Bestellbestätigung mit KI gegen die Bestellung prüfen

Das Problem

Sie haben bestellt, der Lieferant schickt eine Bestätigung. Man legt sie ab und vergisst sie. Erst bei der Lieferung zeigt sich: Der Preis war höher als vereinbart, die Menge stimmt nicht, der Termin wurde verschoben, oder ein Artikel wurde durch ein anderes Modell ersetzt. Dann ist die Ware vielleicht schon unterwegs, und die Verhandlung wird schwieriger.

Bestätigungen sind oft lang, mit Positionen, Rabatten, Fussnoten und allgemeinen Lieferbedingungen. Kleine Abweichungen fallen im Alltag leicht durch: Eine Ziffer vertauscht, eine Position fehlt, ein Liefertermin um zwei Wochen verschoben. Manchmal steckt auch ein neuer Zuschlag oder eine geänderte Zahlungsfrist im Kleingedruckten.

Die Prüfung ist eine ideale Aufgabe für eine KI, die Texte vergleicht: Sie stellt Positionen gegenüber und markiert Unterschiede. Wichtig ist, dass Sie die Abweichungen selbst bewerten und mit den Originalen kontrollieren, denn die KI kann Zeilen auslassen oder Zahlen falsch lesen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Unterlagen bereithalten. Sie benötigen Ihre Bestellung (oder Offerte, auf die sie sich bezieht) und die Bestätigung des Lieferanten. Beide als Text, am besten als durchsuchbares PDF oder Tabelle.

1. Vertrauliche Angaben entfernen. Wenn Sie ein externes Werkzeug nutzen: Ersetzen Sie Firmen- und Personennamen und streichen Sie Konto- und Kundennummern.

1. Prüfpunkte festlegen. Entscheiden Sie, was verglichen wird: Artikelnummer und Bezeichnung, Menge und Einheit, Einzel- und Gesamtpreis, Rabatt, Lieferkosten, Liefertermin, Zahlungsfrist, Lieferadresse, Sonderbedingungen.

1. Vergleich ausführen. Fügen Sie beide Texte mit der Vorlage unten ein und verlangen Sie eine Tabelle mit allen Positionen und einer Spalte für Abweichungen.

1. Abweichungen am Original prüfen. Schauen Sie jede gemeldete Abweichung in beiden Dokumenten nach. Prüfen Sie auch Positionen, die die KI als «gleich» bezeichnet, stichprobenweise.

1. Nachrechnen. Kontrollieren Sie Summen und Rabatte in Excel oder mit dem Taschenrechner. Rechenfehler von KI sind häufig.

1. Lieferanten kontaktieren. Melden Sie Abweichungen sofort schriftlich und bitten Sie um eine korrigierte Bestätigung. Nennen Sie die Positionen genau.

1. Dokumentieren und freigeben. Legen Sie Bestellung, Bestätigung und Korrespondenz zusammen ab. Erst nach Klärung geben Sie die Bestätigung frei.

Vorlage zum Kopieren

Du vergleichst für ein Schweizer KMU eine Bestellung mit der Auftragsbestätigung des Lieferanten. Du bist genau und erfindest nichts.

Bestellung (bereinigt): [Text oder Tabelle einfügen]
Bestätigung des Lieferanten (bereinigt): [Text oder Tabelle einfügen]

Aufgabe:
1. Erstelle eine Tabelle mit einer Zeile pro Position: Artikel | Menge Bestellung | Menge Bestätigung | Preis Bestellung | Preis Bestätigung | Termin Bestellung | Termin Bestätigung | Abweichung (ja/nein) | Bemerkung.
2. Liste zusätzlich auf: Positionen, die nur in einem der beiden Dokumente vorkommen; geänderte Zahlungs- oder Lieferbedingungen; neue Zuschläge oder Hinweise im Kleingedruckten.
3. Formuliere eine kurze, höfliche Rückfrage an den Lieferanten zu allen Abweichungen.
Rechne keine Summen um. Wenn etwas unklar ist oder nicht lesbar, schreibe «[prüfen]».

Ersetzen Sie die Texte durch Ihre Unterlagen. Bei langen Bestätigungen vergleichen Sie Abschnitt für Abschnitt.

Worauf Sie achten müssen

• Fehler der KI: Sie kann Zeilen übersehen oder Zahlen vertauschen. Prüfen Sie am Original, besonders bei Preisen und Mengen.
• Kleingedrucktes: Allgemeine Geschäftsbedingungen und Sonderbedingungen enthalten wichtige Punkte. Lesen Sie sie, auch wenn die KI nichts meldet.
• Vertraulichkeit: Preise und Konditionen sind sensibel. Verwenden Sie nur freigegebene Werkzeuge und anonymisieren Sie.
• Verbindlichkeit: Ob eine Bestätigung den Vertrag ändert, hängt von Ihren Vereinbarungen ab. Bei Zweifeln fragen Sie Vorgesetzte oder Rechtsberatung.
• Fristen: Reagieren Sie zeitnah. Notieren Sie, wann Sie die Bestätigung erhalten und wann Sie reagiert haben.
• Nicht blind akzeptieren: Auch wenn alles stimmt, bleibt die Prüfung bei der Lieferung wichtig (siehe Wareneingang prüfen).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Einkäuferin in einem Gastronomiebetrieb in Chur bestellt Geschirr für ein Hotel. Die Bestätigung des Lieferanten umfasst zwei Seiten. Sie fügt beide Texte in die Vorlage ein.

Die KI meldet zwei Abweichungen: Bei den Suppentellern steht eine Packung zu zwölf statt zu sechs, bei den Tassen ein Liefertermin eine Woche später als bestellt. Eine dritte Meldung betrifft eine Zeile, die sich als Leerzeile herausstellt. Die Einkäuferin prüft alle drei am Original und bestätigt die ersten beiden.

Sie schreibt dem Lieferanten, dass sechs Stück pro Packung vereinbart waren und der Termin zu spät ist, weil das Hotel eine Woche früher eröffnet. Der Lieferant korrigiert die Bestätigung und liefert die Tassen vorab. Ohne Prüfung hätte das Hotel zu viele Teller und zu wenig Tassen erhalten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Einkaufsunterlagen mit KI sorgfältig prüfen möchte, findet bei absofort Praxiskurse: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu gehören Einkauf, Projektmanagement, Excel und Datenverständnis sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln laut Kursbeschreibung.

Die Kurse sind online und im eigenen Tempo. Welche Abweichungen für Ihren Betrieb wichtig sind, entscheiden Sie selbst.

Häufige Fragen

Muss ich jede Bestätigung prüfen?

Bei wichtigen oder grossen Bestellungen ja. Für kleine Routinebestellungen genügt eine Stichprobe oder ein vereinfachter Abgleich. Legen Sie Grenzwerte im Betrieb fest.

Was, wenn der Lieferant den Preis nachträglich ändert?

Widersprechen Sie umgehend schriftlich und verweisen Sie auf Offerte oder Bestellung. Ob die Änderung zulässig ist, hängt von den Vereinbarungen ab. Im Streitfall holen Sie Rat bei Vorgesetzten oder Rechtsberatung.

Kann die KI auch PDF-Scans lesen?

Teilweise. Bei schlechten Scans entstehen Lesefehler. Kontrollieren Sie Zahlen am Original, und nutzen Sie bei Bedarf durchsuchbare Dokumente.

Wie gehe ich mit E-Mails statt Formularen um?

Auch Mails können Bestätigungen sein. Kopieren Sie den relevanten Text und gehen Sie gleich vor. Achten Sie auf vereinbarte Details im Mailverlauf.