wissensquellen: [z. B. Website, 12 PDFs, Hausordnung]
Vorhandene Systeme: [z. B. WordPress-Website, Microsoft 365]
Datenschutz: [z. B. Verarbeitung in der Schweiz oder EU bevorzugt; keine Gästedaten im Bot]
Zeitrahmen: [z. B. Start in 4 Monaten]
Budgetrahmen: [z. B. einmalig bis CHF X, laufend bis CHF Y pro Monat]

Schreibe daraus eine übersichtliche Offertanfrage (höchstens 350 Wörter) und füge am Ende eine Liste mit Fragen an den Anbieter an, unter anderem zu Datenverarbeitung, Unterauftragnehmern, Laufzeit, Kündigung, Datenexport und Support.
Sprache: Deutsch (Schweiz), Sie-Form.

Ersetzen Sie die Klammern durch Ihre Angaben. Fügen Sie keine Kundendaten oder Zugangsdaten bei.

Worauf Sie achten müssen

• Keine vertraulichen Daten in der Anfrage. Beschreiben Sie Dokumente, statt sie mitzusenden. Echte Muster geben Sie erst nach einer Vertraulichkeitsvereinbarung.
• KI-Entwurf prüfen. Die KI kann Anforderungen ergänzen, die Sie nicht wollen. Lesen Sie jeden Punkt.
• Preise vergleichen heisst Äpfel mit Äpfeln. Achten Sie auf Einmalkosten, monatliche Gebühren, Nutzungskosten (z. B. pro Nachricht) und Zusatzaufwand. Siehe Chatbot-Kosten.
• Rechtliche Prüfung. Datenverarbeitung und Verträge gehören im Zweifel zu Fachleuten. Hier hilft ein Blick auf Kauf oder Eigenentwicklung nur als Orientierung.
• Nicht zu viel verlangen. Eine erste Version mit wenigen Funktionen ist oft klüger als ein Grossprojekt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Hotel im Berner Oberland fragt per Telefon bei zwei Anbietern an: «Wir bräuchten einen Chatbot.» Die Antworten sind vage, ein Anbieter nennt einen Pauschalpreis, der andere möchte zuerst ein Gespräch.

Die Direktionsassistentin schreibt danach mit der Vorlage eine strukturierte Anfrage: Ziel, Sprachen, zwölf PDFs, Website, Übergabe an die Rezeption, Verarbeitung in der Schweiz oder EU bevorzugt, Zeitrahmen, Budgetrahmen. Sie sendet sie an drei Anbieter. Die Offerten kommen vergleichbar zurück, mit klaren Posten. Zwei stellen Rückfragen zu den PDFs, die sie klären. Am Ende fällt die Wahl nicht allein nach Preis, sondern nach Datenverarbeitung und Betreuung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihr Vorhaben beschreiben und eine auf den geklärten Umfang abgestimmte Offerte erhalten möchten, können Sie bei Alpasana über die individuelle Leistungs- und Projektanfrage Idee, Funktionen, bestehende Systeme sowie Zeit- und Budgetrahmen schildern. Alpasana klärt dann mit Ihnen Vorgehen, Ziele und Leistungsumfang.

Das gilt für individuelle Projekte der digitalen Transformation. Welche konkreten Leistungen Alpasana für einen Chatbot im Einzelfall anbietet, wird in der Klärung festgelegt; die Vorlage hier ist auch für Anfragen an andere Anbieter geeignet.

Häufige Fragen

Wie viele Anbieter sollte ich anfragen?

Zwei bis drei sind sinnvoll. Mehr Offerten bringen selten bessere Entscheidungen, aber viel Lese- und Klärungsaufwand.

Muss ich ein Budget nennen?

Ein Rahmen hilft. Er verhindert Offerten, die weit über Ihren Möglichkeiten liegen, und zeigt, welche Lösung realistisch ist. Sie dürfen auch eine Spanne angeben.

Was, wenn ich die Funktionen noch nicht genau kenne?

Beschreiben Sie das Problem statt der Lösung, zum Beispiel «Kunden fragen oft nach Lieferzeiten». Gute Anbieter schlagen dann Funktionen vor. Ein kleiner Pilot ist ebenfalls eine Möglichkeit.

Soll ich Beispieldokumente mitschicken?

Nicht in der ersten Runde. Beschreiben Sie Art und Umfang. Echte Dokumente zeigen Sie erst, wenn Vertraulichkeit geklärt ist und der Anbieter in der engeren Wahl steht.