Wie kann ein Chatbot Fragen zu unseren PDFs beantworten?

Das Problem

In vielen Firmen liegt das Wissen in PDFs: Handbücher, Reglemente, Produktblätter, Offerten, Richtlinien. Wer etwas wissen will, öffnet Ordner, sucht Dokumente und blättert. Das dauert, und oft weiss nur eine Person, wo was steht.

Ein Chatbot verspricht Abhilfe: Man stellt eine Frage in normalen Worten und erhält die Antwort samt Hinweis, wo sie steht. Wie funktioniert das, und worauf muss man achten, damit die Antworten verlässlich sind?

Frau Müller, die im Sekretariat einer Baufirma das Handbuch für Mitarbeitende pflegt, möchte das ausprobieren. Ihre Sorge: «Was, wenn der Chatbot etwas erfindet oder alte Regeln nennt?» Diese Anleitung zeigt den Ablauf, die Vorbereitung und die Kontrolle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Frage-Katalog zuerst. Notieren Sie zwanzig Fragen, die Mitarbeitende wirklich stellen, zum Beispiel «Wie melde ich Ferien an?». Sie dienen später als Test.
2. Dokumente auswählen. Beginnen Sie mit wenigen, gepflegten PDFs, die die Fragen beantworten. Lassen Sie veraltete Versionen, Entwürfe und Duplikate weg.
3. Vertrauliches ausschliessen. Prüfen Sie jedes PDF: Enthält es Personendaten, Lohnangaben, Verträge oder Kundendaten? Dann gehört es nicht in einen allgemeinen Chatbot, solange Datenschutz und Zugriffsrechte nicht geklärt sind.
4. Lesbarkeit prüfen. Können Sie im PDF Text markieren und kopieren? Wenn nicht, ist es ein Scan und braucht Texterkennung (OCR). Siehe Gescannte Dokumente im Chatbot.
5. Dokumente benennen und beschriften. Geben Sie klare Dateinamen mit Datum und Version und ergänzen Sie, wo möglich, Angaben wie Abteilung und Gültigkeit. Das hilft bei der Suche und bei Quellenangaben.
6. Hochladen und einrichten. Laden Sie die PDFs in den gewählten Chatbot oder die Wissensbasis, aktivieren Sie die Quellenangabe und legen Sie fest, dass er nur aus diesen Dokumenten antwortet.
7. Mit Fragen testen und kontrollieren. Stellen Sie die zwanzig Fragen, öffnen Sie bei jeder Antwort die angegebene Quelle und prüfen Sie, ob sie die Aussage trägt. Notieren Sie Fehler und passen Sie Dokumente oder Einstellungen an.

Vorlage zum Kopieren

Diese Anweisung für den Chatbot legen Sie in den Einstellungen fest:

Du beantwortest Fragen von Mitarbeitenden der [Firmenname] zu den hinterlegten Dokumenten (Deutsch, Schweizer Schreibweise, Anrede «Sie»).
Regeln:
1. Antworte nur anhand der Dokumente. Nenne bei jeder Antwort Dokumentname und, wenn möglich, Seite.
2. Wenn die Antwort nicht in den Dokumenten steht, sage: «Dazu finde ich nichts in den Unterlagen. Bitte fragen Sie [Ansprechperson].»
3. Wenn Dokumente sich widersprechen, nenne beide Stellen und weise auf den Widerspruch hin.
4. Gib keine Rechtsberatung und triff keine Entscheidungen. Verweise bei Zweifeln auf [Personalabteilung/Vorgesetzte].

Passen Sie Firma und Ansprechperson an und testen Sie die Regel gezielt mit Fragen, die nicht in den PDFs stehen.

So funktioniert es hinter den Kulissen

Der Chatbot «liest» die PDFs nicht jedes Mal vollständig. Er zerlegt sie in kleine Abschnitte und legt sie so ab, dass er zu einer Frage die passenden Abschnitte rasch findet. Diese Abschnitte gibt er dem Sprachmodell zusammen mit der Frage, das daraus die Antwort formuliert. Dieses Vorgehen heisst RAG; eine einfache Erklärung finden Sie unter RAG einfach erklärt.

Wie Sie Dokumente vorbereiten, zeigt Firmendokumente für den Chatbot vorbereiten. Quellenangaben richten Sie ein mit Quellenangaben im Chatbot.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Antworten trotz Quelle. Ein Chatbot kann eine Quelle nennen und trotzdem etwas Falsches daraus ableiten. Öffnen Sie bei wichtigen Fragen die Quelle selbst.
• Veraltete Dokumente. Wird ein Reglement geändert, muss das alte entfernt werden. Legen Sie fest, wer das macht.
• Datenschutz und Berechtigungen. Ein Chatbot, der alle PDFs kennt, verrät Inhalte an alle, die ihn nutzen. Trennen Sie Dokumente nach Zugriffsrechten und klären Sie den Datenschutz vorab.
• Tabellen, Bilder, Scans. Tabellen und Grafiken in PDFs werden oft schlecht gelesen. Prüfen Sie gezielt Fragen, die darauf beruhen.
• Urheberrecht. Fremde PDFs, etwa Normen oder Lehrmittel, dürfen nicht ohne Erlaubnis in eine Wissensbasis geladen werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Baufirma in Olten hat ein Mitarbeitenden-Handbuch mit 120 Seiten und separate Reglemente zu Spesen und Arbeitszeit. Frau Müller beantwortet täglich Fragen dazu.

Vorher suchte sie jedes Mal im PDF. Nachher richtet sie mit der Geschäftsleitung einen internen Test-Chatbot ein, der nur drei aktuelle PDFs kennt. Bei den zwanzig Testfragen sind vierzehn Antworten richtig und belegt. Bei drei Fragen nennt er eine Regel aus einer alten Version, die versehentlich noch im Ordner lag, und bei zwei Fragen antwortet er korrekt, dass er nichts findet. Frau Müller löscht die alte Version und führt Stichproben ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Chatbot-Wissen aus Dokumenten vorbereiten und die Qualität prüfen möchte, findet bei Alpasana Kurse unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu gehören Vertrieb, Kundenservice, FAQ und die Vorbereitung von Chatbot-Wissen sowie Excel und Datenverständnis, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Die Kurse betreiben keinen Chatbot für Ihre Firma und beurteilen keine Datenschutzfragen. Sie helfen Ihnen, Inhalte und Tests selbst gut aufzubauen.

Häufige Fragen

Wie viele PDFs verträgt ein Chatbot?

Technisch sehr viele, aber die Qualität hängt eher von der Ordnung ab als von der Menge. Beginnen Sie klein, prüfen Sie die Antworten und erweitern Sie schrittweise.

Kann der Chatbot auch Tabellen und Grafiken aus PDFs lesen?

Eingeschränkt. Reiner Text funktioniert meist gut, Tabellen und Grafiken oft schlechter. Testen Sie solche Inhalte gezielt, und stellen Sie wichtige Tabellen bei Bedarf als Text zur Verfügung.

Muss ich dem Chatbot sagen, welches Dokument gilt?

Hilfreich ist es, wenn Dokumente Datum, Version und Gültigkeit tragen und alte Versionen entfernt sind. So vermeiden Sie, dass er verschiedene Stände mischt.