Darf eine Gemeinde interne Akten mit KI bearbeiten?

Das Problem

Frau Müller ist in einer Gemeindeverwaltung tätig. Der Gemeinderat hat Protokolle, die Einwohnerkontrolle Personendaten, das Bauamt Gesuche mit Plänen und Namen von Nachbarn. Die Verwaltung ist unterbesetzt, und eine KI könnte Protokolle zusammenfassen und Briefe vorbereiten. Doch eine Kollegin warnt: «Interne Akten dürfen wir nicht einfach in ein Online-Tool kopieren.»

Sie hat recht, zumindest in dieser Allgemeinheit. Für Behörden gelten andere Regeln als für Private. Das Bundesgesetz über den Datenschutz gilt grundsätzlich für Bundesorgane und private Personen; Gemeinden fallen in der Regel unter das kantonale Datenschutz- bzw. Informations- und Datenschutzgesetz. Dazu kommt das Amtsgeheimnis (Art. 320 des Strafgesetzbuchs), das Behördenmitglieder und Angestellte zur Verschwiegenheit über Amtsgeheimnisse verpflichtet.

Auch Gemeinden müssen KI nicht meiden. Aber sie brauchen mehr Absicherung, bevor Akten ins Spiel kommen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie das anwendbare Recht. Welcher Kanton? Dort gilt das kantonale Datenschutzgesetz, oft ergänzt durch Informatik- und Archivvorschriften. Die kantonale Datenschutzstelle gibt Auskunft.

1. Prüfen Sie, welche Akten betroffen sind. Unterscheiden Sie öffentliche Unterlagen (etwa veröffentlichte Beschlüsse), interne Dokumente und besonders schützenswerte Daten wie Sozialhilfe, Gesundheit oder Steuern.

1. Fragen Sie nach Weisungen. Viele Kantone und Gemeinden haben Vorgaben für Cloud-Dienste und neuerdings für KI. Fragen Sie bei Gemeindeschreiberei, Informatikstelle und Datenschutzstelle nach, ob es solche gibt. Auch die Vereinigung der Schweizerischen Datenschutzbeauftragten, privatim, veröffentlicht Empfehlungen.

1. Beginnen Sie mit öffentlichen oder unkritischen Inhalten. Textentwürfe für Mitteilungen im Anzeiger, Merkblätter für Einwohnende und Vorlagen brauchen keine internen Akten. Hier können Sie Erfahrungen sammeln.

1. Prüfen Sie den Anbieter, bevor Akten fliessen. Wer bearbeitet die Daten, wo, mit welchen Unterauftragnehmern? Was gilt für die Datenspeicherung und für das Training? Ein Vertrag mit Verschwiegenheit und Sicherheitszusagen ist Grundlage.

1. Machen Sie eine Risikoanalyse. Bei umfangreichen oder sensiblen Bearbeitungen ist oft eine Vorabprüfung nötig; siehe Wann braucht KI eine Datenschutz-Folgenabschätzung?.

1. Lassen Sie die Freigabe schriftlich regeln. Die Exekutive (Gemeinderat oder Gemeindeschreiber) legt fest, welche Werkzeuge erlaubt sind. Eine Vorlage für interne Regeln bietet KI-Richtlinie für Mitarbeitende.

Hilfreich ist, im Team eine kleine Liste zu führen: Welche KI-Funktionen sind freigegeben, für welche Inhalte, mit welchem Stand? Wenn sich Verwaltungen austauschen, entsteht oft rasch gemeinsames Wissen, etwa über Musterweisungen oder geprüfte Lösungen. Fragen Sie bei Nachbargemeinden und beim Gemeindeverband nach.

Planen Sie auch den Fall ein, dass etwas schiefläuft. Wer weiss, wen er informieren muss, wenn versehentlich interne Inhalte an einen Dienst gelangt sind, handelt schneller und ruhiger. Siehe dazu Personendaten versehentlich an KI gesendet.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt hilft bei der Vorbereitung der Klärung mit der Datenschutzstelle. Er benötigt keine Akteninhalte.

Ich arbeite in der Gemeindeverwaltung von [Gemeinde] im Kanton [Kanton] und möchte KI für [Aufgabe, z. B. Zusammenfassung von Sitzungsprotokollen] einsetzen.
Erstelle eine Fragenliste für die kantonale Datenschutzstelle mit folgenden Themen:
- Rechtsgrundlage für die Bearbeitung durch einen externen KI-Dienst
- Anforderungen an Vertrag, Standort und Unterauftragnehmer
- Umgang mit Amtsgeheimnis und besonders schützenswerten Daten
- Erfordernis einer Vorabkontrolle oder Risikoanalyse
- Empfehlungen oder Weisungen des Kantons zu KI
Schreibe die Fragen höflich und klar, Deutsch (Schweiz). Behaupte keine Rechtslage, stelle nur Fragen.

Ergänzen Sie Gemeinde, Kanton und Aufgabe; senden Sie die Fragen über die Gemeindeleitung.

Worauf Sie achten müssen

• Kantonales Recht: Die Regeln unterscheiden sich von Kanton zu Kanton. Ein Beispiel aus einem Kanton gilt nicht automatisch in einem anderen.
• Amtsgeheimnis: Es schützt Informationen, die in amtlicher Eigenschaft bekannt wurden. Die Offenbarung ist strafbar, ausser eine Ermächtigung oder gesetzliche Grundlage besteht.
• Öffentlichkeitsprinzip: Gewisse Dokumente sind zugänglich. Das heisst aber nicht, dass interne Entwürfe oder Personendaten frei sind.
• Sozial- und Gesundheitsdaten: Sie sind besonders schützenswert und unterliegen oft zusätzlichen Geheimhaltungsnormen.
• Dienstweg: Entscheiden Sie nicht allein, sondern beziehen Sie Informatikstelle und Gemeindeleitung ein.
• Fehlerrisiko: KI kann Beschlüsse falsch wiedergeben. Amtliche Dokumente erfordern sorgfältige Kontrolle.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeinde mit 4000 Einwohnenden im Mittelland möchte Protokolle des Gemeinderats schneller aufbereiten. Die Gemeindeschreiberin fragt bei der kantonalen Datenschutzstelle nach.

Vorher: Eine Mitarbeiterin hatte probeweise ein Protokoll in einen allgemeinen Chat kopiert, ohne Rückfrage. Nachher: Die Gemeinde erlässt eine kurze Weisung. KI darf für öffentliche Mitteilungen und Vorlagen genutzt werden, interne Akten nur nach Rückmeldung der Datenschutzstelle. Parallel prüft die Gemeinde mit der Informatikstelle eine abgesicherte Lösung. Der erste Nutzen entsteht bei Anzeigertexten, die Akten bleiben geschützt.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Verwaltungsmitarbeitende, die KI-Aufgaben strukturieren und sicher vorbereiten möchten, bietet absofort die KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen. Die Kurse sind rollenbezogen, enthalten einen durchgehenden Praxisfall mit Praxis-Prompts und schliessen mit einem verifizierbaren Zertifikat ab.

Die rechtliche Freigabe für Ihre Gemeinde müssen Sie über Ihre zuständigen Stellen einholen. absofort gibt keine Rechtsauskunft zu kantonalem Recht.

Häufige Fragen

Gilt das Datenschutzgesetz des Bundes für Gemeinden?

In der Regel nicht. Gemeinden fallen meist unter das kantonale Recht. Welches genau gilt, erfahren Sie bei der kantonalen Datenschutzstelle.

Darf ich anonymisierte Akten verwenden?

Wenn wirklich nichts mehr auf Personen hindeutet, sinkt das Risiko deutlich. In kleinen Gemeinden sind Personen aber oft aus Details erkennbar. Prüfen Sie das sehr sorgfältig.

Brauchen wir einen Gemeinderatsbeschluss?

Das hängt von Ihrer Organisation ab. Sinnvoll ist, dass die zuständige Stelle den Einsatz ausdrücklich freigibt und dokumentiert.

Was ist mit KI-Funktionen in Standardprogrammen?

Auch sie können Daten an Dienste senden. Klären Sie mit der Informatikstelle, welche Funktionen aktiv sind und wohin die Daten fliessen.