Einkaufsdaten mit KI auswerten: Wo entstehen Ausgaben?

Das Problem

Der Betrieb gibt jedes Jahr viel Geld für Material, Dienstleistungen, Software, Verbrauchsgüter und Reisen aus. Doch wohin genau fliesst es? Welche Lieferanten kosten am meisten? Welche Warengruppen sind in den letzten Jahren stark gewachsen? Gibt es mehrere Lieferanten für dasselbe, ohne dass jemand Preise vergleicht?

Viele Einkäuferinnen und Einkäufer arbeiten mit Rechnungen und Bestellungen, aber ohne Gesamtbild. Die Daten liegen im Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem, doch sie sind unübersichtlich: Lieferanten tauchen unter verschiedenen Schreibweisen auf, Warengruppen sind uneinheitlich, Beträge stehen auf mehreren Konten.

Mit einer strukturierten Auswertung, in der Fachsprache Ausgabenanalyse genannt, sehen Sie, wo der Hebel liegt. Sie müssen dafür kein Datenspezialist sein. Eine Tabelle genügt, und eine KI-Hilfe kann Sie bei Pivot-Tabellen und Bereinigung unterstützen. Diese Seite zeigt, wie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie Zeitraum und Fragen fest. Meist die letzten zwölf Monate. Fragen: Wo gehen die grössten Beträge hin? Wie viele Lieferanten haben wir? Wo gibt es Doppelungen? Welche Warengruppe wächst?

1. Exportieren Sie die Daten. Aus Buchhaltung oder Warenwirtschaft: Datum, Lieferant, Betrag, Konto oder Warengruppe, Abteilung oder Kostenstelle, Bestell- oder Belegnummer. Entfernen Sie Personenbezüge, die Sie nicht brauchen.

1. Bereinigen Sie die Daten. Vereinheitlichen Sie Lieferantennamen («Muster AG», «Muster AG Zürich», «MUSTER»), prüfen Sie Beträge (Gutschriften, Doppelbuchungen) und fehlende Warengruppen. Eine KI kann bei der Suche nach Dubletten helfen, aber Sie entscheiden, was zusammengehört.

1. Ordnen Sie Warengruppen zu. Eine einfache Liste mit zehn bis zwanzig Gruppen genügt, zum Beispiel Rohmaterial, Verpackung, Werkzeuge, Büro, IT, Reisen, Dienstleistungen, Energie. Eine Gruppe «Diverses» bleibt klein.

1. Erstellen Sie die Auswertung. Eine Pivot-Tabelle: Summe nach Lieferant, nach Warengruppe, nach Abteilung. Sortieren Sie absteigend. Lassen Sie sich von der KI erklären, wie Sie das in Ihrem Programm einrichten.

1. Suchen Sie die grössten Hebel. Die wenigen Lieferanten, die den grössten Teil der Ausgaben ausmachen, und die vielen kleinen mit geringem Volumen. Fragen Sie: Ist der Preis marktgerecht? Gibt es Alternativen? Lassen sich Bestellungen bündeln? Siehe Lieferantenangebote vergleichen.

1. Prüfen Sie Auffälligkeiten am Beleg. Starke Anstiege, unerwartete Lieferanten, ungewöhnliche Beträge. Fragen Sie die Abteilungen nach den Gründen, bevor Sie Schlüsse ziehen.

1. Leiten Sie Massnahmen ab und halten Sie sie fest. Zum Beispiel: Preisgespräch mit Lieferant X, Bündelung bei Gruppe Y, Rahmenvertrag prüfen. Setzen Sie Verantwortliche und Termine, und wiederholen Sie die Analyse jährlich. Eine Hilfe: Gesamtkosten im Einkauf.

Beispiel für die Auswertungstabelle (Werte erfunden):

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich die Auswertung erklären. Verwenden Sie Spaltenüberschriften und erfundene Beispielzeilen, wenn das Werkzeug nicht für Geschäftsdaten freigegeben ist:

Ich möchte in [Excel / Google Sheets / anderes] die Einkaufsausgaben eines Schweizer KMU auswerten. Meine Tabelle hat die Spalten [Spaltennamen]. Es sind etwa [Anzahl] Zeilen.
Erkläre Schritt für Schritt in einfacher Sprache: 1. wie ich Lieferantennamen vereinheitliche und Dubletten finde, 2. wie ich eine Pivot-Tabelle für die Summe nach Lieferant und nach Warengruppe erstelle, 3. wie ich die Top-10-Lieferanten und ihren Anteil an den Gesamtausgaben berechne, 4. wie ich einen Vergleich Vorjahr zu laufendem Jahr einrichte.
Gib zu jedem Schritt ein Beispiel mit erfundenen Zahlen und weise auf typische Fehler hin. Interpretiere keine Zahlen, die ich nicht genannt habe.

Ersetzen Sie Programm, Spalten und Zeilenzahl. Wenden Sie die Anleitung auf Ihre eigenen Daten in Ihrem Programm an.

Worauf Sie achten müssen

• Datenqualität zuerst: Schlechte Daten führen zu falschen Schlüssen. Prüfen Sie Dubletten, Gutschriften und Zuordnung, bevor Sie interpretieren.
• Zahlen in der Tabelle rechnen: Lassen Sie die Summen vom Programm berechnen, nicht von der KI. Prüfen Sie die Gesamtsumme gegen die Buchhaltung.
• Preis ist nicht alles: Der günstigste Lieferant ist nicht immer der beste. Qualität, Lieferzeit, Zuverlässigkeit und Gesamtkosten zählen. Siehe Lieferantenbewertung.
• Vertraulichkeit: Einkaufsdaten sind Geschäftsgeheimnisse. Nutzen Sie nur freigegebene Werkzeuge und geben Sie so wenig wie möglich ein. Preise und Konditionen gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.
• Faire Verhandlung: Wer Preise vergleicht, soll Lieferanten korrekt behandeln. Vertragliche Bindungen, Exklusivitäten und Wettbewerbsrecht sind im Einzelfall zu klären.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Einkäuferin einer Schreinerei in Sursee will wissen, wo die Materialkosten wachsen. Im Buchhaltungssystem stehen 1 400 Positionen aus dem letzten Jahr, Lieferanten teils mit mehreren Schreibweisen.

Vorher hatte sie nur das Gefühl, «Beschläge werden teurer». Nachher bereinigt sie die Namen, ordnet Warengruppen zu und erstellt mit Hilfe einer KI-Anleitung eine Pivot-Tabelle. Sie sieht: Drei Lieferanten machen den grössten Teil der Ausgaben aus, und bei Beschlägen bestellt der Betrieb bei fünf verschiedenen Anbietern. Sie holt Vergleichsofferten ein und verhandelt mit dem Hauptlieferanten einen Rahmenvertrag. Die Analyse wiederholt sie im nächsten Jahr.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie KI mit Excel, Datenverständnis und Dashboards im Berufsalltag einsetzen, behandeln die Praxiskurse von absofort: Dort stehen unter anderem Einkauf, Excel, Datenverständnis, Dashboards, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln auf dem Programm. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss begleiten das Lernen.

Eine Analyse Ihrer Einkaufsdaten durch Alpasana gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Wie viele Daten brauche ich für eine sinnvolle Analyse?

Zwölf Monate sind ein guter Start, weil sie Jahreszeiten abdecken. Für Trends helfen zwei bis drei Jahre. Wichtiger als die Menge ist die Qualität der Daten.

Muss ich alle Lieferanten analysieren?

Nein. Beginnen Sie mit den grössten, die den Hauptteil der Ausgaben ausmachen. Kleine Lieferanten können Sie zusammenfassen oder später prüfen.

Kann die KI Einsparungen berechnen?

Sie kann rechnen helfen, aber was sich einsparen lässt, hängt von Verhandlung, Qualität und Verträgen ab. Behandeln Sie Schätzungen als Hypothesen, nicht als Ergebnis.