Ist eine angeordnete KI-Schulung Arbeitszeit?

Das Problem

Die Geschäftsleitung hat entschieden: Alle sollen einen KI-Kurs absolvieren. Sie erhalten einen Link zu einer Online-Plattform und die Bitte, den Kurs «in den nächsten Wochen» zu machen. Sie fragen sich: Mache ich das während der Arbeit oder abends? Wer bezahlt den Kurs? Was, wenn ich dafür Überstunden machen müsste?

Das ist nicht nur eine Frage des guten Willens. Es geht um Arbeitszeit, Kosten und Fairness. Ohne klare Abmachung entstehen Frust und Streit: Die einen lernen in der Arbeitszeit, die anderen in der Freizeit, und niemand weiss, was gilt.

Dieser Beitrag ordnet die Grundsätze des Schweizer Arbeitsrechts in einfacher Sprache und ersetzt keine Rechtsberatung. Massgebend sind Ihr Arbeitsvertrag, ein allfälliger Gesamtarbeitsvertrag und die Vereinbarungen im Betrieb.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Hinweis: KI hilft beim Ordnen der Fragen und beim Formulieren einer Nachricht. Die rechtliche Beurteilung treffen Sie mit einer Fachperson.

1. Klären Sie, wer die Schulung veranlasst hat. Wurde sie vom Arbeitgeber angeordnet oder ist sie ein freiwilliges Angebot? Hält die Geschäftsleitung die Schulung für die Arbeit für nötig? Das ist der wichtigste Punkt.

1. Prüfen Sie den Zweck. Dient der Kurs den Aufgaben im Betrieb (z. B. KI im Büroalltag, Datenschutz, Einsatzregeln)? Dann spricht viel dafür, dass er im Interesse des Arbeitgebers liegt. Dient er in erster Linie Ihrer persönlichen Laufbahn, sieht es anders aus.

1. Lesen Sie Vertrag und Reglement. Gibt es Regeln zu Weiterbildung, Kostenübernahme, Rückzahlung oder Zeitgutschrift? Manche Betriebe haben ein Weiterbildungsreglement. Auch ein Gesamtarbeitsvertrag kann Regeln enthalten.

1. Fragen Sie schriftlich nach. Formulieren Sie kurz: «Findet die Schulung in der Arbeitszeit statt? Wer trägt die Kosten? Wie viel Zeit steht zur Verfügung?» Halten Sie die Antwort fest. Eine Vorlage finden Sie unten.

1. Klären Sie Zeit und Ort. Online-Kurse lassen sich flexibel absolvieren, aber auch hier braucht es Zeit. Vereinbaren Sie Zeitfenster, in denen Sie ungestört lernen können, und wie die Lernzeit erfasst wird.

1. Klären Sie Kosten und Nachweise. Wer bezahlt Kurs, Material, Prüfung und Zertifikat? Was passiert, wenn Sie den Betrieb kurz nach der Schulung verlassen? Bei teuren Weiterbildungen gibt es manchmal Rückzahlungsvereinbarungen; lassen Sie diese prüfen, bevor Sie unterschreiben.

1. Dokumentieren Sie. Bewahren Sie die Vereinbarung, die Teilnahmebestätigung und das Zertifikat auf. Das hilft bei Rückfragen und für Ihre Personalakte.

Wer trägt was? Eine Übersicht als Orientierung:

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage formulieren Sie eine sachliche Nachfrage an den Arbeitgeber; setzen Sie keine vertraulichen Daten ein.

Schreibe eine kurze, höfliche E-Mail an meine Vorgesetzte in einem Schweizer Betrieb. Anlass: Der Betrieb hat angeordnet, dass ich den Kurs [Name des Kurses] absolviere.
Ich möchte vor Beginn klären: 1. ob die Schulung in der Arbeitszeit stattfindet und wie viele Stunden dafür vorgesehen sind, 2. wer die Kosten trägt (Kurs, Prüfung, Material), 3. bis wann der Kurs abgeschlossen sein soll, 4. ob es eine Rückzahlungsvereinbarung gibt.
Bitte um eine kurze schriftliche Bestätigung. Ton: freundlich, sachlich, Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung, höchstens 120 Wörter.
Erfinde keine Rechtsansprüche und nenne keine Gesetzesartikel.

Passen Sie die Punkte an Ihre Situation an; bei einem Kurs mit Zertifikat kann die Frage nach der Zertifikatsprüfung hinzukommen.

Worauf Sie achten müssen

• Arbeitgeber trägt das Betriebsrisiko: Wer etwas für die Arbeit anordnet, muss grundsätzlich die dafür nötige Zeit und Mittel zur Verfügung stellen. Dazu gehört, dass der Arbeitgeber die für die Arbeit nötigen Geräte und Materialien bereitstellt und Auslagen ersetzt (siehe Quelle zum Obligationenrecht). Ob eine Schulung dazuzählt, ist im Einzelfall zu klären.
• Vertragliche Regeln gehen vor: Weiterbildungsreglemente, Gesamtarbeitsverträge und Abmachungen können abweichende Regeln enthalten. Lesen Sie sie, bevor Sie sich auf allgemeine Grundsätze verlassen.
• Rückzahlungsklauseln: Eine Klausel, nach der Sie die Kosten zurückzahlen müssen, wenn Sie bald kündigen, ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Lassen Sie sie prüfen.
• Pflicht aus dem Gesetz: Im EU-Recht verlangt der AI Act von Anbietern und Betreibern bestimmter KI-Systeme, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt; ob und wie das für Ihren Betrieb gilt, klären Sie im Einzelfall. Siehe Artikel 4 AI Act und Wer muss KI-Schulungen nachweisen?.
• Gesundheit und Belastung: Eine Schulung zusätzlich zur normalen Arbeit kann belasten. Sprechen Sie an, wenn die Zeit nicht reicht.
• Nachweis: Ein Zertifikat oder eine Bestätigung hilft, die Teilnahme zu belegen; siehe Kompetenznachweis.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Gemeindeverwaltung im Kanton Luzern bekommen alle Sachbearbeitenden den Auftrag, einen Online-Kurs zu KI im Büro zu absolvieren. Frau Müller aus der Einwohnerkontrolle fragt, wann sie das machen soll. «Wenn Sie Zeit haben», lautet die Antwort.

Sie schreibt eine kurze E-Mail mit den vier Fragen. Die Antwort: Die Schulung findet in der Arbeitszeit statt, pro Woche sind zwei Stunden reserviert, die Gemeinde trägt die Kosten, und eine Rückzahlung gibt es nicht. Frau Müller trägt die Zeitfenster in ihren Kalender ein und schliesst den Kurs in sechs Wochen ab. Ihre Kollegen, die nicht nachgefragt haben, mussten vieles abends erledigen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Betrieb Schulungen organisiert, kommt die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort in Frage: Online-Weiterbildung von den Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, mit Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt, dem EU AI Act bei EU-Bezug und dem Lernen im eigenen Tempo. Sie erhalten verifizierbare Abschlüsse; für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Ob Ihre Schulung als Arbeitszeit gilt, hängt vom Vertrag ab und wird dort nicht entschieden. Klären Sie das mit Ihrem Arbeitgeber.

Häufige Fragen

Kann der Arbeitgeber die Schulung in meine Freizeit verlegen?

Eine Schulung, die der Arbeitgeber für die Arbeit anordnet, gehört in der Regel in die Arbeitszeit. Eine Verlegung in die Freizeit müsste vereinbart sein und sollte entsprechend ausgeglichen werden. Lassen Sie sich im Zweifel beraten.

Was ist mit Online-Kursen, die ich flexibel machen kann?

Auch sie brauchen Zeit. Vereinbaren Sie, wie viele Stunden dafür vorgesehen sind und wann Sie lernen können. Ohne solche Abmachung entsteht schnell der Eindruck, es sei «nebenbei» zu erledigen.

Muss ich den Kurs zurückzahlen, wenn ich kündige?

Nur wenn eine gültige Vereinbarung besteht. Solche Klauseln sind an Voraussetzungen geknüpft; lassen Sie sie prüfen, bevor Sie unterschreiben.