Wie gebe ich Datums-, Zahlen- und Währungsformate vor?

Das Problem

In einem Text, den die KI geschrieben hat, steht das Datum einmal als «10.10.2026», einmal als «10. Oktober 2026» und einmal als «2026-10-10». Beträge erscheinen als «1250 Fr.», «CHF 1.250,50» und «1,250.50 Franken». Jede Schreibweise ist für sich verständlich, aber im selben Dokument wirkt es schlampig, und bei Zahlen kann es gefährlich werden: «1.250» bedeutet in einem Land eintausendzweihundertfünfzig, im anderen eins Komma zwei fünf.

KI-Modelle wurden mit Texten aus aller Welt trainiert. Sie kennen viele Schreibweisen und wählen manchmal die falsche. Wenn Sie nichts vorgeben, ist die Wahl dem Zufall überlassen.

Mit einer kurzen Formatanweisung bekommen Sie einheitliche, zu Ihrer Region passende Angaben. Diese Seite zeigt, welche Formate Sie festlegen sollten und wie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Hausformat festlegen. Schreiben Sie auf, wie Ihr Betrieb Daten, Beträge und Zahlen darstellt. Orientieren Sie sich an Ihren bestehenden Briefen und Dokumenten.

1. Beispiele formulieren. Notieren Sie je ein Beispiel pro Angabe, zum Beispiel: Datum 10.10.2026, Betrag CHF 1’250.50, Prozent 7.7 %, Uhrzeit 14.30 Uhr.

1. Dezimal- und Tausendertrennung klären. In der Schweiz sind Dezimalpunkt und Apostroph als Tausendertrennzeichen üblich, in Deutschland und Österreich Dezimalkomma und Punkt als Tausendertrennzeichen. Wählen Sie die Variante Ihrer Zielgruppe.

1. Währung bestimmen. Entscheiden Sie, ob «CHF» vor oder nach dem Betrag steht und ob «Fr.» zulässig ist. Bei Kundschaft in der EU kann «EUR» nötig sein.

1. Im Prompt festhalten. Fügen Sie die Formate mit Beispielen in den Prompt ein und verlangen Sie, dass sie im gesamten Text gelten.

1. Umrechnen verbieten. Schreiben Sie, dass Beträge nicht umgerechnet und Zahlen nicht gerundet werden dürfen, ausser Sie verlangen es.

1. Stichproben prüfen. Suchen Sie nach Zahlen und Daten und vergleichen Sie die Schreibweise. Achten Sie auf Mischformen.

1. Als Baustein speichern. Legen Sie den Formatbaustein in Ihrer Prompt-Sammlung ab, damit Sie ihn in jeden Auftrag einfügen können.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Baustein legt die Formate fest. Fügen Sie ihn in jeden Prompt ein, in dem Zahlen oder Daten vorkommen:

Formatregeln für den gesamten Text:
- Datum: TT.MM.JJJJ (Beispiel: 10.10.2026). Keine ausgeschriebenen Monatsnamen, ausser in Fliesstext ausdrücklich verlangt.
- Uhrzeit: 24-Stunden-Format mit Punkt und «Uhr» (Beispiel: 14.30 Uhr).
- Beträge: «CHF» vor dem Betrag, Apostroph als Tausendertrennzeichen, Dezimalpunkt, zwei Nachkommastellen (Beispiel: CHF 1’250.50).
- Prozent: Zahl mit Dezimalpunkt gefolgt von Prozentzeichen (Beispiel: 7.7 %).
- Zahlen im Fliesstext: bis zwölf ausgeschrieben, ab 13 als Ziffern.
Verwende diese Formate durchgehend. Ändere keine Zahlen, runde nicht und rechne keine Währungen um.
Wenn eine Angabe in anderem Format vorliegt, schreibe sie um, ohne den Wert zu verändern.

Passen Sie die Beispiele an Ihre Hausregeln an, etwa für Kundschaft in Deutschland oder Österreich.

Worauf Sie achten müssen

• Verwechslungsgefahr: «1.250» und «1,250» bedeuten je nach Land etwas anderes. Prüfen Sie Beträge besonders sorgfältig.
• Falsche Umrechnung: Verlangen Sie ausdrücklich, dass Zahlen nicht verändert werden. Siehe Zahlen und Namen unverändert lassen.
• Importformate: Für Tabellen und Excel-Importe gelten eigene Regeln. Siehe CSV-Ausgabe anfordern.
• Dokumentvorgaben: Verträge, Rechnungen und Behördenformulare haben oft eigene Formatvorschriften. Gehen Sie nach diesen.
• Schweizer Besonderheiten: Der Apostroph als Tausendertrennzeichen ist üblich, aber nicht in jedem Programm gleich gut lesbar. Prüfen Sie, ob Ihr System ihn versteht.
• Rechenfehler: KI kann sich verrechnen. Kontrollieren Sie Summen und Prozente nach. Siehe Rechenaufgaben prüfbar formulieren.
• Datenschutz: Echte Rechnungsdaten sind oft vertraulich. Verwenden Sie Beispielwerte, wenn der Dienst nicht freigegeben ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin einer Handwerksfirma in Solothurn lässt mit KI Offerten-Begleittexte schreiben. In den Entwürfen stehen Beträge teils mit Komma, teils mit Punkt, und Fristen sind mal «bis 31.10.», mal «bis Ende Oktober».

Vorher: Sie bessert jeden Text von Hand nach und hat einmal einen Betrag falsch übernommen. Nachher: Sie fügt in alle Prompts den Formatbaustein ein: Datum TT.MM.JJJJ, Beträge CHF mit Dezimalpunkt, keine Umrechnung. Sie prüft stichprobenartig die Beträge gegen die Offerte. Die Texte sind einheitlich, und die Rückfragen von Kundschaft zu unklaren Beträgen verschwinden.

Legen Sie die Formatregeln am besten einmal im Team fest und halten Sie sie in einem kurzen Dokument fest. Wenn alle denselben Baustein verwenden, sehen auch Texte, die von verschiedenen Personen mit KI erstellt wurden, einheitlich aus. Überprüfen Sie die Regeln, wenn Sie neue Kundengruppen oder Länder ansprechen.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Welches Datumsformat ist für die Schweiz üblich?

Im Geschäftsalltag meist TT.MM.JJJJ, also 10.10.2026. In technischen Systemen und Dateinamen ist das Format JJJJ-MM-TT (2026-10-10) praktisch, weil es sich sortieren lässt. Legen Sie fest, wo welches gilt.

Wie schreibe ich Beträge in Franken richtig?

Üblich sind «CHF 1’250.50» oder «Fr. 1’250.50». Wichtig ist, dass Sie im ganzen Dokument dieselbe Form verwenden. Für Kundschaft in der EU kann eine andere Darstellung sinnvoll sein.

Kann die KI Beträge automatisch umrechnen?

Sie kann es versuchen, rechnet aber mit veralteten oder erfundenen Kursen. Rechnen Sie Währungen selbst mit aktuellen Kursen um, und verbieten Sie der KI die Umrechnung.