Was sind Metadaten? Einfach erklärt

Definition

Metadaten sind Angaben, die eine Datei beschreiben, aber nicht zu ihrem sichtbaren Inhalt gehören. Der Begriff bedeutet wörtlich «Daten über Daten». Sie entstehen meist automatisch, wenn Sie ein Dokument, ein Foto oder eine Tabelle erstellen oder speichern.

Typische Metadaten sind Dateiname, Grösse, Erstellungs- und Änderungsdatum, der Name des Autors oder der Autorin, das verwendete Programm und bei Fotos Kameramodell oder Aufnahmeort.

Einfach erklärt

Stellen Sie sich einen Brief in einem Umschlag vor. Der Brief ist der Inhalt. Auf dem Umschlag stehen Absender, Poststempel und Datum. Das sind die Metadaten: Sie sagen etwas über den Brief, ohne dass man ihn öffnen muss.

Bei digitalen Dateien ist der «Umschlag» oft ausführlicher, als man denkt. In einem Word-Dokument kann etwa stehen, wer es angelegt hat, wann es zuletzt geändert wurde und manchmal sogar frühere Bearbeitungen. Bei einem Handyfoto kann der Ort der Aufnahme gespeichert sein.

Beispiel

Ein Beispiel: Eine Sachbearbeiterin einer Gemeinde in Baden schickt eine Offertvorlage als Word-Datei an einen Lieferanten. In den Dokumenteigenschaften steht noch der Name der Vorgängerin und der Titel einer früheren Offerte für einen anderen Kunden. Sie entfernt die Angaben vor dem Versand über die Funktion zur Dokumentprüfung ihres Büroprogramms.

Auch bei KI spielen Metadaten eine Rolle: Wer Fotos oder Dokumente in ein KI-Programm hochlädt, gibt möglicherweise mehr preis als den sichtbaren Inhalt. Umgekehrt helfen gute Metadaten, Unterlagen zu ordnen und wiederzufinden, siehe Datensatz.

Nicht verwechseln

Metadaten sind nicht dasselbe wie der Inhalt einer Datei und auch keine Sicherungskopie. Ebenso sind sie nicht automatisch unproblematisch: Enthalten sie Namen oder Standorte, können es Personendaten sein, für die der Datenschutz gilt. Wer eine Datei weitergeben möchte, prüft deshalb zuerst die Eigenschaften der Datei und entfernt, was nicht nötig ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Mitarbeitenden lernen sollen, mit Dateien und Daten sorgfältig umzugehen, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind Datenschutz als Lerninhalt und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten, mit Lernen im eigenen Tempo und verifizierbaren Abschlüssen.