Tabellen auf Lücken und unplausible Werte prüfen mit KI

Das Problem

Sie möchten eine Tabelle auswerten: Umsätze, Stunden, Bestellungen, Messwerte. Bevor Sie Summen und Diagramme bilden, sollten Sie wissen, ob die Daten stimmen. In vielen Tabellen fehlen Angaben, stehen Werte doppelt oder wurden falsch eingetippt: ein Betrag mit einer Null zu viel, ein Datum im falschen Jahr, eine negative Menge.

Solche Fehler fallen oft erst auf, wenn ein Ergebnis seltsam aussieht, oder gar nicht. Dann führen falsche Zahlen zu falschen Entscheiden. Der Aufwand, hunderte Zeilen von Hand zu prüfen, ist gross.

Eine KI kann beim Prüfen helfen: Sie nennt Prüfpunkte, schlägt Formeln für Excel vor und weist auf Auffälligkeiten hin. Was tatsächlich fehlerhaft ist, entscheiden Sie, denn Sie kennen den Hintergrund der Daten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Kopie anlegen: Arbeiten Sie nie an der einzigen Fassung.
2. Zweck der Daten klären: Wofür wird die Tabelle gebraucht? Davon hängt ab, welche Fehler wichtig sind.
3. Struktur beschreiben: Spalten, Datentypen, erwartete Wertebereiche (zum Beispiel «Menge: ganze Zahl, 1 bis 500»), Pflichtfelder.
4. Prüfpunkte mit KI sammeln: Lassen Sie eine Checkliste für Ihre Tabelle entwerfen, mit Formeln für Excel. Vertrauliche Inhalte lassen Sie dabei weg.
5. Fehlende Werte zählen: Mit =ANZAHLLEEREZELLEN(B2:B500) zählen Sie leere Zellen einer Spalte. Notieren Sie pro Spalte die Zahl.
6. Duplikate suchen: Mit bedingter Formatierung «Doppelte Werte» oder mit Formeln, siehe Duplikate prüfen.
7. Ausreisser erkennen: Sortieren Sie Spalten nach Grösse und sehen Sie sich Minimum und Maximum an (MIN, MAX). Stimmen die Grenzen mit Ihrer Erwartung überein?
8. Formate prüfen: Stehen Zahlen als Text? Sind Datumswerte echt? Siehe Datumsangaben vereinheitlichen.
9. Auffälligkeiten einzeln prüfen: Jede markierte Zeile klären Sie anhand der Quelle. Korrigieren Sie nur, was Sie belegen können.
10. Prüfprotokoll führen: Notieren Sie, was gefunden, was korrigiert, was offen blieb. So ist die Datenqualität dokumentiert.
11. Erst dann auswerten: Verwenden Sie die geprüfte Tabelle für Ihre Analyse.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte eine Excel-Tabelle vor der Auswertung auf Fehler prüfen.
Die Tabelle enthält (Struktur, keine echten Daten): [z. B. Spalten: Auftragsnummer (Text), Datum (Datum), Kunde (Text), Menge (ganze Zahl 1–500), Betrag in CHF (Zahl)].
Zeilen: etwa [Zahl]. Erwartete Besonderheiten: [z. B. Aufträge nur ab 2024, Menge nie 0].
Aufgaben:
1. Erstelle eine Prüfliste mit konkreten Prüfpunkten für diese Tabelle: fehlende Werte, doppelte Einträge,
   Wertebereiche, Formate (Text/Zahl/Datum), Plausibilität (z. B. Datum in der Zukunft).
2. Gib zu jedem Prüfpunkt eine Excel-Formel oder Funktion (deutsche Funktionsnamen) und erkläre sie in einem Satz.
3. Nenne, woran ich erkenne, ob ein auffälliger Wert ein Fehler oder eine echte Ausnahme ist.
4. Schlage ein einfaches Prüfprotokoll als Tabelle vor.
Wenn du dir bei einer Funktion nicht sicher bist, sage es. Rechne nichts selbst aus, ich habe dir keine echten Daten gegeben.

Ersetzen Sie die Strukturangaben. So erhalten Sie eine Prüfliste, ohne echte Daten weiterzugeben. Die Formeln testen Sie an wenigen Zeilen.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Alarme und übersehene Fehler: Auch eine KI-Prüfung ist unvollständig. Verlassen Sie sich nicht allein darauf.
• Nicht blind löschen: Ein Ausreisser kann ein Tippfehler oder ein echter Grossauftrag sein. Prüfen Sie die Quelle.
• Fehlende Werte unterschiedlich behandeln: Leer, 0 und «n/a» bedeuten Verschiedenes. Legen Sie fest, wie damit umzugehen ist.
• Verzerrte Auswertung: Wer Zeilen mit fehlenden Werten streicht, verändert das Ergebnis. Halten Sie fest, was ausgeschlossen wurde.
• Datenschutz: Tabellen enthalten oft Personendaten. Geben Sie nur die Struktur oder anonymisierte Ausschnitte in ein KI-Werkzeug.
• Funktionsnamen und Regionen: Excel-Funktionen heissen je nach Sprache anders, und Trennzeichen unterscheiden sich. Passen Sie Formeln an Ihre Version an.
• Originaldaten bewahren: Korrigieren Sie in einer Kopie und dokumentieren Sie Änderungen.
• Quelle prüfen: Der beste Test ist der Vergleich mit dem Beleg.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin der Geschäftsleitung einer Schreinerei in Burgdorf will aus einer Tabelle mit 800 Aufträgen die Durchschnittsdauer pro Auftrag ermitteln.

Vorher: Sie bildet den Durchschnitt und erhält 38 Tage, obwohl typische Aufträge zwei Wochen dauern. Sie wundert sich, aber verwendet die Zahl im Bericht.

Nachher: Mit der Prüfliste findet sie zwölf leere Enddaten, drei Aufträge mit Enddatum vor dem Startdatum und einen Auftrag mit 1'200 Tagen, bei dem ein Jahr falsch erfasst wurde. Sie klärt die Fälle anhand der Auftragsmappen, korrigiert in einer Kopie und notiert die Änderungen im Prüfprotokoll. Der Durchschnitt liegt danach bei 16 Tagen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, Tabellen vor der Auswertung sicher zu prüfen und KI dabei zu nutzen, bietet absofort KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Laut Beschreibung gehören Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen und Qualitätsprüfung dazu, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Wie viele fehlende Werte sind noch vertretbar?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Es hängt vom Zweck und davon ab, ob fehlende Werte zufällig oder systematisch sind. Dokumentieren Sie es und nennen Sie es im Ergebnis.

Soll ich fehlende Werte ersetzen?

Nur, wenn es einen sachlichen Grund gibt und Sie die Methode offenlegen. Besser ist meist, die Quelle zu klären.

Kann die KI die Fehler selbst korrigieren?

Sie kann Korrekturen vorschlagen. Korrigieren Sie nur in einer Kopie und nur, was Sie belegen können.

Welche Werkzeuge in Excel helfen?

Bedingte Formatierung, Filter, Pivot-Tabellen und einfache Funktionen wie MIN, MAX, ANZAHL, ANZAHLLEEREZELLEN. Auch Copilot kann helfen, siehe Auffällige Werte mit Copilot.