Wie prüfe ich, ob ein Text für einen KI-Chat geeignet ist?

Das Problem

Sie haben einen beruflichen Text vorbereitet und möchten ihn von KI verbessern lassen. Darin stehen neben dem eigentlichen Anliegen ein Kundenname, ein interner Preis und eine Bemerkung über eine Mitarbeiterin. Für eine höfliche Formulierung sind diese Angaben vielleicht gar nicht nötig.

Vertraulichkeit bedeutet, dass Informationen nur einem festgelegten Kreis zugänglich sein sollen. Nicht jeder vertrauliche Text enthält auffällige Wörter wie «geheim». Auch ein gewöhnlicher Mailverlauf kann frühere Nachrichten, persönliche Angaben und Abmachungen enthalten, die Sie beim schnellen Kopieren übersehen.

Die wichtigste Prüfung findet deshalb vor der Eingabe statt. Wenn Sie den ganzen Text erst in die KI laden und dort nach sensiblen Stellen fragen, ist die Übermittlung bereits erfolgt. Eine kleine lokale Vorbereitung gibt Ihnen die Kontrolle darüber zurück, was den Betrieb verlassen darf.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie eine lokale Arbeitskopie. Verwenden Sie das Textprogramm Ihres Betriebs und behalten Sie das Original unverändert. Kopieren Sie nur den Abschnitt, der für Ihre Aufgabe benötigt wird. Entfernen Sie zunächst Mailköpfe, Signaturen und ältere Nachrichten, wenn diese für die Bearbeitung keine Rolle spielen.
2. Benennen Sie den Zweck. Schreiben Sie in einem Satz auf, was die KI tun soll: zum Beispiel eine Terminverschiebung freundlich formulieren. Fragen Sie sich bei jeder konkreten Angabe, ob sie dafür notwendig ist. Für Ton und Satzbau braucht die KI meist keine echte Adresse oder Kundennummer.
3. Markieren Sie Angaben zu Personen. Suchen Sie nach Namen, Kontaktdaten, Identifikationsnummern und Informationen über Gesundheit oder private Verhältnisse. Denken Sie auch an Kombinationen: Eine seltene Funktion zusammen mit Ort und Ereignis kann eine Person erkennbar machen. Bloss den Namen zu ersetzen genügt dann nicht.
4. Prüfen Sie betriebliche Geheimnisse. Achten Sie auf Kalkulationen, Zugangsinformationen, unveröffentlichte Pläne und vertrauliche Vereinbarungen. Klären Sie, ob fremde Unterlagen besonderen Abmachungen unterliegen. Die Tatsache, dass Sie ein Dokument im Betrieb lesen dürfen, beantwortet noch nicht die Frage nach einer externen KI-Verarbeitung.
5. Ersetzen Sie unnötige Details. Verwenden Sie Platzhalter wie [Kundin], [Termin] und [freigegebener Betrag]. Entfernen Sie ganze Nebensätze, wenn diese für die Aufgabe nichts beitragen. Bewahren Sie eine Zuordnung zu echten Personen, falls nötig, ausschliesslich im dafür vorgesehenen betrieblichen Ablagebereich auf.
6. Gleichen Sie den Text mit der Freigabe ab. Prüfen Sie, ob der ausgewählte Dienst und die Art der Daten intern zugelassen sind. Wenn keine verständliche Regel vorliegt, fragen Sie die verantwortliche Person vor der Eingabe. Eine eigene Vermutung über den Datenschutz des Dienstes ist keine betriebliche Freigabe.
7. Nutzen und kontrollieren Sie den Entwurf. Geben Sie erst jetzt die bereinigte Fassung ein. Prüfen Sie nach der Bearbeitung, ob die KI zusätzliche Namen, Zusagen oder Sachverhalte erfunden hat. Ergänzen Sie echte Angaben erst wieder in Ihrer lokalen Endfassung und lesen Sie diese vor dem Versand vollständig.

Vorlage zum Kopieren

Überarbeite den folgenden bereits bereinigten Text für [Zielgruppe].
Ziel: [zum Beispiel höflich um eine Terminverschiebung bitten]
Text: [freigegebener Text mit Platzhaltern]

Behalte alle Platzhalter unverändert bei.
Ergänze keine Personen, Beträge oder Hintergründe.
Falls eine Angabe für die Formulierung fehlt, stelle eine Rückfrage.
Erstelle nur einen Entwurf; füge keine neuen Zusagen hinzu.

Tragen Sie nur die bereinigte Fassung ein und ersetzen Sie die Platzhalter nach der Prüfung ausserhalb des KI-Dienstes.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz gilt auch für KI: Die technologieneutrale Anwendung des Schweizer Datenschutzgesetzes erläutert der EDÖB. Lassen Sie unklare betriebliche Fälle fachlich prüfen, statt aus dieser Checkliste eine pauschale Erlaubnis abzuleiten.
• Platzhalter sind keine automatische Anonymisierung: Anonymisiert heisst, dass eine Person nicht mehr identifizierbar ist. Bleibt sie anhand anderer Merkmale erkennbar, müssen Sie den Text weiter reduzieren oder auf die Eingabe verzichten.
• Anhänge können mehr enthalten: Kommentare, Änderungen und zusätzliche Tabellenblätter gehören ebenfalls zur Prüfung. Für eine reine Sprachaufgabe ist ein ausgewählter Textausschnitt oft übersichtlicher als die ganze Datei.
• Zugangsdaten gehören nicht in den Prompt: Ein Prompt ist die Arbeitsanweisung an die KI. Passwörter, geheime Schlüssel oder Wiederherstellungscodes werden für eine Formulierungshilfe nicht benötigt.
• Die Ausgabe kann neue Probleme schaffen: Prüfen Sie, ob die KI entfernte Details scheinbar ergänzt oder aus Andeutungen falsche Schlüsse zieht. Übernehmen Sie solche Ergänzungen nicht als Tatsachen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller bearbeitet in einem KMU in Olten eine Reklamation. Sie möchte freundlicher schreiben und kopiert beinahe den gesamten Mailverlauf mit internen Bemerkungen zur Kundin. Beim lokalen Durchlesen erkennt sie, dass nur der letzte sachliche Absatz für den Entwurf nötig ist.

Sie ersetzt Name und Auftragsnummer, entfernt interne Bewertungen und lässt die bereinigte Fassung nach den betrieblichen Regeln bearbeiten. Nachher ergänzt sie die geprüften Angaben im eigenen Mailprogramm. Der Nutzen liegt in einer passenden Formulierung, ohne dafür unnötig das ganze Dossier weiterzugeben.

Wenn statt eines Textauszugs ein Konto verbunden werden soll, prüfen Sie zusätzlich die KI-Zugriffsrechte. Bei einer anschliessenden Kürzung hilft die Anleitung zum Erkennen von Auslassungen.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Weiterbildung für Unternehmen behandelt berufliche KI-Anwendungen und den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten. Mitarbeitende lernen im eigenen Tempo und können ihre Weiterbildung mit verifizierbaren Abschlüssen dokumentieren.

Für Ihr Team ist das eine Grundlage, um vor Texteingaben dieselben Fragen zu stellen und KI-Ergebnisse bewusster zu kontrollieren. Die Schulung ersetzt keine individuelle Prüfung von Verträgen, Berufsgeheimnissen oder der konkreten Datenverarbeitung Ihres Betriebs.

Häufige Fragen

Reicht ein Kürzel statt des Namens?

Nicht unbedingt: Ein Kürzel kann zusammen mit Ort, Funktion oder einem besonderen Ereignis weiterhin auf eine Person hinweisen. Prüfen Sie den gesamten Zusammenhang und entfernen Sie nicht benötigte Merkmale.

Ist ein öffentlich auffindbarer Text immer unproblematisch?

Öffentlich auffindbar bedeutet nicht automatisch beliebig verwendbar. Prüfen Sie den Zweck, mögliche Rechte am Inhalt und die betrieblichen Vorgaben. Für Rechtsfragen zu einer konkreten Nutzung ist eine fachliche Prüfung sinnvoll.

Was mache ich nach einer versehentlichen Eingabe?

Melden Sie den Vorgang zeitnah über den vorgesehenen internen Weg und halten Sie fest, was wohin übermittelt wurde. Die verantwortliche Stelle klärt die weiteren Massnahmen und mögliche Pflichten. Laden Sie zur Erklärung des Vorfalls keine zusätzlichen vertraulichen Unterlagen hoch.