Ausgaben mit KI für eine Übersicht kategorisieren

Das Problem

Sie haben eine Liste mit Ausgaben des Vereins, der Abteilung oder des Haushalts: Hunderte Zeilen mit Datum, Betrag und einem Text wie «Coop Zofingen», «SBB Billett», «Druckerpatronen», «Mitgliederversammlung Apéro». Für den Jahresabschluss oder das Budget brauchen Sie eine Übersicht nach Kategorien: Material, Reisen, Verpflegung, Büro. Von Hand dauert das Stunden.

KI kann Freitexte erstaunlich gut zuordnen. Doch es gibt Fallen: Die KI erfindet Kategorien, ordnet gleiche Texte unterschiedlich zu, oder sie rät bei unklaren Einträgen, ohne das zu sagen. Dann stimmt die Übersicht nicht, und niemand weiss warum.

Mit festen Kategorien, Regeln für Zweifelsfälle und einer Kontrolle erhalten Sie eine Zuordnung, die Sie nachvollziehen können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck klären: Wofür brauchen Sie die Übersicht? Budgetvergleich, Abschluss, interne Information? Die Kategorien richten sich nach dem Zweck.
2. Kategorien festlegen: Schreiben Sie eine feste Liste von acht bis zwölf Kategorien auf, mit Beispielen für jede. Ergänzen Sie «Sonstiges/unklar».
3. Regeln für Sonderfälle: Gemischte Einkäufe, private und geschäftliche Ausgaben, Anlagen oder Verbrauchsmaterial. Notieren Sie, wie diese zugeordnet werden.
4. Datenschutz prüfen: Buchungstexte enthalten oft Namen und Kontonummern. Entfernen Sie sie oder arbeiten Sie nur mit einem Ausschnitt.
5. Kleine Probe: Geben Sie zuerst 20 Zeilen ein, die Sie selbst schon zugeordnet haben. Vergleichen Sie.
6. Prompt anpassen: Wenn die KI Fehler macht, schärfen Sie die Regeln oder fügen Sie Beispiele hinzu, siehe Beispiele im Prompt verwenden.
7. Gesamte Liste in Blöcken bearbeiten: Etwa 50 bis 100 Zeilen pro Auftrag, damit Fehler überschaubar bleiben.
8. Ausgabe für Excel verlangen: Mit klaren Spalten, siehe Ausgabe für Excel.
9. Zweifelsfälle von Hand klären: Prüfen Sie alle als «unklar» markierten Zeilen.
10. Summen prüfen: Rechnen Sie in Excel mit einer Pivot-Tabelle oder SUMMEWENN nach, und vergleichen Sie die Gesamtsumme mit der Originalliste.

Vorlage zum Kopieren

Ordne die folgenden Ausgaben einer Kategorie zu.
Erlaubte Kategorien (nur diese verwenden):
1. Büromaterial (z. B. Papier, Toner, Stifte)
2. Reisen (z. B. Billette, Parkgebühren)
3. Verpflegung (z. B. Apéro, Kaffee, Mittagessen)
4. IT und Software (z. B. Lizenzen, Geräte)
5. Miete und Nebenkosten
6. Versicherungen und Gebühren
7. Sonstiges/unklar
Regeln: Gemischte Einkäufe → «Sonstiges/unklar». Private Hinweise → «Sonstiges/unklar». Erfinde keine neuen Kategorien.
Ausgabe: Eine Zeile pro Eintrag, Spalten durch Semikolon getrennt, im Codeblock:
Zeilennummer;Text;Kategorie;Sicherheit (hoch/mittel/gering);Kurzbegründung
Ändere weder Text noch Zeilennummer. Setze «gering», wenn du raten musst.
Zeilen: [Zeilennummer; Text, z. B. 1; Coop Zofingen]

Passen Sie die Kategorien an Ihr Konto- oder Budgetschema an. Beträge brauchen Sie in der Zuordnung nicht, so bleiben die Daten sparsam.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Kategorien: Beschränken Sie die Auswahl ausdrücklich auf Ihre Liste.
• Uneinheitliche Zuordnung: Gleiche Texte sollten gleich eingeordnet werden. Prüfen Sie das mit einem Filter auf identische Texte.
• Raten bei Unklarem: Verlangen Sie die Sicherheitsangabe und prüfen Sie alle unsicheren Zeilen.
• Kein Ersatz für Buchhaltung: Für verbindliche Buchungen gelten Kontenplan, Belege und Vorgaben. Lassen Sie die Zuordnung von der verantwortlichen Person prüfen.
• Datenschutz: Buchungstexte können Personen betreffen (Spenden, Lohn, Rückerstattungen). Nur in freigegebenen Werkzeugen und anonymisiert bearbeiten.
• Beträge: Übernehmen Sie Beträge nicht von der KI, sondern verknüpfen Sie die Kategorie in Excel mit den Originalbeträgen über die Zeilennummer.
• Verzerrung: Die KI kennt Ihren Verein oder Betrieb nicht. «Kiosk» kann Verpflegung oder Einnahmen sein. Geben Sie Hintergrund.
• Steuerliche Fragen: Abzugsfähigkeit oder Mehrwertsteuer klären Sie mit Fachpersonen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Kassierin eines Turnvereins in Frauenfeld hat eine Ausgabenliste mit 340 Zeilen und möchte für die Generalversammlung eine Übersicht nach sieben Kategorien erstellen.

Vorher: Sie ordnet von Hand zu, braucht zwei Abende und macht Fehler bei ähnlichen Texten wie «Migros Material» und «Migros Verpflegung».

Nachher: Sie legt sieben Kategorien mit Beispielen fest und gibt der KI zunächst 25 bereits zugeordnete Zeilen zur Probe. Die Treffer stimmen zu 22 Zeilen, sie ergänzt zwei Regeln. Dann verarbeitet sie die Liste in Blöcken ohne Namen. Rund 30 Zeilen sind als unklar markiert, die sie selbst klärt. Mit SUMMEWENN prüft sie die Summen pro Kategorie, die Gesamtsumme stimmt mit der Originalliste überein.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, Ausgaben, Belege und Tabellen mit KI sorgfältig aufzubereiten, bietet absofort KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Laut Beschreibung gehören die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie Qualitätsprüfung dazu, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Muss ich der KI die Beträge geben?

Nicht für die Zuordnung. Mit der Zeilennummer verknüpfen Sie Kategorie und Betrag später in Excel selbst. Das schützt Daten und verhindert Rechenfehler.

Wie viele Kategorien sind sinnvoll?

Acht bis zwölf. Zu viele machen die Übersicht unübersichtlich, zu wenige verwischen Unterschiede.

Was mache ich mit regelmässigen Ausgaben, die immer gleich heissen?

Legen Sie dafür eine feste Zuordnungsliste an («Text enthält … → Kategorie»). Das ist zuverlässiger als jedes Mal die KI zu fragen. Siehe Excel-Formeln mit KI.

Kann die KI das auch direkt in Excel?

Manche Werkzeuge bieten Funktionen dafür, etwa Copilot in Excel, siehe Freitext kategorisieren mit Copilot. Die Prüfregeln bleiben dieselben.