Dokument nach konkreten Fragen auswerten: KI-Vorlage

Das Problem

Sie haben ein langes Dokument vor sich, einen Vertrag, ein Reglement oder eine Studie, und suchen eine bestimmte Information: «Bis wann kann ich kündigen?», «Welche Kosten sind enthalten?», «Was gilt bei Verspätung?» Beim Durchlesen verliert man leicht den Überblick.

Eine KI kann das Dokument befragen. Sie liest den Text und beantwortet Fragen dazu. Das spart Zeit, birgt aber ein Risiko: Wenn die Antwort nicht im Text steht, antwortet sie manchmal trotzdem aus allgemeinem Wissen oder erfindet etwas Plausibles.

Mit klaren Regeln lässt sich das verringern. Die KI soll nur aus dem Dokument antworten, Stellen nennen und offen sagen, wenn etwas fehlt. Prüfen müssen Sie die Belege trotzdem.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fragen notieren: Schreiben Sie auf, was Sie wissen möchten. Je konkreter, desto besser: «Welche Kündigungsfrist gilt für Anhang B?»
2. Dokument prüfen: Ist es ein Text-PDF oder ein Scan? Bei Scans braucht es zuerst Texterkennung. Ist das Dokument vertraulich, brauchen Sie ein freigegebenes Programm.
3. Dokument laden: Laden Sie die Datei hoch oder fügen Sie den Text ein. Prüfen Sie, ob das Programm sie vollständig gelesen hat.
4. Auftrag erteilen: Nutzen Sie die Vorlage unten mit Ihren Fragen.
5. Belege prüfen: Schlagen Sie die genannten Stellen auf und lesen Sie den Wortlaut.
6. Nachfragen stellen: Vertiefen Sie unklare Antworten mit gezielten Folgefragen.
7. Ergebnis festhalten: Notieren Sie Frage, Antwort, Fundstelle und Datum in Ihren Unterlagen.

Vorlage zum Kopieren

Du beantwortest Fragen zu einem Dokument. Dokument: [Name, Version]
Regeln:
1. Antworte ausschliesslich auf Grundlage des Dokuments. Nutze kein anderes Wissen.
2. Gib zu jeder Antwort die Fundstelle (Seite oder Abschnitt) und einen kurzen wörtlichen Beleg an.
3. Wenn die Antwort nicht im Dokument steht, schreibe «Im Dokument nicht enthalten.»
4. Wenn die Stelle mehrdeutig ist, nenne beide Lesarten.
5. Ändere keine Zahlen, Fristen oder Namen.
Fragen:
1. [Frage 1]
2. [Frage 2]
3. [Frage 3]
Dokument:
[Text einfügen oder Datei hochladen]

Ersetzen Sie die Fragen durch Ihre eigenen. Mit der Regel «nicht enthalten» verhindern Sie, dass die KI Lücken füllt.

Variante: Ja-Nein-Fragen mit Begründung

Bei Fragen, die sich mit Ja oder Nein beantworten lassen, verlangen Sie zusätzlich eine Begründung mit Fundstelle und den Hinweis «unklar», falls der Text keine eindeutige Antwort zulässt. So vermeiden Sie vorschnelle Ja- oder Nein-Antworten bei Sonderfällen. Bei Verträgen und Reglementen bleibt die rechtliche Beurteilung bei einer Fachperson.

Kurz-Check nach der Auswertung

• Wurde das Dokument vollständig gelesen?
• Sind alle Belege im Original gefunden und stimmig?
• Wurden Antworten ohne Beleg gestrichen?
• Sind Fristen und Beträge doppelt geprüft?
• Sind offene Fragen notiert und weitergegeben?

Typische Stolpersteine bei Dokumentfragen

Fragen wie «Was steht zur Kündigung?» sind zu offen und führen zu langen, ungenauen Antworten. Besser sind enge Fragen mit einem klaren Ziel. Auch werden Ausnahmen gern übersehen, die in Nebensätzen oder Fussnoten stehen.

Fragen Sie deshalb nach Ausnahmen und Sonderfällen ausdrücklich, zum Beispiel: «Gibt es Ausnahmen oder Einschränkungen zu dieser Regel?» So finden Sie auch Stellen, die auf den ersten Blick nicht zur Frage zu gehören scheinen.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Antworten: Ohne klare Regeln beantwortet die KI auch, was nicht im Text steht. Siehe Nur bereitgestellte Informationen nutzen.
• Fehlende Teile: Wurde das Dokument vollständig gelesen? Bei langen Dateien kann der Schluss fehlen. Siehe Fehlende Informationen kennzeichnen.
• Rechtliche Texte: Antworten zu Verträgen und Reglementen ersetzen keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall holen Sie fachlichen Rat ein.
• Datenschutz: Vertrauliche Dokumente nur in freigegebene Programme einfügen.
• Tabellen und Scans: Sie werden häufig falsch gelesen. Prüfen Sie Zahlen am Original.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Hauswart in einer Genossenschaft in Zürich möchte wissen, welche Reinigungspflichten im Hausreglement für die Mieterinnen gelten.

Vorher blättert er durch 24 Seiten und ist sich bei zwei Regeln nicht sicher. Nachher fügt er den Text in ein freigegebenes Programm ein und stellt drei Fragen mit der Vorlage. Die KI nennt die Stellen mit Seitenangaben und sagt bei einer Frage, sie sei im Dokument nicht geregelt. Der Hauswart prüft die Stellen und klärt die offene Frage mit der Verwaltung.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Kann die KI auch gescannte Dokumente auswerten?

Nur, wenn der Text erkannt wird. Bei Scans prüfen Sie, ob alle Seiten richtig gelesen wurden. Mehr dazu unter Wie wird ein gescanntes Dokument für KI lesbar?.

Wie viele Fragen darf ich auf einmal stellen?

Drei bis fünf sind übersichtlich. Bei vielen Fragen steigt das Risiko, dass einzelne zu knapp beantwortet werden.

Was, wenn die Antwort der KI und das Dokument nicht übereinstimmen?

Massgebend ist das Dokument. Weisen Sie die KI auf die Stelle hin und lassen Sie die Antwort korrigieren.

Darf ich Verträge von der KI beurteilen lassen?

Zur Orientierung ja, für rechtliche Beurteilungen nein. Dafür ist eine Fachperson zuständig.

Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig befragen?

Ja, wenn Sie sie klar benennen und Belege mit Dokumentnamen verlangen. Bei vielen Dokumenten teilen Sie die Fragen auf, damit nichts vermischt wird.