KI-Kompetenz nachweisen: Vorlage für die Dokumentation

Das Problem

In vielen Betrieben nutzen heute mehrere Personen KI: die Buchhaltung für Zusammenfassungen, das Sekretariat für Briefentwürfe, der Verkauf für Offerten. Geschult wurde vielleicht schon, aber niemand weiss genau, wer wann was gelernt hat. Die Teilnahmebestätigungen liegen verstreut in E-Mails.

Seit dem 2. Februar 2025 gilt im EU AI Act, dem europäischen KI-Gesetz, der Artikel 4 zur KI-Kompetenz. KI-Kompetenz heisst: Die Menschen, die KI im Betrieb einsetzen, verstehen genug davon, um sie sachkundig und mit Blick auf Chancen und Risiken zu nutzen. Betroffen sind Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, die unter das Gesetz fallen – auch Schweizer Firmen, wenn ihr KI-Einsatz in die EU wirkt.

Das Gesetz verlangt keinen bestimmten Nachweis. Wer aber gefragt wird, was er unternommen hat, steht ohne Unterlagen schlecht da. Eine geordnete Übersicht schafft hier Ruhe – und zeigt zugleich, wo im Team noch Lücken sind.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Erfassen Sie die genutzten KI-Werkzeuge. Fragen Sie im Team kurz nach: Wer nutzt welches Werkzeug wofür? Notieren Sie Werkzeug, Aufgabe und Abteilung, ohne Bewertung. Diese Liste ist die Grundlage, denn Schulung soll zum tatsächlichen Einsatz passen.

1. Ordnen Sie Rollen zu. Eine Rolle beschreibt, wie intensiv jemand mit KI arbeitet, zum Beispiel «gelegentliche Nutzung für Texte», «Arbeit mit Kundendaten» oder «Verantwortung für die Einführung». Je heikler die Aufgabe, desto mehr Wissen braucht die Person.

1. Legen Sie Schulungsinhalte pro Rolle fest. Für alle sinnvoll sind Grundlagen, Datenschutz, das Prüfen von Ergebnissen und das Erkennen von Halluzinationen, also erfundenen Antworten. Für Rollen mit Kundendaten oder Personalentscheiden kommen vertiefte Themen hinzu.

1. Erstellen Sie die Nachweistabelle. Nutzen Sie die Tabelle unten in Excel oder Word. Tragen Sie pro Person eine Zeile ein. Lassen Sie die Spalte «Beleg» auf das Dokument verweisen, etwa ein Zertifikat oder eine unterschriebene Teilnahmeliste.

1. Lassen Sie KI beim Strukturieren helfen. Kopieren Sie die Vorlage unten in einen KI-Assistenten. Geben Sie nur Rollen und Schulungsthemen ein, keine Namen. Die KI schlägt Ihnen Lernziele und eine Struktur vor, die Sie danach selbst ergänzen.

1. Sammeln Sie die Belege an einem Ort. Legen Sie einen Ordner «KI-Kompetenz» an, auf den nur berechtigte Personen Zugriff haben. Schulungsdaten sind Personendaten und gehören nicht auf ein privates Laufwerk.

1. Planen Sie Auffrischungen. KI-Werkzeuge verändern sich rasch. Tragen Sie für jede Person ein Datum ein, an dem Sie die Schulung überprüfen, zum Beispiel einmal jährlich oder bei einem neuen Werkzeug.

1. Überprüfen Sie die Wirkung. Ein kurzes Quiz oder eine Praxisaufgabe zeigt, ob das Gelernte sitzt. Halten Sie das Ergebnis fest, denn eine reine Anwesenheit sagt noch wenig über das Verständnis aus.

Vorlage zum Kopieren

So kann Ihre Nachweistabelle aussehen:

Mit diesem Prompt lassen Sie sich den Schulungsplan vorbereiten:

Du unterstützt mich beim Aufbau einer Dokumentation zur KI-Kompetenz in einem Schweizer KMU.
Branche: [Branche, z. B. Treuhand]
Rollen im Betrieb und ihre KI-Nutzung: [Rolle 1: Aufgabe], [Rolle 2: Aufgabe], [Rolle 3: Aufgabe]
Genutzte KI-Werkzeuge: [Werkzeuge]
Bereits durchgeführte Schulungen: [Thema, Datum]
Erstelle pro Rolle 3–5 konkrete Lernziele und schlage passende Lernnachweise vor (Quiz, Praxisaufgabe, Gespräch).
Gib das Ergebnis als Tabelle aus. Erfinde keine Gesetzespflichten und markiere Punkte, die rechtlich geprüft werden sollten.

Ersetzen Sie die Klammern durch Ihre Rollen und Werkzeuge; Namen von Mitarbeitenden gehören nicht in den Prompt.

Worauf Sie achten müssen

• Kein Pflichtformular: Artikel 4 nennt kein bestimmtes Zertifikat und keine feste Stundenzahl. Die EU-Kommission erläutert in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, dass interne Aufzeichnungen genügen können. Die Massnahmen sollen zu Wissen, Erfahrung und Einsatzkontext passen.
• Rechtsstand im Blick behalten: Die EU-Kommission hat im November 2025 Vereinfachungen des AI Act vorgeschlagen, die auch Artikel 4 betreffen. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie sich auf eine bestimmte Auslegung stützen.
• Datenschutz: Die Tabelle enthält Personendaten. Bewahren Sie sie geschützt auf und löschen Sie Einträge ausgetretener Personen nach Ihren üblichen Aufbewahrungsregeln.
• KI-Vorschläge prüfen: Lernziele und Fristen aus einem KI-Assistenten können falsch oder erfunden sein. Gleichen Sie sie mit der Rechtsquelle ab.
• Schweiz: Für reine Inlandstätigkeit gibt es Stand Oktober 2026 kein Schweizer Gesetz mit einer allgemeinen KI-Schulungspflicht. Eine Dokumentation ist trotzdem sinnvoll, etwa für Datenschutz und Sorgfalt.
• Lassen Sie bei Unsicherheit im Einzelfall fachlich prüfen, ob und wie Ihr Betrieb unter den EU AI Act fällt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Aarau mit acht Mitarbeitenden hat im Frühling eine KI-Schulung durchgeführt. Danach lagen nur eine Einladung und ein paar Teilnahmebestätigungen in verschiedenen Postfächern. Als ein deutscher Mandant fragte, wie das Büro mit KI umgehe, fehlte eine klare Antwort.

Die Büroleiterin erstellte daraufhin die Nachweistabelle. Sie unterschied zwei Rollen: Mitarbeitende, die KI für interne Texte nutzen, und solche, die Mandantenunterlagen bearbeiten. Für die zweite Gruppe plante sie eine Vertiefung zu Datenschutz und Berufsgeheimnis. Heute kann sie auf eine Anfrage hin in wenigen Minuten zeigen, wer was gelernt hat und wann die nächste Auffrischung ansteht.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Schulung und Nachweis nicht selbst zusammenstellen möchten, bietet Linup: KI sicher am Arbeitsplatz einen Online-Kurs mit acht Modulen und Quiz, der ohne Technikkenntnisse in zwei bis drei Stunden durchgearbeitet werden kann. Behandelt werden der Umgang mit Daten, die Prüfung von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen.

Für Ihre Dokumentation erhalten Sie pro Person eine Nachweismappe mit Curriculum, Abschlussdatum, Ergebnis, Zertifikats-ID, Rollenbezug und Zeitstempeln. Teameinladungen, automatische Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und ein Firmen-Rapport als PDF erleichtern die Übersicht. Der Kurs ersetzt keine rechtliche Einzelfallprüfung, liefert aber eine geordnete Grundlage für Ihre Tabelle.

Häufige Fragen

Müssen auch Aushilfen oder externe Personen erfasst werden?

Artikel 4 spricht nicht nur vom eigenen Personal, sondern auch von anderen Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Wer also regelmässig für Sie KI einsetzt, gehört sinnvollerweise in die Übersicht. Wer genau gemeint ist, erklärt die Seite Wer muss geschult werden?.

Wie lange soll ich die Nachweise aufbewahren?

Eine feste Frist nennt der AI Act dafür nicht. Viele Betriebe bewahren Schulungsunterlagen so lange auf, wie die Person angestellt ist, und noch eine angemessene Zeit danach. Legen Sie die Dauer in Ihren internen Regeln fest und halten Sie sie ein.

Reicht ein Video, das alle anschauen?

Ein Video kann ein guter Anfang sein. Ohne Lernkontrolle bleibt aber offen, ob der Inhalt verstanden wurde. Ergänzen Sie es mit einem kurzen Quiz oder einer Übung aus dem eigenen Arbeitsalltag.

Brauchen wir dafür ein offizielles Zertifikat?

Nein, ein bestimmtes Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Private Zertifikate können aber ein praktischer Beleg sein. Mehr dazu lesen Sie unter Ist ein KI-Zertifikat Pflicht? und zum Gesetzestext unter Artikel 4 AI Act.