Wie erstelle ich Prompt-Vorlagen mit ausfüllbaren Feldern?

Das Problem

Sie haben einen Prompt, der für eine Offertbegleitmail hervorragend funktioniert hat. Nun möchten Sie ihn für den nächsten Kunden verwenden. Sie kopieren ihn, tauschen den Namen aus und senden ab. Die KI schreibt eine freundliche Mail, in der aber noch der Name des letzten Kunden an einer Stelle und der alte Preis im Text stehen. Das ist peinlich und kann Folgen haben.

So etwas passiert, wenn Vorlage und konkrete Angaben vermischt sind. Beim Kopieren übersieht man leicht eine Stelle. Wer mehrere Angaben ändern muss, riskiert Fehler.

Mit klaren Platzhaltern vermeiden Sie das. Eine Vorlage zeigt auf einen Blick, was Sie ersetzen müssen, und Sie können sie gefahrlos wiederverwenden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einen gelungenen Prompt wählen: Nehmen Sie einen Prompt, der gut funktioniert hat, und kopieren Sie ihn in ein Dokument.
2. Wechselndes markieren: Gehen Sie Satz für Satz durch und markieren Sie, was sich beim nächsten Mal ändert: Namen, Daten, Beträge, Orte, Anlass, Ton.
3. Eckige Klammern setzen: Ersetzen Sie jede wechselnde Angabe durch einen Platzhalter, etwa [Name der Kundin].
4. Hinweis ergänzen: Schreiben Sie in die Klammer, was gemeint ist und wie die Angabe aussehen soll: [Datum im Format TT.MM.JJJJ]. Das hilft Ihnen und Ihrem Team.
5. Auswahlmöglichkeiten angeben: Wenn es nur wenige Optionen gibt, nennen Sie sie: [Ton: freundlich / sachlich / formell].
6. Pflicht und Option trennen: Kennzeichnen Sie Angaben, die immer nötig sind, und solche, die weggelassen werden dürfen. Ein einfaches Zeichen genügt, zum Beispiel ein Stern für Pflichtfelder.
7. Prüfregel festlegen: Vor dem Absenden suchen Sie im Text nach «[». Wenn eine Klammer übrig ist, fehlt noch etwas.
8. Testen: Füllen Sie die Vorlage mit einem erfundenen Fall aus und prüfen Sie das Ergebnis. Speichern Sie die Vorlage danach in Ihrer Bibliothek, siehe Prompt-Bibliothek aufbauen.

Vorlage zum Kopieren

Dieses Muster zeigt, wie eine fertige Vorlage mit Platzhaltern, Hinweisen und Prüfregel aussieht:

Schreibe eine kurze E-Mail an [Anrede und Name*, z. B. Frau Meier] zur Offerte [Offertnummer*] für [Leistung*, z. B. Neubau Gartenmauer].
Ton: [freundlich / sachlich / formell].
Enthalten sein sollen: der Hinweis, dass die Offerte bis [Datum, TT.MM.JJJJ*] gültig ist, und das Angebot für ein Gespräch ([Telefonnummer oder Link, optional]).
Erwähne keine Preise, die nicht oben stehen. Wenn eine Angabe in eckigen Klammern fehlt, frage nach, statt zu raten.
Länge: [höchstens 120 Wörter].
(Prüfregel vor dem Absenden: Suche im Text nach «[». * = Pflichtfeld.)

Die Zeile am Ende dient nur Ihnen. Sie können sie auch in der Ablage belassen und beim Absenden löschen. Die Aufforderung «frage nach, statt zu raten» schützt davor, dass die KI fehlende Angaben erfindet.

Worauf Sie achten müssen

• Offene Klammern: Prüfen Sie vor dem Absenden, ob alle Platzhalter ausgefüllt sind. Eine übrig gebliebene Klammer erscheint sonst im Ergebnis, siehe Platzhalter in der KI-Ausgabe.
• Keine vertraulichen Daten in der Vorlage: Die Vorlage enthält nur Platzhalter. Die echten Angaben tippen Sie erst ein, wenn es der Datenschutz erlaubt. Siehe E-Mails anonymisieren.
• Zu viele Platzhalter: Wenn die Vorlage nur noch aus Klammern besteht, ist sie unübersichtlich. Fünf bis acht sind genug.
• Unklare Hinweise: «[Datum]» ist mehrdeutig. Schreiben Sie das Format dazu.
• Fehlende Angaben: Wenn Sie nicht alles wissen, lassen Sie die KI nachfragen, statt sie raten zu lassen.
• Versionen: Wenn Sie die Vorlage ändern, vermerken Sie Datum und Version. Siehe Prompt-Versionen verwalten.
• Teamnutzung: Wenn mehrere Personen die Vorlage nutzen, einigen Sie sich auf eine einheitliche Schreibweise der Platzhalter.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin einer Malerfirma in Lenzburg schickt wöchentlich Begleitmails zu Offerten.

Vorher: Sie kopiert die letzte Mail, tauscht Namen und Daten von Hand aus und übersieht dabei einmal die Adresse des alten Objekts. Der Kunde ruft verwirrt an.

Nachher: Sie baut eine Vorlage mit sieben Platzhaltern, jeweils mit Format und Beispiel in der Klammer. Vor dem Absenden sucht sie nach «[». Zwei Pflichtfelder kennzeichnet sie mit einem Stern. Der Fehler tritt nicht mehr auf, und eine neue Kollegin kann die Vorlage ohne Einführung nutzen.

Die Vorlage liegt in der gemeinsamen Ablage, mit dem Vermerk «keine Kundendaten im Chat, nur Platzhalter ersetzen und Ergebnis prüfen».

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Prompts so gestalten möchte, dass sie wiederverwendbar und zuverlässig sind, findet im Kurs Prompt Engineering von absofort eine passende Grundlage. Laut Beschreibung geht es um das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, um das Überarbeiten von Prompts und um ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Prozess, mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Welche Klammern soll ich verwenden?

Eckige Klammern sind üblich und gut sichtbar. Wichtig ist, dass Sie im ganzen Team dieselbe Schreibweise nutzen und im Text sonst keine eckigen Klammern vorkommen.

Kann ich Vorlagen auch in Excel ausfüllen?

Ja. Sie können die Angaben in Zellen eintragen und den fertigen Prompt mit Verkettung zusammensetzen lassen. Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es kopieren.

Wie viele Platzhalter sind sinnvoll?

So viele wie nötig, so wenige wie möglich. Fünf bis acht sind übersichtlich, mehr überfordert.

Was, wenn die KI Platzhalter stehen lässt?

Das kann passieren. Bitten Sie sie, nicht ausgefüllte Platzhalter zu markieren und nachzufragen. Prüfen Sie das Ergebnis immer auf offene Klammern.