Wo liegen die Backups unseres Chatbots?

Das Problem

Sie haben sich für einen Anbieter entschieden, der den Chatbot auf einem Server in der Schweiz betreibt. Gut. Aber was ist mit den Sicherungskopien? Jeder seriöse Betrieb macht Backups, also Kopien der Daten für den Notfall. Wo diese liegen, steht oft nirgends.

Sie möchten neben dem Hauptserver auch die Speicherorte der Sicherungskopien kennen. Das ist sinnvoll, denn Backups enthalten dieselben Daten wie der Hauptserver: Gesprächsverläufe, hochgeladene Dokumente, Einstellungen. Liegen sie im Ausland oder bei einem weiteren Dienstleister, gelten für diese Kopien dieselben Fragen wie für das Original.

Dazu kommt ein praktischer Aspekt: Backups sind Ihre Lebensversicherung bei Ausfall oder Fehler. Wer nicht weiss, wo sie liegen und wie schnell sie zurückgespielt werden, ist im Ernstfall hilflos.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was gesichert wird. Dokumente, Gesprächsverläufe, Einstellungen, Benutzerverwaltung? Fragen Sie den Anbieter nach einer Aufstellung.

1. Fragen Sie nach dem Standort. Wo liegen die Backups: im selben Rechenzentrum, in einem anderen Rechenzentrum, in einem anderen Land, bei einem weiteren Dienstleister?

1. Fragen Sie nach der Häufigkeit und Aufbewahrung. Wie oft wird gesichert? Wie lange bleiben Sicherungen erhalten?

1. Fragen Sie nach dem Schutz. Sind Backups verschlüsselt? Wer hat Zugriff? Werden Zugriffe protokolliert?

1. Klären Sie die Wiederherstellung. Wer stellt zurück, wie schnell, zu welchen Kosten? Wurde die Wiederherstellung schon einmal getestet? Siehe Backup wiederherstellen.

1. Fragen Sie nach Löschungen. Wenn Sie Daten löschen lassen, verschwinden sie auch aus den Backups, und nach welcher Zeit? Das ist für Datenschutzwünsche wichtig, siehe Auskunft und Löschung.

1. Tragen Sie die Antworten in eine Tabelle ein. Nutzen Sie die Vorlage unten und bewahren Sie das Ergebnis bei Ihren Unterlagen auf.

1. Prüfen Sie regelmässig. Fragen Sie einmal im Jahr, ob sich Standort oder Dienstleister geändert haben.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage erstellen Sie Ihre Fragen an den Anbieter:

Du bist Assistent für die Vorbereitung einer Anbieterprüfung in einem Schweizer KMU. Erstelle eine Checkliste mit Fragen zu Backups eines Chatbots. Du gibst keine rechtliche Beurteilung und erfindest keine Standards.

Anbieter: [Name]
Daten im Chatbot: [z. B. interne Handbücher, Kundenfragen, Gesprächsverläufe]
Vertraulichkeit: [normal / hoch]

Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Frage, Warum wichtig, Antwort des Anbieters (leer).
Behandle: Was wird gesichert, Standort (Land, Rechenzentrum, Dienstleister), Häufigkeit, Aufbewahrungsdauer, Verschlüsselung, Zugriff und Protokollierung, Wiederherstellungsdauer, Test der Wiederherstellung, Umgang mit Löschwünschen, Sicherung bei Vertragsende.
Formuliere kurz und höflich in Sie-Form.

Senden Sie die Fragen und lassen Sie die Antworten schriftlich bestätigen. Besprechen Sie auffällige Punkte mit Ihrer IT-Betreuung.

Worauf Sie achten müssen

• Gleiche Regeln für Kopien: Datenschutz gilt auch für Sicherungen. Liegen sie im Ausland, stellen sich dieselben Fragen wie beim Hauptserver. Siehe Daten ins Ausland.
• Aufbewahrungsdauer: Zu lange gespeicherte Backups können Löschpflichten erschweren. Vereinbaren Sie eine feste Frist.
• Getrennte Sicherung: Backups am selben Ort wie der Server schützen nicht bei Feuer oder Einbruch. Prüfen Sie, ob es eine getrennte Kopie gibt.
• Eigene Sicherung: Bewahren Sie Ihre wichtigsten Unterlagen, etwa Quelldokumente und Einstellungen, auch selbst auf. So sind Sie nicht vom Anbieter abhängig.
• Vertragsende: Klären Sie, was mit Backups passiert, wenn Sie kündigen, und ob Sie Ihre Daten zurückerhalten.
• Nachweis: Notieren Sie Datum und Quelle jeder Auskunft.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Immobilienverwaltung in Winterthur nutzt einen internen Chatbot mit Mietverträgen und Hausordnungen. Der Anbieter betont den Schweizer Serverstandort. Die Verwalterin fragt nach den Backups.

Vorher: Sie weiss nicht, wo die Sicherungen liegen. Nachher: Der Anbieter nennt ein zweites Rechenzentrum in der Schweiz für tägliche Sicherungen, aber eine wöchentliche Kopie bei einem Dienstleister im Ausland. Die Verwalterin lässt den Auslandsteil für Dokumente mit Personendaten ausschliessen oder fordert eine verschlüsselte Variante. Sie hält die Antworten fest und fragt ein Jahr später erneut nach.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Backups, Standorte und Wiederherstellung für Ihren Chatbot klären und in Ihre Abläufe einbinden möchten, unterstützt die KI-Beratung und digitale Transformation der Alpasana GmbH. Nach Leistungsbeschreibung gehören dazu das Konzipieren von Schnittstellen, das Verbinden von Systemen, das Dokumentieren der Umsetzung sowie die Integration von KI-Agenten mit Einsatzregeln. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich meine Chatbot-Daten selbst sichern?

Es ist sinnvoll, wichtige Unterlagen zusätzlich selbst aufzubewahren, vor allem Ihre Quelldokumente und Einstellungen. So können Sie den Chatbot bei einem Anbieterwechsel neu aufbauen.

Sind Backups im Ausland verboten?

Nicht pauschal. Es kommt auf Daten, Land und Schutzmassnahmen an. Weil das rechtlich schnell komplex wird, lassen Sie den Einzelfall von einer Fachperson beurteilen.

Wie oft sollte gesichert werden?

Das hängt davon ab, wie oft sich Daten ändern und wie viel Verlust Sie verkraften. Für einen Chatbot mit seltenen Änderungen reicht oft täglich oder wöchentlich. Klären Sie das mit Ihrem Anbieter.

Wie erkenne ich, ob ein Anbieter seine Backups wirklich testet?

Bitten Sie um ein Datum und ein kurzes Ergebnis des letzten Wiederherstellungstests. Seriöse Anbieter dokumentieren das. Bleibt die Antwort vage («Das läuft automatisch»), ist das ein Grund, nachzufragen.