Wer muss im Betrieb zu KI geschult werden?

Das Problem

Frau Müller soll eine Liste für die KI-Weiterbildung erstellen. Auf der bisherigen Liste stehen nur Mitarbeitende mit einem eigenen KI-Konto. Die Vorgesetzte prüft jedoch KI-Auswertungen, eine externe Assistenz erstellt Texte im Auftrag und Stellvertretungen springen gelegentlich ein. Diese Rollen fehlen.

Schulungsplanung beginnt deshalb bei der Arbeit und ihrer Verantwortung. Wer eine KI-Ausgabe beurteilt oder einen Einsatz freigibt, braucht andere Kenntnisse als jemand, der sie nur gelegentlich erstellt. Die Frage nach einer gesetzlichen Pflicht ist zusätzlich anhand des anwendbaren Rechts zu klären.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie den Rahmen der Planung fest. Halten Sie fest, welche Anwendungen bereits erlaubt, geplant oder vorerst gesperrt sind. Prüfen Sie den EU-Bezug, bevor Sie eine konkrete Pflicht aus der europäischen Verordnung behaupten. Beschreiben Sie betriebliche Vorsorgemassnahmen getrennt von rechtlich bestätigten Anforderungen.

1. Erfragen Sie tatsächliche Aufgaben. Sprechen Sie mit den Verantwortlichen jeder betroffenen Funktion. Fragen Sie nach Textarbeit, Tabellen, Kundenkommunikation, Entscheidungsunterstützung und technischen Verbindungen. Vermeiden Sie die alleinige Frage «Wer nutzt KI?», weil nicht alle eingebettete KI-Funktionen als solche erkennen.

1. Erfassen Sie auch indirekt beteiligte Rollen. Nehmen Sie Führungskräfte auf, die Ergebnisse freigeben, sowie Personen, die Werkzeuge auswählen und verwalten. Prüfen Sie Stellvertretungen und gelegentliche Nutzung. Ein selten ausgeführter Arbeitsschritt kann trotzdem sensible Daten oder folgenreiche Entscheidungen betreffen.

1. Klären Sie externe Mitarbeit im Auftrag. Fragen Sie, welche externen Personen mit Ihren Werkzeugen oder für Ihre Arbeitsabläufe tätig sind. Stimmen Sie Zuständigkeit, Einführung und Nachweise vertraglich sowie organisatorisch ab. Nicht jeder fremde Lieferant ist automatisch Teil derselben Schulungsgruppe; entscheidend ist seine tatsächliche Aufgabe.

1. Ordnen Sie passende Lerninhalte zu. Für das Sekretariat können Datenminimierung und Textprüfung im Vordergrund stehen. Die Führung benötigt zusätzlich ein Verständnis für Grenzen von Auswertungen; technische Betreuung muss Zugriffe und Schnittstellen kontrollieren können. Der Beitrag zu Artikel 4 und KI-Kompetenz erklärt die Verbindung von Rolle und Lernen.

1. Planen Sie verständliche Übungen. Verwenden Sie pro Rolle einen erfundenen Arbeitsfall. Lassen Sie etwa einen Kundenbrief bereinigen oder unbelegte Aussagen in einer Zusammenfassung markieren. Stellen Sie danach fest, welche Fragen offenbleiben, und passen Sie die Arbeitsanweisung oder Begleitung an.

1. Dokumentieren Sie Lernmassnahmen sparsam. Halten Sie Rolle, Inhalte, Teilnahme und gegebenenfalls Abschluss fest. Ergänzen Sie einen kurzen Verweis auf die passenden betrieblichen Regeln. Vermeiden Sie unnötige persönliche Bewertungen und beschränken Sie den Zugriff auf die Schulungsunterlagen.

1. Organisieren Sie Eintritt und Veränderung. Nehmen Sie KI-Regeln in die Einführung neuer Mitarbeitender auf. Prüfen Sie Lernbedarf bei Rollenwechseln, neuen Funktionen und erkannten Fehlern erneut. Benennen Sie eine Person, die Schulungsplanung und technische Freigaben miteinander abstimmt.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine rollenbezogene Übersicht für unsere KI-Weiterbildung.
Anwendungen: [freigegebene oder geplante Anwendungen]
Beteiligte Funktionen: [Rollen, ohne Personennamen]
Typische Aufgaben je Rolle: [Beschreibung]
Vorkenntnisse und offene Fragen: [allgemeine Angaben]
Erstelle Spalten für Rolle, Aufgabe, benötigtes Wissen, geeignete Übung
und zuständige Ansprechperson.
Beziehe Freigabe, Stellvertretung und externe Arbeit im Auftrag ein.
Erfinde keine gesetzliche Zertifikatspflicht oder Mindestlernzeit.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre geprüften Angaben; verwenden Sie für die KI-Anfrage keine vertraulichen Originalunterlagen.

Wie prüfen Sie die Vollständigkeit der Rollenliste?

Gehen Sie einen Arbeitsvorgang vom Eingang bis zur Freigabe durch. Wer bereitet Daten vor, wer stellt die Anfrage, wer übernimmt die Antwort und wer entscheidet über ihre Verwendung? Fragen Sie anschliessend, wer bei Ferien oder Abwesenheit einspringt.

Diese gemeinsame Durchsicht macht oft Rollen sichtbar, die in einer Liste von KI-Konten fehlen. Ergänzen Sie nur sachlich erforderliche Angaben und verknüpfen Sie jede Rolle mit einem konkreten Lernziel. Die Übersicht soll die Arbeit unterstützen und keine unnötige neue Personalbewertung schaffen.

Worauf Sie achten müssen

• Artikel 4 betrifft im Anwendungsbereich Anbieter und Betreiber sowie Massnahmen für Personal und weitere Personen, die in ihrem Auftrag mit Betrieb oder Nutzung befasst sind. Die aktuelle Fassung verlangt keine Garantie eines bestimmten individuellen Wissensniveaus.
• Ein absolvierter Kurs ist keine Erlaubnis für beliebige Daten. Besonders sensible Informationen und neue Aufgaben müssen weiterhin innerhalb der betrieblichen Freigaben bleiben.
• Führungskräfte sollten ihre Verantwortung nicht an die Kursorganisation abschieben. Lernmassnahmen wirken nur, wenn Zeit, passende Werkzeuge und klare Zuständigkeiten vorhanden sind.
• Beurteilen Sie Menschen nicht anhand automatisch erzeugter Persönlichkeitsprofile oder pauschaler Lernranglisten. Für die Planung genügt meist ein sachlicher Bezug zwischen Rolle, Aufgabe und angebotenem Lerninhalt.
• Lassen Sie offene Rechtsfragen anhand Ihres konkreten Falls fachlich prüfen. Eine KI kann Informationen ordnen, aber auch Regeln, Quellen und Schlussfolgerungen erfinden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Dienstleistungsbetrieb in Winterthur plant eine KI-Einführung. Frau Müller lädt zunächst nur Personen mit einem Benutzerkonto zur Schulung ein. Bei der Rollenaufnahme stellt sie fest, dass die Geschäftsleitung Auswertungen beurteilt und eine externe Assistenz regelmässig Entwürfe liefert.

Die Planung wird um diese Aufgaben und die Stellvertretung ergänzt. Alle erhalten passende Grundregeln; die Übungen unterscheiden sich nach Verantwortung. Die zuständige Führungskraft kontrolliert, ob der Ablauf für neue Mitarbeitende ebenfalls geregelt ist. So entsteht eine brauchbare Lernorganisation statt einer reinen Liste von Kontoinhabern.

So hilft Ihnen Alpasana

Linup vermittelt Grundregeln zum Umgang mit Daten, zur Prüfung von KI-Ergebnissen und zum Erkennen von Betrugsversuchen. Der Online-Kurs richtet sich auch an Menschen ohne Technikkenntnisse. Für Teams stehen Einladungen, Fortschrittsübersicht und eine Nachweismappe mit Kursinhalt und Abschlussangaben zur Verfügung. Das Angebot finden Sie unter Linup: KI sicher am Arbeitsplatz.

Linup ermöglicht Teameinladungen, Fortschrittsübersicht und einen Firmen-Rapport. Damit lassen sich absolvierte Grundlagenschulungen organisieren und dokumentieren; rollenbezogene Ergänzungen plant Ihr Betrieb anhand seiner Aufgaben. Eine Weiterbildung und ihr Nachweis ersetzen keine rechtliche Einzelfallprüfung und garantieren keine vollständige Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Häufige Fragen

Muss eine Person ohne KI-Aufgabe denselben Kurs besuchen?

Nicht automatisch; begründen Sie Lernmassnahmen anhand tatsächlicher Aufgaben und absehbarer Nutzung. Eine kurze betriebliche Orientierung kann dennoch sinnvoll sein, damit auch andere Personen Fragen und unerlaubte Anwendungen erkennen.

Wer trägt die Verantwortung bei externen Kräften?

Klären Sie die Verantwortlichkeiten anhand des Auftrags und der tatsächlichen Zusammenarbeit. Vereinbaren Sie, welche Einführung erforderlich ist und welche bestehenden Nachweise berücksichtigt werden können.

Reicht eine einmalige Einführung?

Das hängt von Änderungen der Aufgaben und Werkzeuge ab. Ergänzen Sie die Einführung gezielt, wenn neue Funktionen, neue Datenarten oder wiederkehrende Unsicherheiten auftreten, statt nur ein dauerhaftes Häkchen in der Personalliste zu setzen.