Lieferanten bewerten: Kriterienvorlage mit KI anpassen

Das Problem

«Mit dem Lieferanten haben wir schlechte Erfahrungen gemacht.» Solche Sätze fallen oft, doch wenn der Einkauf nachfragt, wird es vage: Wann war das? Wie oft? Was genau ist schiefgelaufen? Ohne Notizen bleibt jede Bewertung ein Eindruck.

Das ist problematisch, wenn es um Entscheidungen geht: Verlängern wir den Vertrag? Fragen wir Alternativen an? Sprechen wir mit dem Lieferanten über Verbesserungen? Ohne Fakten sind Gespräche schwierig, und gute Lieferanten werden genauso behandelt wie schlechte.

Eine einfache Lieferantenbewertung schafft Klarheit. Sie hält fest, wie zuverlässig, pünktlich und freundlich ein Lieferant war, und lässt sich im Gespräch verwenden. Allerdings ist es mühsam, ein gutes Bewertungsblatt zu entwerfen: Welche Kriterien? Welche Skala? Wer bewertet wann? Eine KI kann dafür Vorschläge machen. Die Auswahl trifft aber der Betrieb, denn nur er weiss, was ihm wichtig ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck bestimmen. Wozu bewerten Sie? Zur Vertragsverlängerung, zur Auswahl für neue Aufträge oder zum Gespräch mit dem Lieferanten? Der Zweck bestimmt die Tiefe.

1. Kriterien sammeln. Fragen Sie Kolleginnen aus Einkauf, Lager und Fachabteilung, was an Lieferanten am meisten stört oder freut. Typisch sind Termintreue, Qualität, Menge, Kommunikation, Reaktionszeit bei Reklamationen, Preis und Flexibilität.

1. Auf wenige Kriterien beschränken. Fünf bis acht genügen. Mehr führt zu Aufwand und wird nicht gepflegt.

1. Vorschlag erstellen lassen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI liefert Kriterien mit Skala und beschreibt, was «gut», «genügend» und «ungenügend» bedeutet.

1. Messbar machen. Wo möglich, hinterlegen Sie Zahlen: Anteil termingerechter Lieferungen, Anzahl Reklamationen pro Jahr. Wo das nicht geht, verlangen Sie Beispiele.

1. Testlauf mit einem Lieferanten. Füllen Sie das Blatt für einen Lieferanten aus, den Sie gut kennen. Passen die Ergebnisse zu Ihrem Eindruck? Wo nicht, verbessern Sie die Kriterien.

1. Regelmässig bewerten. Legen Sie fest, wann und durch wen bewertet wird, zum Beispiel einmal pro Jahr. Halten Sie Vorfälle laufend in einer Liste fest.

1. Ergebnis besprechen. Teilen Sie wichtigen Lieferanten die Ergebnisse mit und vereinbaren Sie Verbesserungen. Notieren Sie das Gespräch.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt eine Einkaufsleiterin in einem Schweizer KMU beim Erstellen eines Lieferantenbewertungsblatts. Du erfindest keine Messwerte.

Branche und Beschaffungsarten: [z. B. Bauzulieferer, Verbrauchsmaterial, Dienstleistungen]
Wichtigste Anliegen: [z. B. Termintreue, Qualität der Ware, schnelle Reaktion bei Reklamationen]
Zweck der Bewertung: [z. B. jährliche Überprüfung]

Aufgabe:
1. Schlage sechs Bewertungskriterien vor und beschreibe jedes in einem Satz.
2. Erstelle für jedes Kriterium eine Skala von 1 bis 4 und beschreibe, was die Noten bedeuten (mit einem Beispiel).
3. Schlage vor, welche Belege (Lieferscheine, Reklamationsliste, Mails) für die Note herangezogen werden.
4. Erstelle ein einseitiges Bewertungsblatt als Tabelle mit Feld für Bemerkungen und Datum.
Verwende keine fremden Normen und nenne keine Zahlen, die ich dir nicht gegeben habe.

Passen Sie Kriterien und Skala an. Streichen Sie alles, was für Ihren Betrieb nicht wichtig ist.

Worauf Sie achten müssen

• Belege statt Eindrücke: Jede Note braucht ein Beispiel oder eine Zahl. Das schützt vor ungerechten Urteilen und vor Streit.
• Fairness: Bewerten Sie alle Lieferanten mit denselben Kriterien. Persönliche Sympathie darf nicht mitrechnen.
• Vertraulichkeit: Bewertungen können Verträge und Preise berühren. Entscheiden Sie, wer sie sehen darf.
• Keine Automatik: Eine Punktzahl ersetzt keine Entscheidung. Ein Lieferant mit schlechter Note kann unverzichtbar sein.
• Recht und Verträge: Ob Sie aufgrund einer Bewertung kündigen oder Preise ändern dürfen, steht in Ihren Verträgen. Fragen Sie im Zweifel Ihre Rechtsberatung.
• Personendaten: Ansprechpersonen beim Lieferanten sind Personen. Notieren Sie nur Sachliches und keine persönlichen Urteile.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Einkäufer in einem Zürcher Grosshandelsbetrieb betreut rund dreissig Lieferanten. Bisher bewertet er sie «aus dem Bauch». Mit der Vorlage entwirft er ein einseitiges Blatt mit sechs Kriterien und passt es mit dem Lagerleiter an.

Im Testlauf mit einem wichtigen Lieferanten zeigt sich: Die Termintreue liegt bei Note 2, die Qualität bei 4. Der Einkäufer belegt die Note mit einer Liste von sieben verspäteten Lieferungen aus dem Lieferscheinarchiv. Im Gespräch mit dem Lieferanten nennt er konkrete Fälle, statt allgemein zu klagen.

Der Lieferant verspricht Besserung und nennt einen Ansprechpartner für Terminfragen. Ein halbes Jahr später hat sich die Pünktlichkeit verbessert. Der Einkäufer behält das Blatt bei und bewertet alle wichtigen Lieferanten einmal jährlich.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Einkaufsaufgaben bietet absofort die Praxiskurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Dazu zählen laut Kursbeschreibung Einkauf, Projektmanagement, Excel und Datenverständnis sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln für den KI-Einsatz.

Sie üben online und im eigenen Tempo, wie Sie KI für Vorlagen nutzen und Ergebnisse kontrollieren. Die Bewertung Ihrer Lieferanten bleibt Ihre Entscheidung.

Häufige Fragen

Wie oft soll ich Lieferanten bewerten?

Für wichtige Lieferanten reicht meist eine Bewertung pro Jahr, ergänzt durch laufende Notizen zu Vorfällen. Bei Problemen häufiger. Wichtig ist, dass es regelmässig und mit gleichem Raster geschieht.

Soll ich dem Lieferanten die Bewertung zeigen?

Bei wichtigen Lieferanten ist das sinnvoll, denn es schafft Transparenz und gibt die Chance zur Verbesserung. Zeigen Sie nur Sachliches und belegen Sie die Aussagen.

Kann die KI die Bewertung selbst durchführen?

Sie kann Daten aus Listen zusammenfassen, wenn Sie sie liefern. Die Bewertung selbst und die Folgen entscheiden Sie. Überprüfen Sie jede Zahl, die die KI nennt.

Reicht eine Excel-Tabelle?

Ja. Eine einfache Tabelle mit Kriterien, Noten, Belegen und Datum genügt in kleinen Betrieben. Spezialsoftware lohnt sich erst bei vielen Lieferanten.