Wie stelle ich der KI Fragen zu einem eigenen Dokument?

Das Problem

Sie haben ein dickes Dokument vor sich: die Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines neuen Lieferanten, das Reglement der Pensionskasse, das Handbuch der neuen Kassensoftware oder die Statuten des Vereins. Lesen müssen Sie es nicht ganz. Sie brauchen nur Antworten auf drei, vier konkrete Fragen.

Mit der Suchfunktion (Ctrl+F) kommen Sie nicht weit, weil Sie nicht wissen, welches Wort im Dokument steht. Steht dort «Kündigung», «Auflösung» oder «Beendigung»? Und die Antwort ist oft über mehrere Stellen verteilt.

Eine KI kann ein Dokument nach Bedeutung durchsuchen, nicht nur nach Wörtern. Das Risiko: Sie antwortet manchmal aus ihrem allgemeinen Wissen statt aus Ihrem Dokument, und das klingt genauso überzeugend. Deshalb brauchen Sie einen Auftrag, der Belege verlangt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen, ob das Dokument in die KI darf. Öffentliche Dokumente wie AGB oder Merkblätter sind meist unproblematisch. Bei internen Unterlagen, Verträgen mit Personendaten oder Geschäftsgeheimnissen klären Sie zuerst, welcher KI-Dienst im Betrieb dafür erlaubt ist.
2. Einen neuen Chat öffnen und die Datei hochladen. Klicken Sie auf das Büroklammer- oder Plus-Symbol und wählen Sie die Datei aus. Gängig sind PDF- und Word-Dateien. Klappt das nicht, hilft Warum kann die KI meine Datei nicht lesen?.
3. Die Spielregeln festlegen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Sie verlangt, dass die KI nur aus dem Dokument antwortet und Belege liefert.
4. Eine Frage nach der anderen stellen. Konkrete Fragen funktionieren besser als «Was steht drin?». Zum Beispiel: «Wie lange ist die Kündigungsfrist und ab wann gilt sie?»
5. Jedes Zitat im Original nachschlagen. Kopieren Sie ein Stück des Zitats und suchen Sie es mit Ctrl+F im Dokument. Findet die Suche nichts, ist Vorsicht geboten. Mehr dazu unter Wie prüfe ich, ob ein KI-Zitat im Original steht?.
6. Nach Ausnahmen fragen. «Gibt es im Dokument Ausnahmen oder Sonderregeln zu dieser Frist?» Wichtige Einschränkungen stehen oft weit entfernt von der Hauptregel.
7. Ergebnis notieren. Halten Sie Frage, Antwort und Fundstelle fest, etwa in einer kurzen Tabelle. So können Sie später darauf zurückgreifen, ohne erneut zu fragen.

Vorlage zum Kopieren

Ich habe dir das Dokument [Name des Dokuments] hochgeladen.
Regeln für alle folgenden Antworten:
1. Antworte nur mit Informationen aus diesem Dokument, nicht aus deinem allgemeinen Wissen.
2. Belege jede Antwort mit einem kurzen wörtlichen Zitat und der Fundstelle (Seite, Kapitel oder Artikel).
3. Wenn die Antwort nicht im Dokument steht, schreib: «Dazu steht im Dokument nichts.»
4. Wenn das Dokument mehrdeutig ist, zeig mir beide Stellen.
5. Antworte in einfachen Worten, ich bin keine Fachperson.

Meine erste Frage: [Ihre Frage]

Ersetzen Sie Dokumentname und Frage; die Regeln gelten für den ganzen Chat, Sie müssen sie also nur einmal schreiben.

Gute und schwache Fragen

Warum die Einschränkung auf das Dokument so wichtig ist, erläutert Nur bereitgestellte Informationen nutzen.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Zitate. Auch mit klarer Anweisung kann eine KI ein Zitat leicht verändern oder ganz erfinden. Darum die Stichprobe mit Ctrl+F.
• Lange Dokumente. Die Menge Text, die eine KI gleichzeitig berücksichtigen kann, ist begrenzt. Bei sehr langen Unterlagen kann sie Stellen übersehen. Fragen Sie bei wichtigen Punkten zusätzlich: «Gibt es weitere Stellen dazu?»
• Tabellen und Scans. Werte aus Tabellen oder eingescannten Seiten werden öfter falsch gelesen. Prüfen Sie Zahlen besonders sorgfältig.
• Keine Rechtsberatung. Wenn es um Verträge, Reglemente oder Rechtsfolgen geht, hilft die KI beim Finden und Verstehen. Wie eine Klausel in Ihrem Fall auszulegen ist, klärt eine Fachperson.
• Datenschutz und Vertraulichkeit. Laden Sie keine Dokumente mit fremden Personendaten oder Betriebsgeheimnissen in Dienste hoch, die Ihr Betrieb dafür nicht freigegeben hat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Steiner führt ein kleines Blumengeschäft in Zug. Sie überlegt, ein neues Kassensystem zu mieten, und hat die 22-seitigen Vertragsbedingungen als PDF erhalten.

Vorher: Sie liest die ersten Seiten, verliert sich in Definitionen und unterschreibt fast, ohne die Laufzeit genau zu kennen.

Nachher: Sie lädt das PDF hoch, setzt die Regeln aus der Vorlage und fragt nacheinander: Wie lange ist die Mindestlaufzeit? Wie kündige ich? Was kostet ein Ersatzgerät? Die KI nennt eine Mindestlaufzeit mit Zitat aus Artikel 7 und weist auf eine automatische Verlängerung in Artikel 12 hin. Frau Steiner findet beide Stellen mit Ctrl+F, markiert sie und fragt beim Anbieter nach, ob die automatische Verlängerung gestrichen werden kann.

So hilft Ihnen Alpasana

Unterlagen gezielt befragen ist eine Kernaufgabe im Büroalltag. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben auf absofort finden Sie Kurse, die solche Aufgaben praktisch üben, etwa zur Bürokommunikation oder zur nicht-juristischen Strukturierung von Vertragsdokumenten. Sie lernen dort auch, wann ein Ergebnis eine fachliche Prüfung braucht.

Wer im Betrieb viele eigene Dokumente mit KI durchsuchbar machen möchte, kann mit Alpasana zudem über eine KI-Beratung und digitale Transformation sprechen. Dort geht es um Prozesse, KI-Potenziale und einen Umsetzungsplan.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen?

Bei vielen Diensten ja. Verlangen Sie dann, dass die KI bei jeder Antwort angibt, aus welchem Dokument das Zitat stammt. Sonst vermischen sich die Quellen leicht.

Bleibt mein Dokument beim KI-Anbieter gespeichert?

Das hängt vom Dienst und von Ihren Einstellungen ab. Viele speichern hochgeladene Dateien zusammen mit dem Chat. Lesen Sie die Datenschutzhinweise des Anbieters und löschen Sie Chats, die Sie nicht mehr brauchen.

Was ist der Unterschied zu einer Zusammenfassung?

Eine Zusammenfassung gibt einen Überblick über das Ganze. Gezielte Fragen holen einzelne Antworten heraus. Wie Sie einen Überblick erstellen, zeigt Wie fasse ich einen langen Text mit KI zusammen?.