Wie schreibe ich mit KI eine einfache E-Mail?

Das Problem

Sie wissen genau, was Sie sagen wollen: Die Rechnung stimmt nicht, der Termin passt nicht, Sie brauchen noch ein Dokument. Aber beim Schreiben hapert es. Wie fange ich an? Klingt das zu fordernd? Ist es zu lang?

So sitzt man schnell zwanzig Minuten an fünf Sätzen. Oder man schickt eine knappe Nachricht, die beim Gegenüber anders ankommt als gemeint. Bei Kundschaft, Vermietern oder Vorgesetzten kann das unangenehm werden.

Eine KI ist gut darin, aus ein paar Stichworten einen höflichen, klaren Entwurf zu machen. Den Inhalt und die Verantwortung behalten Sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ihr Anliegen in einem Satz notieren. Zum Beispiel: «Ich möchte den Termin vom Donnerstag auf nächste Woche verschieben.» Das ist der Kern der Mail.
2. Die Empfängerin beschreiben. Wer ist es, wie gut kennen Sie sich, Sie oder Du? «Langjährige Kundin, wir siezen uns.»
3. Die Fakten auflisten. Daten, Beträge, Rechnungsnummern, Alternativtermine. Die KI kann diese nicht wissen und erfindet sonst Platzhalter oder, schlimmer, falsche Angaben.
4. Die Vorlage unten in den KI-Chat kopieren und ausfüllen. Senden Sie sie ab.
5. Den Entwurf laut lesen. Würden Sie so sprechen? Wenn ein Satz fremd klingt, schreiben Sie: «Satz 2 klingt zu steif, bitte natürlicher.» Mehr Möglichkeiten zum Ton finden Sie unter Wie formuliere ich einen Text mit KI freundlicher?.
6. In Ihr Mailprogramm übernehmen. Kopieren Sie den Text in Outlook oder Ihr Mailprogramm. Ergänzen Sie dort Name, Anrede und Signatur.
7. Fakten ein letztes Mal prüfen. Stimmen Datum, Betrag, Name und Betreff? Erst dann auf «Senden» klicken.

Vorlage zum Kopieren

Schreibe eine kurze E-Mail.
An: [wer, z. B. Lieferant, Kundin, Vermieterin] – wir [siezen/duzen] uns, Beziehung: [z. B. langjährig, erster Kontakt].
Mein Anliegen: [was Sie erreichen möchten, in einem Satz].
Wichtige Fakten: [Daten, Beträge, Nummern, Alternativen].
Ton: [z. B. freundlich und bestimmt].
Länge: höchstens [Anzahl] Sätze.
Schweizer Schreibweise: immer ss, nie Eszett. Schlage auch einen kurzen Betreff vor.
Erfinde keine zusätzlichen Fakten. Wo etwas fehlt, setze [eckige Klammern].

Ersetzen Sie die Klammern durch Ihre Angaben; Felder, die nicht passen, lassen Sie einfach weg.

Typische Mails und was hineingehört

Eine ausführlichere Vorlage mit Varianten finden Sie bei E-Mail schreiben mit KI: Vorlage.

Worauf Sie achten müssen

• Keine vertraulichen Inhalte in öffentliche KI-Chats. Gesundheitsangaben, Lohnfragen oder Konflikte mit Namen gehören nicht hinein. Schreiben Sie «Mitarbeiter A» und ergänzen Sie den Namen erst in Ihrem Mailprogramm.
• Erfundene Details erkennen. Wenn im Entwurf plötzlich ein Datum oder eine Zusage steht, die Sie nicht genannt haben, löschen Sie sie. Die KI füllt Lücken gern mit plausiblen Annahmen.
• Floskeln reduzieren. KI-Texte beginnen oft mit «Ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie wohl». Das klingt in der Schweiz ungewohnt. Streichen Sie solche Sätze oder sagen Sie: «Ohne Floskeln.»
• Schweizer Schreibweise. Viele Modelle schreiben standardmässig nach deutschen Regeln mit dem Eszett, dem scharfen S. In der Schweiz ist «ss» üblich, etwa bei «Grüsse» oder «gross». Verlangen Sie das ausdrücklich, wie in der Vorlage.
• Rechtlich heikle Mails. Bei Kündigungen, Mahnungen mit Folgen oder Streitigkeiten lassen Sie den Text von einer Fachperson ansehen, bevor Sie ihn senden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Rossi führt einen kleinen Coiffeursalon in Bellinzona und schreibt Geschäftsmails auf Deutsch an ihren Lieferanten in der Deutschschweiz. Eine Lieferung Haarfarbe ist unvollständig angekommen.

Vorher: Sie schreibt: «Lieferung falsch. Bitte schicken.» Der Lieferant fragt zurück, was genau fehlt, und es vergehen zwei Tage.

Nachher: Sie füllt die Vorlage aus: an den Lieferanten, wir siezen uns, Lieferung vom 3. Oktober, Lieferschein-Nr. [Nummer], es fehlen 6 Tuben Farbton 7.1, bitte Nachlieferung bis Ende Woche, freundlich und bestimmt. Die KI schreibt fünf klare Sätze mit Betreff «Unvollständige Lieferung vom 3. Oktober». Frau Rossi ergänzt die Lieferscheinnummer und sendet ab. Der Lieferant bestätigt noch am selben Tag.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Entwürfe für berufliche E-Mails sicherer erstellen und prüfen möchten, üben Sie dies in den Kursen zur Bürokommunikation unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Sie behandeln auch Meetings, Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace.

Häufige Fragen

Kann ich die KI direkt in Outlook nutzen?

Je nach Lizenz Ihres Betriebs ist in Outlook ein KI-Assistent wie Microsoft Copilot eingebaut. Ob er bei Ihnen verfügbar und erlaubt ist, klären Sie mit der Person, die bei Ihnen die IT betreut.

Merkt die Empfängerin, dass die Mail mit KI geschrieben wurde?

Manchmal, vor allem an typischen Floskeln oder einem sehr glatten Stil. Wenn Sie den Entwurf in Ihre eigenen Worte bringen und persönliche Details ergänzen, wirkt er natürlich.

Kann die KI auch auf eine erhaltene E-Mail antworten?

Ja. Fügen Sie die erhaltene Mail ohne persönliche Angaben ein und schreiben Sie dazu, was Sie antworten möchten. Die KI bezieht sich dann auf den Inhalt der ursprünglichen Nachricht.