Chatbot kaufen oder entwickeln lassen?

Das Problem

Sie brauchen einen Chatbot, der Ihre eigenen Dokumente kennt. Ein Anbieter bietet ein fertiges Produkt an, ein Entwickler schlägt vor, etwas Eigenes zu bauen. Beide Wege haben Argumente: Das Fertige ist sofort da, das Eigene passt «genau». Die Preise lassen sich kaum vergleichen, weil sie anders aufgebaut sind: Abo gegen Projektpreis.

Dazu kommt, dass bei einer Eigenentwicklung der Aufwand nach dem Start weitergeht. Software muss aktualisiert werden, Sprachmodelle ändern sich, Sicherheitslücken müssen geschlossen werden. Bei einer gekauften Lösung übernimmt das der Anbieter, dafür sind Sie von ihm abhängig.

Ein fairer Vergleich schaut auf alle Kosten und Risiken über mehrere Jahre. Er beantwortet drei Fragen: Was bekommen wir? Was kostet es wirklich? Was passiert, wenn sich etwas ändert?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anforderungen festhalten. Schreiben Sie auf, was der Chatbot können muss und was nur wünschbar ist. Eine Vorlage: Anforderungen an einen Chatbot.

1. Optionen bestimmen. Mindestens drei: eine fertige Lösung, ein Baukasten mit Anpassungen, eine Eigenentwicklung durch Dienstleister oder intern.

1. Kosten über mehrere Jahre rechnen. Einrichtung, laufende Gebühren, Verbrauch, Pflege, Updates, Hosting, Support. Wählen Sie einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren.

1. Interne Zeit bewerten. Wer betreut die Lösung? Bei Eigenentwicklung gehört der Aufwand für Abnahme, Tests und Wissenspflege dazu.

1. Risiken sammeln. Anbieter verschwindet, Preise steigen, Entwickler fällt aus, Modell wird eingestellt. Bewerten Sie, wie gut Sie damit umgehen können.

1. Wechselmöglichkeiten prüfen. Lassen sich Daten und Konfiguration exportieren? Wem gehört der Quelltext?

1. Mit einem Pilot testen. Bevor Sie sich festlegen, lassen Sie beide Wege mit denselben echten Fragen antreten.

1. Entscheid dokumentieren. Halten Sie fest, warum Sie sich so entschieden haben und wann Sie neu prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Ich vergleiche für meinen Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende, Schweiz) drei Wege für einen Chatbot, der Fragen aus unseren Dokumenten beantwortet: (A) fertige Lösung, (B) Baukasten mit Anpassungen, (C) Eigenentwicklung.

Erstelle:
1. Eine Vergleichstabelle mit den Zeilen: Einrichtungskosten, laufende Kosten, interne Arbeitszeit, Zeit bis zum Start, Anpassbarkeit, Wartung und Updates, Abhängigkeit vom Anbieter, Datenschutz und Datenstandort, Wechselmöglichkeit. Lasse alle Beträge leer, ich trage sie aus den Offerten ein.
2. Fünf Fragen pro Option, die ich vor einer Entscheidung klären muss.
3. Eine Liste von Risiken pro Option mit je einer Gegenmassnahme.
Erfinde keine Preise und keine Produkte.

Tragen Sie die Zahlen aus Offerten und eigenen Schätzungen ein und lassen Sie die Tabelle von einer zweiten Person prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Gleiche Anforderungen. Nur Optionen mit demselben Funktionsumfang sind vergleichbar. Klären Sie das vorab (Wie vergleicht man Chatbot-Offerten mit unterschiedlichem Umfang?).
• Betrieb nach dem Start. Wer reagiert nachts bei einer Störung? Wer führt Updates aus? Das gehört in den Vertrag.
• Datenschutz. Bei beiden Wegen müssen Datenflüsse, Standorte und Unterauftragnehmer geklärt sein.
• Abhängigkeit. Auch bei Eigenentwicklung hängen Sie von einem Modellanbieter oder einer einzelnen Person ab.
• Rechte am Ergebnis. Klären Sie, wem Quelltext, Konfiguration und Trainingsunterlagen gehören.
• KI ersetzt keine Offerte. Die KI kann Fragen und Tabellen liefern. Preise und Zusagen kommen von den Anbietern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Immobilienverwaltung in Luzern will Mieterfragen zu Hausordnung, Waschplan und Schadenmeldung automatisch beantworten. Die Geschäftsleiterin hat eine Offerte für eine fertige Lösung und eine für eine individuelle Entwicklung.

Mit der Vorlage rechnet sie beide über vier Jahre. Die individuelle Lösung wirkt bei der Anpassung besser, benötigt aber eine zuständige Person für Updates und Tests. Die fertige Lösung deckt 90 Prozent der Anforderungen ab, der Rest ist «nice to have».

Vorher wirkte die Eigenentwicklung attraktiver, nachher entscheidet sie sich für die fertige Lösung mit Pilot und mit der Option, später zu wechseln, weil der Datenexport vertraglich geregelt ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie eine Entscheidung zwischen Fertiglösung und Eigenentwicklung vorbereiten, hilft Ihnen die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Anwendungsfall klären, Vorhaben priorisieren, einen Umsetzungsplan erstellen und, wo gewünscht, KI-Agenten mit Pilot und Einsatzregeln integrieren. Beschrieben sind auch Schnittstellen und die Verbindung von Systemen.

Welche Leistungen sinnvoll sind, wird zuerst gemeinsam geklärt. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Ist ein Baukasten die goldene Mitte?

Oft ja, wenn Ihre Anforderungen gewöhnlich sind. Prüfen Sie, wie weit sich Aussehen, Wissen und Anbindung anpassen lassen. Siehe Chatbot-Baukasten oder individuelle Lösung?.

Was kostet eine Eigenentwicklung?

Das hängt vom Umfang ab und lässt sich ohne Klärung nicht seriös nennen. Lassen Sie sich Offerten mit klarem Leistungsumfang geben.

Kann ich später wechseln?

Nur, wenn Sie das vorab regeln: Datenexport, Dokumentation, Rechte am Quelltext, Kündigungsfristen.

Brauche ich eigene IT-Fachleute?

Für Betrieb und Updates braucht es jemanden, der zuständig ist, intern oder extern. Das ist Teil der Kostenrechnung.