Welche Daten sollte ich nicht ungeprüft in KI eingeben?

Das Problem

Im Arbeitsalltag landen schnell Dinge im KI-Chat, die dort nicht hingehören: ein Arztzeugnis, das man «nur kurz zusammenfassen» will, eine Lohnliste für eine Auswertung, die Zugangsdaten zum Webshop, weil die KI beim Einrichten helfen soll.

Das Heikle: Im Moment des Einfügens fühlt es sich harmlos an. Niemand schaut zu, das Fenster wirkt privat. Doch die Daten verlassen Ihren Computer und werden bei einem fremden Anbieter verarbeitet. Je nach Datenart kann das für Betroffene ernste Folgen haben – und für Ihren Betrieb rechtliche.

Gefragt ist also kein generelles Verbot, sondern ein geübter Blick: Welche Angaben sind heikel, und wie geht es ohne sie?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Nutzen Sie diese Prüfroutine, bevor Sie einen Text oder eine Datei an eine KI geben.

1. Kurz innehalten: Bevor Sie Strg+V (Einfügen) drücken, lesen Sie den Text einmal quer. Suchen Sie gezielt nach Namen, Zahlen und Diagnosen.
2. Mit der Checkliste abgleichen: Gehen Sie die Tabelle unten durch. Ist eine rote Kategorie dabei, kommt der Text so nicht hinein.
3. Platzhalter einsetzen: Ersetzen Sie Namen durch «Person A», Beträge durch «[Betrag]», Diagnosen durch «[Grund]». In Word geht das schnell über «Start» → «Ersetzen».
4. Nur den nötigen Ausschnitt nehmen: Brauchen Sie Hilfe bei einem Absatz, kopieren Sie nur diesen Absatz, nicht das ganze Dokument.
5. Dateien besonders prüfen: Bei hochgeladenen PDF- oder Excel-Dateien sehen Sie nicht alles auf einen Blick. Versteckte Tabellenblätter, Kommentare und Kopfzeilen können Personendaten enthalten.
6. Unklare Fälle nicht allein entscheiden: Fragen Sie die verantwortliche Person im Betrieb, bevor Sie Daten aus der roten Gruppe in irgendein Werkzeug geben.
7. Nachträglich aufräumen: Ist doch etwas Heikles hineingerutscht, löschen Sie den Chat und melden Sie es intern. Löschen verhindert nicht jede Speicherung, ist aber trotzdem richtig.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, folgenden Text vor der Bearbeitung mit KI zu entschärfen.
Ich habe Namen und Zahlen bereits durch Platzhalter ersetzt.
Prüfe, ob noch Hinweise übrig sind, mit denen man eine Person
erkennen könnte (z. B. seltene Berufe, Orte, Daten, Ereignisse).
Liste diese Stellen auf und schlage neutrale Formulierungen vor.

Text:
[bereits mit Platzhaltern bearbeiteter Text]

Fügen Sie hier nur Text ein, den Sie bereits selbst entschärft haben; die KI dient als zweiter Blick, nicht als erster Filter.

Worauf Sie achten müssen

Diese Checkliste fasst die wichtigsten Kategorien zusammen. Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) nennt in Artikel 5 bestimmte Daten ausdrücklich besonders schützenswert; für sie gelten strengere Regeln.

Weitere Punkte:

• Anonym ist schwieriger als gedacht: Auch ohne Namen kann man Personen erkennen. Wie Sie das prüfen, zeigt Personenbezogene Daten erkennen.
• Fotos und Screenshots: Ein Bildschirmfoto zeigt oft mehr als beabsichtigt, etwa E-Mail-Adressen in der Seitenleiste.
• Berufsgeheimnis: In Arztpraxen, Treuhand, Anwaltskanzleien oder Schulen gelten zusätzliche Schweigepflichten.
• Rechtliche Einschätzung im Einzelfall: Ob eine bestimmte Nutzung erlaubt ist, hängt von Zweck, Vertrag mit dem Anbieter und Einwilligungen ab. Mehr für Firmen unter Kundendaten und ChatGPT.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Praxisassistentin einer Physiotherapie in Biel wollte sich ein freundliches Mahnschreiben formulieren lassen. Sie kopierte den Fall mit Patientennamen, Diagnose und offenem Betrag in einen KI-Chat.

Vorher wären Gesundheitsdaten an einen ausländischen Anbieter gegangen. Nachher arbeitet sie mit einer festen Vorlage: «Patient A, Behandlung abgeschlossen, Betrag [CHF], zweite Mahnung». Die Diagnose spielt für das Schreiben keine Rolle. Das Ergebnis ist genauso brauchbar, und die Praxisleitung hat die Regel für alle festgehalten.

So hilft Ihnen Alpasana

Heikle Daten zu erkennen, ist eine Übungssache – und muss im ganzen Team sitzen. Der Online-Kurs «KI sicher am Arbeitsplatz» von Linup behandelt in acht Modulen mit Quiz genau diesen Umgang mit Daten, das Prüfen von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen, ohne dass Technikkenntnisse nötig sind.

Sie laden Ihr Team ein, automatische Erinnerungen sorgen für den Abschluss, und ein Fortschrittsdashboard zeigt den Stand. Am Ende erhalten Sie pro Person ein Zertifikat mit QR-Code und eine Nachweismappe mit Abschlussdatum und Ergebnis.

Häufige Fragen

Sind Daten sicher, wenn ich ein Bezahlabo habe?

Ein Abo allein ändert wenig. Entscheidend ist, ob es ein Geschäftsangebot mit vertraglichen Datenschutzzusagen ist und wie die Einstellungen gewählt sind. Lesen Sie die Bedingungen oder fragen Sie Ihre IT.

Was mache ich, wenn ich versehentlich ein Passwort eingegeben habe?

Ändern Sie das Passwort sofort beim betroffenen Dienst und löschen Sie den Chat. Informieren Sie bei Firmenkonten die verantwortliche Stelle. Das Passwort gilt als offengelegt, auch wenn wahrscheinlich nichts passiert.

Darf ich Namen von Mitarbeitenden für einen Dienstplan eingeben?

Vornamen in einem einfachen Dienstplan sind weniger heikel als Krankheitsabwesenheiten. Vorsichtiger ist es trotzdem, mit Kürzeln wie «MA1» zu arbeiten und die Namen erst in Excel einzusetzen.