Wie erkläre ich der KI Spalten, Einheiten und leere Felder?

Das Problem

Sie kopieren eine Tabelle aus Excel in den Chat und fragen: «Welche Kunden haben im letzten Quartal am meisten bestellt?» Die Antwort passt nicht zu dem, was Sie wissen. Vielleicht hat die KI die Spalte «Betrag» als Stückzahl gelesen, leere Felder als «null Franken» gedeutet oder Datumsangaben mit dem Monat vor dem Tag verwechselt.

Für Sie ist die Tabelle selbstverständlich, weil Sie wissen, was «Menge», «VK» oder «Rab.» heisst. Die KI sieht nur Zeichen. Sie erkennt Muster, aber ohne Erklärung kennt sie weder Ihre Abkürzungen noch Ihre Einheiten noch den Grund, warum ein Feld leer ist. Dann rät sie, und das Raten fällt nicht auf, weil die Antwort sicher klingt.

Mit einem kurzen Datenblatt vor der Tabelle vermeiden Sie das. Es kostet fünf Minuten und spart Fehlinterpretationen, die später teuer werden können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Tabelle bereinigen: Entfernen Sie Spalten, die für die Frage unwichtig oder vertraulich sind, zum Beispiel Namen oder Kontonummern. Behalten Sie die Kopfzeile.
2. Zweck nennen: Schreiben Sie in einem Satz, was die Tabelle enthält und was Sie wissen wollen.
3. Spalten beschreiben: Nennen Sie für jede Spalte Bezeichnung, Bedeutung, Einheit und Format («Datum: TT.MM.JJJJ»).
4. Einheiten und Währung festlegen: «Beträge in CHF, ohne MWST», «Mengen in Stück», «Zeit in Stunden».
5. Leere Felder erklären: Sagen Sie, was eine leere Zelle bedeutet: «nicht erfasst», «nicht zutreffend» oder «null». Das macht einen grossen Unterschied.
6. Besonderheiten melden: Zeilen mit Summen, Zwischentotale oder Kommentare gehören markiert, sonst werden sie mitgezählt.
7. Aufgabe und Ausgabe festlegen: Nennen Sie die Frage, den Zeitraum und das gewünschte Format der Antwort. Bitten Sie um Angabe der Rechenschritte.
8. Stichprobe prüfen: Rechnen Sie zwei bis drei Ergebnisse selbst nach. Stimmen sie nicht, passen Sie das Datenblatt an und wiederholen Sie die Aufgabe.

Vorlage zum Kopieren

Ich gebe dir eine Tabelle. Hier zuerst die Beschreibung:
Inhalt: [z. B. Bestellungen des Jahres 2026 eines Handelsbetriebs].
Spalten:
- [Spalte 1]: [Bedeutung], Einheit/Format: [z. B. Datum TT.MM.JJJJ]
- [Spalte 2]: [Bedeutung], Einheit: [z. B. CHF ohne MWST]
- [Spalte 3]: [Bedeutung], Einheit: [z. B. Stück]
Leere Felder bedeuten: [nicht erfasst / nicht zutreffend / null]. Rechne leere Felder nicht als 0.
Besonderheiten: [z. B. Zeilen mit «Total» nicht mitzählen].

Tabelle:
[Tabelle einfügen]

Aufgabe: [Frage, Zeitraum].
Zeige die Rechenschritte, nenne die verwendeten Zeilen und weise auf unklare Stellen hin.
Erfinde keine Werte. Antworte in Deutsch (Schweiz).

Setzen Sie Ihre Spalten ein. Auch bei kleinen Tabellen lohnt sich das Datenblatt.

Worauf Sie achten müssen

• Zahlenformate: Schweizer Zahlen werden mit Apostroph oder Punkt getrennt, andere Länder nutzen Komma. Geben Sie das Format an, siehe Datums-, Zahlen- und Währungsformate vorgeben.
• Rechenfehler: Sprachmodelle können sich bei längeren Rechnungen irren. Lassen Sie Rechenschritte zeigen und prüfen Sie Stichproben, siehe Rechenaufgaben prüfbar formulieren.
• Grosse Tabellen: Sehr lange Tabellen werden unvollständig gelesen. Teilen Sie sie auf oder lassen Sie Auswertungen in Excel selbst rechnen.
• Leere Felder: Fehlende Werte sind eine häufige Fehlerquelle. Klären Sie, was sie bedeuten.
• Datenschutz: Tabellen mit Kunden- oder Personaldaten gehören nicht ungeprüft in externe KI-Werkzeuge. Anonymisieren Sie oder nutzen Sie Kennzahlen statt Einzelfällen.
• Interpretation: Auch eine korrekte Rechnung sagt nichts über Ursachen. Deutungen sind Hypothesen, keine Beweise.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Buchhalterin eines Gartencenters in Muri möchte wissen, welche Produktgruppen im Frühling den höchsten Deckungsbeitrag liefern.

Vorher: Sie fügt die Excel-Zeilen mit Spalten wie «Grp», «Menge», «EK», «VK» ein. Die KI behandelt «Menge» als Franken und rechnet leere Felder in «EK» als kostenlos. Das Ergebnis schmeichelt dem Sortiment.

Nachher: Sie ergänzt ein Datenblatt: «Grp = Produktgruppe, Menge in Stück, EK = Einkaufspreis pro Stück in CHF, VK = Verkaufspreis pro Stück in CHF ohne MWST, leere EK-Felder = noch nicht erfasst, nicht mitrechnen». Die KI weist auf 14 Zeilen ohne Einkaufspreis hin. Die Buchhalterin ergänzt die Werte und rechnet zwei Gruppen von Hand nach.

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Häufige Fragen

Muss ich jede Spalte erklären?

Die wichtigen auf jeden Fall, vor allem Abkürzungen, Einheiten und Spalten mit Besonderheiten. Selbsterklärende Spalten wie «Datum» brauchen höchstens das Format.

Kann die KI meine Excel-Datei direkt lesen?

Je nach Werkzeug ja. Auch dann hilft eine Beschreibung, und die Rechenergebnisse sollten Sie stichprobenweise kontrollieren.

Soll ich Berechnungen lieber in Excel machen?

Für exakte Summen und Auswertungen ist Excel verlässlicher. Die KI eignet sich gut, um Formeln vorzuschlagen oder Ergebnisse in Worte zu fassen. Prüfen Sie Formeln an Beispielen.

Wie gehe ich mit sehr vielen Zeilen um?

Fassen Sie vorab zusammen, zum Beispiel pro Monat oder Produktgruppe, und geben Sie der KI die verdichtete Tabelle. Eine Übersicht zur Darstellung bietet Antworten als Tabelle erhalten.