Wie fasse ich einen langen Text mit KI zusammen?

Das Problem

Auf Ihrem Tisch liegt ein Bericht mit 25 Seiten, das Rundschreiben des Branchenverbands oder ein langer E-Mail-Verlauf, den Sie übernommen haben. Sie sollen wissen, was drinsteht, haben aber keine Stunde Zeit zum Lesen.

Einfach überfliegen ist riskant. Gerade die wichtigen Dinge stehen oft nicht in der Einleitung, sondern auf Seite 17 in einem Nebensatz: eine neue Frist, eine Ausnahme, eine Preisänderung.

Eine KI kann lange Texte in Sekunden verdichten. Aber eine schlecht beauftragte KI liefert eine glatte Zusammenfassung, die genau diesen Nebensatz weglässt. Der Trick liegt darin, ihr zu sagen, was für Sie wichtig ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Den Text bereitstellen. Kurze Texte kopieren Sie direkt ins Eingabefeld. Längere Dokumente laden Sie bei vielen Diensten über das Büroklammer- oder Plus-Symbol als Datei hoch, etwa als PDF oder Word-Datei. Wenn eine Datei nicht gelesen wird, hilft Warum kann die KI meine Datei nicht lesen?.
2. Vertrauliches vorher entfernen. Ersetzen Sie Namen, Adressen und interne Zahlen, wenn der Text nicht ohnehin öffentlich ist. Bei Firmenunterlagen klären Sie, welcher KI-Dienst im Betrieb erlaubt ist.
3. Den Zweck nennen. «Ich muss morgen meiner Chefin in zwei Minuten berichten» ergibt eine andere Zusammenfassung als «Ich muss wissen, ob wir etwas tun müssen».
4. Länge und Form festlegen. Zum Beispiel: «Fünf Stichpunkte, je höchstens zwei Sätze.» Ohne Vorgabe wird die Zusammenfassung oft fast so lang wie der Text.
5. Prioritäten vorgeben. Sagen Sie, was auf keinen Fall fehlen darf: Fristen, Kosten, Pflichten, Änderungen gegenüber früher.
6. Fundstellen verlangen. Bitten Sie um eine Seitenzahl, einen Abschnitt oder ein kurzes wörtliches Zitat zu jedem Punkt. So können Sie nachprüfen. Eine ausführliche Vorlage dafür finden Sie unter Zusammenfassung mit Seitenangaben.
7. Nach Lücken fragen. Schreiben Sie im Anschluss: «Welche Punkte im Text hast du weggelassen, die für mich trotzdem wichtig sein könnten?»
8. Stichprobe im Original. Schlagen Sie zwei bis drei Punkte im Original nach, besonders alle Zahlen und Daten. Stimmen sie, steigt das Vertrauen in den Rest.

Vorlage zum Kopieren

Fasse den folgenden Text zusammen.
Zweck: [wofür Sie die Zusammenfassung brauchen, z. B. kurzer Bericht an die Geschäftsleitung].
Form: [z. B. 5 Stichpunkte, je höchstens 2 Sätze].
Auf keinen Fall weglassen: [z. B. Fristen, Kosten, neue Pflichten, Änderungen gegenüber bisher].
Nenne zu jedem Punkt die Fundstelle (Seite oder Abschnitt).
Verwende nur Informationen aus dem Text. Wenn etwas unklar ist, schreib «unklar im Text».
Liste am Schluss separat auf, was wir konkret tun müssen.

Text:
[Text einfügen oder Datei hochladen]

Passen Sie Zweck, Form und die Liste der unverzichtbaren Punkte an Ihren Text an; die letzte Zeile streichen Sie, wenn es nur um Information geht.

Welche Art Zusammenfassung brauchen Sie?

Worauf Sie achten müssen

• Auslassungen sind das grösste Risiko. Die KI erfindet in Zusammenfassungen seltener ganze Aussagen, lässt aber leicht Wichtiges weg oder verallgemeinert Einschränkungen. Typische Warnzeichen beschreibt Wie erkenne ich wichtige Lücken in einer KI-Zusammenfassung?.
• Zahlen und Daten immer nachprüfen. Beträge, Prozentangaben, Daten und Paragrafen können beim Verdichten verrutschen.
• Sehr lange Dokumente. Jeder Dienst kann nur eine begrenzte Textmenge auf einmal berücksichtigen, das sogenannte Kontextfenster. Bei sehr langen Unterlagen kann die Mitte schlechter berücksichtigt werden. Teilen Sie lange Dokumente notfalls in Kapitel auf.
• Gescannte Dokumente. Ist ein PDF nur ein Bild einer Seite, muss die KI den Text erst erkennen. Dabei können Fehler entstehen, etwa bei Tabellen oder kleiner Schrift.
• Datenschutz. Verträge, Personaldossiers oder Kundenkorrespondenz gehören nur in einen KI-Dienst, den Ihr Betrieb dafür freigegeben hat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Huber arbeitet im Sekretariat einer Gärtnerei im Zürcher Oberland. Der kantonale Branchenverband verschickt ein 18-seitiges Merkblatt zu neuen Vorgaben für Pflanzenschutzmittel.

Vorher: Frau Huber liest die ersten zwei Seiten, legt das Merkblatt beiseite und hofft, dass der Chef es liest.

Nachher: Sie lädt das PDF hoch und schreibt: «Fasse zusammen, was ein kleiner Gärtnereibetrieb bis wann tun muss. Mit Seitenangaben. Nur Informationen aus dem Dokument.» Die KI liefert sechs Punkte mit Fristen. Auf Nachfrage nach Lücken nennt sie zusätzlich eine Ausnahmeregelung für Kleinbetriebe auf Seite 14. Frau Huber prüft die Fristen im Original, legt dem Chef eine halbe Seite auf den Tisch und markiert die zwei Termine in der Agenda.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Kann die KI auch einen Text auf einer Internetseite zusammenfassen?

Einige Dienste können Internetseiten aufrufen, wenn Sie den Link einfügen. Ob das klappt, hängt vom Dienst und von der Seite ab. Sicherer ist es, den Text selbst zu kopieren und einzufügen.

Wie lang darf der Text sein?

Das hängt vom Dienst und vom gewählten Modell ab und ändert sich laufend. Viele heutige Dienste verarbeiten problemlos Dokumente mit Dutzenden Seiten. Merkt die KI sich wichtige Teile nicht mehr, teilen Sie den Text auf.

Darf ich die Zusammenfassung so weitergeben?

Als interne Arbeitshilfe meist ja, nach Ihrer Prüfung. Wenn Sie sie offiziell weitergeben, sollte klar sein, dass es eine Zusammenfassung ist und das Original massgebend bleibt.