Was sind Metadaten und warum sind sie wichtig?

Definition

Metadaten sind Angaben, die in einer Datei zusätzlich zum sichtbaren Inhalt gespeichert sind. Sie beschreiben die Datei: wer sie erstellt hat, wann, mit welchem Programm, und bei Fotos manchmal, wo und mit welchem Gerät. Man erkennt sie nicht auf den ersten Blick, sie liegen im «Innenleben» der Datei.

Ein allgemeiner Überblick steht im Glossar unter Metadaten. Hier geht es besonders um die Bedeutung für den KI-Alltag.

Einfach erklärt

Denken Sie an ein Foto im Fotoalbum. Auf dem Bild sieht man die Szene. Auf der Rückseite hat jemand mit Bleistift Datum und Ort notiert. Bei digitalen Fotos steht diese «Rückseite» automatisch in der Datei, auch wenn Sie nie etwas geschrieben haben.

Bei Büro-Dateien gilt Ähnliches. In einem Word-Dokument stehen oft Name der Autorin, Firmenname und frühere Bearbeitungen. In einem PDF kann der Titel einer früheren Fassung stecken. In einer Tabelle gibt es verborgene Blätter oder Kommentare.

Für KI ist das doppelt wichtig. Erstens können Metadaten beim Hochladen Angaben preisgeben, die Sie gar nicht teilen wollten. Zweitens nutzen KI-Systeme, die in Ihren Dokumenten suchen, Metadaten gern, um Dateien zu finden und einzuordnen, zum Beispiel nach Datum oder Dokumenttyp.

Beispiel

Ein Beispiel: Eine Bauleiterin in Brugg lädt Baustellenfotos in ein KI-Programm, damit es einen Bericht schreibt. Die Fotos enthalten den genauen Standort der Baustelle und den Zeitpunkt, an dem sie aufgenommen wurden. Ausserdem sind im Hintergrund zwei Mitarbeitende erkennbar. Sie entfernt vor dem Hochladen die Standortangaben, beschneidet die Bilder und lässt zuvor klären, ob ein solches Programm für Baustellenfotos genutzt werden darf.

Zum Prüfen genügen im Büroalltag oft die Funktionen des Programms. In Word gibt es unter «Datei» und «Informationen» die Dokumentprüfung, mit der Sie persönliche Angaben entfernen können. Bei Fotos lassen sich Standortangaben in den Kameraeinstellungen des Handys abschalten oder in den Dateieigenschaften entfernen.

Nicht verwechseln

Metadaten sind nicht der Inhalt und auch nicht dasselbe wie «Daten über Personen». Sie können aber Personendaten enthalten, etwa einen Namen oder Standort. Mehr zur Prüfung vor dem Hochladen steht unter Wie prüfe ich, ob ein Text für einen KI-Chat geeignet ist?. Und das Weglassen unnötiger Angaben ist eine Form der Datensparsamkeit: Wie gebe ich einer KI nur die nötigen Angaben?.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Mitarbeitende im Umgang mit Dateien und Daten für KI sicherer werden sollen, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind Datenschutz als Lerninhalt und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten, mit Lernen im eigenen Tempo und verifizierbaren Abschlüssen.