KI-Vorfall melden: Einfache Formularvorlage für Mitarbeitende

Das Problem

Eine Mitarbeiterin hat versehentlich eine Kundenliste in einen öffentlichen KI-Chat kopiert. Ein Kollege hat eine KI-Antwort per Mail verschickt, die interne Angaben enthielt. Jemand bemerkt, dass der Assistent Dinge tut, die er nicht tun sollte. In allen drei Fällen ist die erste Frage: Wem melde ich das, und was muss ich schreiben?

Oft passiert dann gar nichts. Die Person ist unsicher, schämt sich oder denkt, es sei nicht so schlimm. Vielleicht erzählt sie es erst Tage später, wenn Spuren verwischt sind und eine Reaktion schwerer wird. Das ist menschlich, aber für den Betrieb unnötig riskant.

Ein einfaches Formular ändert das. Es zeigt, welche Angaben wichtig sind, macht die Meldung in fünf Minuten möglich und signalisiert: Melden ist erwünscht. Die Vorlage unten können Sie direkt übernehmen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie eine Ansprechperson und eine Vertretung. Eine Person, die in der Regel erreichbar ist: IT-Verantwortliche, Datenschutzbeauftragte oder Büroleitung. Schreiben Sie Name und Kontakt auf das Formular.

1. Legen Sie den Meldeweg fest. Eine eigene Mailadresse (zum Beispiel ki-meldung@ihre-firma.ch), ein gemeinsames Dokument oder ein Papierformular am Empfang. Wichtig ist: einfach und ohne Anmeldehürden.

1. Übernehmen Sie die Vorlage unten und kürzen Sie sie. Behalten Sie nur Felder, die Sie wirklich brauchen. Maximal zehn Felder, sonst wird es nicht ausgefüllt.

1. Schreiben Sie ausdrücklich: Melden ist erwünscht, und es gibt keine Schuldzuweisung. Dieser Satz gehört in den Kopf des Formulars. Siehe auch Fehlerkultur beim Melden.

1. Erklären Sie, was nicht ins Formular gehört. Passwörter, vollständige Kundendaten und Dokumentinhalte werden nicht eingetragen, nur beschrieben.

1. Stellen Sie das Formular allen zur Verfügung. Aushang, Intranet, Mail. Zeigen Sie es im Team einmal an einem erfundenen Fall.

1. Bearbeiten Sie jede Meldung zeitnah. Bestätigen Sie den Eingang am selben Tag, klären Sie Sofortmassnahmen und halten Sie das Ergebnis fest. Siehe Protokoll für KI-Sicherheitsvorfälle.

1. Lernen Sie aus den Meldungen. Besprechen Sie Fälle regelmässig anonymisiert im Team und passen Sie Regeln und Schulung an. Vorlage: Nachbesprechung eines KI-Vorfalls.

Formularvorlage (Felder zum Übernehmen):

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich ein Formular für Ihren Betrieb entwerfen. Geben Sie keine echten Vorfälle ein:

Erstelle ein einfaches Meldeformular für KI-Vorfälle in unserem Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende). Es soll in fünf Minuten ausfüllbar sein, höchstens zehn Felder haben und in einfacher Sprache stehen (Anrede «Sie»).
Pflichtfelder: Datum, Werkzeug, Schilderung, betroffene Datenart, bereits getroffene Massnahmen. Ergänze oben einen kurzen Satz, dass Meldungen erwünscht sind und niemand Vorwürfe erhält, und unten einen Hinweis, dass keine Passwörter oder vollständigen Daten eingetragen werden.
Setze Platzhalter für [Ansprechperson] und [Kontakt] ein und erfinde keine Namen.

Ersetzen Sie Branche und Mitarbeiterzahl und tragen Sie die echte Ansprechperson ein. Besprechen Sie das Formular mit Ihrer IT und Leitung.

Worauf Sie achten müssen

• Schnelligkeit zählt: Je früher gemeldet wird, desto eher lässt sich Schaden begrenzen. Das Formular darf keine Hürde sein.
• Vertraulichkeit der Meldung: Meldungen können Personendaten oder Fehler Einzelner enthalten. Bewahren Sie sie geschützt auf und geben Sie sie nur an Berechtigte weiter.
• Meldepflichten prüfen: Bei Datenschutzverletzungen mit Personendaten kennt das Schweizer Datenschutzgesetz unter bestimmten Voraussetzungen Meldepflichten gegenüber dem EDÖB. Ob sie im Einzelfall gelten, entscheidet eine Fachperson. Das Nationale Zentrum für Cybersicherheit (NCSC) betreibt eine Meldestelle für Cybervorfälle.
• Keine Bestrafung für ehrliche Meldungen: Wer meldet, hilft. Wird Melden bestraft, verschwinden Meldungen.
• Auch Beinahe-Vorfälle melden: «Fast wäre etwas passiert» ist wertvolle Information.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Ingenieurbüro in Wil bemerkt ein Zeichner, dass er eine Projektliste mit Kundennamen in einen frei zugänglichen KI-Chat eingefügt hat. Er schämt sich zuerst, findet dann aber im Intranet das Formular und füllt es in zehn Minuten aus: Zeitpunkt, Werkzeug, Art der Daten, Chat geschlossen, Bildschirmfoto vorhanden.

Vorher hätten er und sein Team wahrscheinlich geschwiegen. Nachher prüft die IT innerhalb eines Tages die Datenschutzeinstellungen des Werkzeugs, löscht den Chatverlauf im Konto und klärt mit der Leitung, ob weitere Schritte nötig sind. Die Firma bespricht den Fall anonym im nächsten Teammeeting.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie klare Abläufe für KI im Betrieb einrichten möchten, begleitet die KI-Beratung von Alpasana bei Prozessaufnahme, Einsatzregeln und der Umsetzung digitaler Workflows. Die Umsetzung wird dokumentiert.

Eine rechtliche Beurteilung einzelner Vorfälle ist nicht Teil der Beratung.

Häufige Fragen

Muss das Formular zwingend digital sein?

Nein. Ein Blatt Papier am Empfang oder eine Vorlage per Mail funktioniert genauso. Entscheidend ist, dass es ohne Aufwand erreichbar ist.

Darf man anonym melden?

Das können Sie anbieten. Anonyme Meldungen erschweren Rückfragen, senken aber die Hemmschwelle. Ob es für Ihren Betrieb passt, entscheiden Sie gemeinsam mit der Leitung.

Was gehört nicht ins Formular?

Passwörter, vollständige Kundendaten und der Inhalt vertraulicher Dokumente. Beschreiben Sie diese nur, damit das Formular selbst kein Risiko wird.