Wie gebe ich einer KI nur die wirklich nötigen Angaben?

Das Problem

Sie möchten mit der KI einen Brief an eine Kundin formulieren oder eine schwierige Mail beantworten. Der einfachste Weg scheint, den ganzen Briefwechsel mit allen Namen, Adressen und Beträgen in den Chat zu kopieren. Aber Sie spüren, dass das nicht ideal ist, und wissen nicht, was wirklich nötig ist.

Die KI braucht meist weit weniger, als man denkt. Für einen guten Text genügen die Situation, das Ziel und der gewünschte Ton, nicht der Name der Kundin oder ihre Adresse.

Sparsam mit Angaben umzugehen, schützt Personen und Ihren Betrieb. Es ist ausserdem eine Frage der Gewohnheit und leichter, als es klingt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel festlegen: Was soll die KI tun? Ein Antwortentwurf, eine Zusammenfassung, eine Checkliste? Nur was dafür nötig ist, gehört in den Auftrag.
2. Notwendiges von Nebensächlichem trennen: Gehen Sie den Text durch und streichen Sie, was für die Aufgabe keine Rolle spielt: Namen, Adressen, Telefonnummern, Vertragsnummern, Kontodaten.
3. Platzhalter einsetzen: Ersetzen Sie Namen durch «[Kundin]», «[Firma A]» oder «[Projekt X]» und Beträge durch «[Betrag]», wenn die Zahl nicht gebraucht wird.
4. Situation beschreiben: Statt den Originaltext einzufügen, schildern Sie in zwei, drei Sätzen, worum es geht. Die KI braucht den Sinn, nicht den Wortlaut.
5. Auf Rückschlüsse achten: Auch ohne Namen kann eine Kombination von Angaben eine Person verraten, etwa «Mieterin im Dachgeschoss, Haus 14, seit 2009». Siehe Reicht es, Namen zu ersetzen?.
6. Ergebnis in Ruhe ergänzen: Setzen Sie Namen und Angaben erst in Ihrem eigenen Programm wieder ein, zum Beispiel im Word-Dokument oder in der E-Mail.
7. Freigegebene Programme nutzen: Klären Sie, welche Programme Ihr Betrieb für welche Daten erlaubt. Sparsamkeit ersetzt diese Regeln nicht.
8. Gewohnheit entwickeln: Legen Sie eine kleine Prüffrage fest: «Würde ich diesen Text einem Fremden aushändigen?» Mehr zur Prüfung unter Wie prüfe ich, ob ein Text für einen KI-Chat geeignet ist?.

Vorher und nachher

Vorlage zum Kopieren

Ich brauche einen Entwurf für [Textart, z. B. eine Zahlungserinnerung].
Situation (ohne Namen und Details): [Beschreibung in 2 bis 3 Sätzen, z. B. eine Rechnung ist seit zwei Monaten offen, die Kundin war bisher zuverlässig].
Ton: [z. B. freundlich, bestimmt, Anrede «Sie»].
Länge: [z. B. höchstens 120 Wörter].
Verwende Platzhalter wie [Name], [Betrag], [Datum], die ich selbst einsetze.
Frage nach, falls dir eine Angabe fehlt, die du für den Text brauchst.

Ersetzen Sie die Angaben und füllen Sie die Platzhalter erst in Ihrem eigenen Dokument.

Worauf Sie achten müssen

• Auch Zahlen und Details können verraten: Ein seltener Beruf, ein Wohnort und ein Alter genügen manchmal, um jemanden zu erkennen.
• Anhänge und Fotos: Dateien enthalten oft mehr als sichtbar, siehe Was sind Metadaten und warum sind sie bei KI wichtig?.
• Keine Garantie: Auch mit Platzhaltern bleibt ein Restrisiko. Bei hochsensiblen Fällen gehört das Thema nicht in ein KI-Programm.
• Grundsatz der Verhältnismässigkeit: Datenschutzrecht verlangt grundsätzlich, nur so viele Personendaten zu bearbeiten, wie nötig. Hinweise bietet der Datenschutzbeauftragte des Bundes. Fachrat im Einzelfall.
• Qualität prüfen: Weniger Angaben können den Text allgemeiner machen. Ergänzen Sie danach persönlich, was fehlt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin einer Immobilienverwaltung in Baden möchte eine KI bitten, eine Antwort an eine Mieterin zu formulieren, die sich über Lärm beschwert. Vorher kopiert sie die Beschwerde samt Namen, Wohnung und Telefonnummer in den Chat.

Nachher schreibt sie: «Eine Mieterin beschwert sich über Baulärm morgens ab 7 Uhr. Die Bauarbeiten dauern noch etwa drei Wochen und sind im Rahmen der Hausordnung. Schreibe eine verständnisvolle Antwort.» Den Namen und die Wohnung setzt sie später im Brief selbst ein. Der Text ist ebenso gut, und sie hat keine Personendaten weitergegeben.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Mitarbeitenden den Umgang mit Daten in KI-Programmen üben sollen, ist Linup: KI sicher am Arbeitsplatz beschrieben. Der Online-Kurs mit acht Modulen und Quiz vermittelt Grundregeln für den KI-Alltag, darunter den Umgang mit Daten, das Prüfen von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen. Sie erhalten einen geordneten Schulungsnachweis pro Person mit privatem Zertifikat. Es gibt auch einen kostenlosen KI-Risiko-Check.

Der Kurs ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wird die KI schlechter, wenn ich weniger Angaben mache?

Meist nicht. Für Texte reicht oft die Situation. Wenn Details fehlen, ergänzen Sie sie nach dem Entwurf selbst.

Genügt es, nur den Namen zu entfernen?

Oft nicht. Auch Adresse, Beruf oder besondere Umstände können eine Person erkennbar machen. Entfernen Sie alles, was nicht nötig ist.

Muss ich bei internen Texten auch sparsam sein?

Ja, Geschäftsgeheimnisse und Personalangaben sind ebenfalls schützenswert. Nutzen Sie nur freigegebene Programme und geben Sie nur das Nötige ein.

Wie kann ich das im Team üblich machen?

Vereinbaren Sie eine einfache Regel mit Beispielen und üben Sie sie an einem Muster. Eine Hilfe sind Vorlagen mit Platzhaltern, wie in Prompt-Vorlagen mit Platzhaltern.