Eingangsrechnung prüfen: Checkliste mit KI-Hilfe

Das Problem

Jede Woche landen Rechnungen im Postfach oder im Briefkasten. Frau Müller soll sie prüfen, bevor die Zahlung ausgelöst wird. Meist geht es schnell: Betrag ansehen, Lieferung abhaken, zahlen. Aber hin und wieder stimmt etwas nicht. Die Menge weicht ab, die Lieferung ist nie angekommen, die MWST-Nummer fehlt oder die Kontonummer hat sich geändert.

Fehler zu spät zu bemerken ist teuer. Eine doppelt bezahlte Rechnung muss zurückgefordert werden, eine falsche Bankverbindung kann auf ein Betrügerkonto führen. Gleichzeitig verlangt die Praxis, dass Rechnungen nachvollziehbar geprüft und aufbewahrt werden. Geschäftsunterlagen müssen in der Schweiz in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR).

Eine KI kann beim Lesen und Ordnen der Angaben helfen. Prüfen und freigeben muss ein Mensch.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rechnung vollständig ansehen. Sehen Sie sich Seite und Anhänge an: Absender, Datum, Rechnungsnummer, Leistung, Betrag, Zahlungsfrist, IBAN.
2. Bestellung und Lieferung abgleichen. Wurde das bestellt und geliefert? Vergleichen Sie Menge, Preis und Datum mit Bestellung und Lieferschein, siehe Bestellung, Lieferschein und Rechnung abgleichen.
3. Pflichtangaben prüfen. Eine Rechnung mit Mehrwertsteuer enthält unter anderem Name und Ort des Leistungserbringers, die UID/MWST-Nummer, den Empfänger, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art der Leistung, Entgelt und den Steuersatz (Art. 26 MWSTG).
4. Rechnung zusammenfassen lassen. Wenn die Rechnung als Text vorliegt, kann die KI die Angaben in eine Tabelle ordnen. Prüfen Sie jeden Wert am Original.
5. Auffälligkeiten suchen. Gibt es eine neue Bankverbindung, einen ungewohnten Absender, ein ungewöhnlich hohes Total oder Druck («sofort zahlen»)? Prüfen Sie Warnzeichen für Rechnungsbetrug.
6. Doppelte ausschliessen. Ist die Rechnungsnummer schon erfasst? Siehe Doppelte Rechnungen erkennen.
7. Freigabe einholen. Wer ist zuständig? Halten Sie fest, wer geprüft und freigegeben hat, und beachten Sie das Vier-Augen-Prinzip bei grösseren Beträgen.
8. Fehler zurückmelden. Bei Abweichungen fordern Sie eine korrigierte Rechnung an, siehe Rechnungskorrektur anfordern.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst bei der Prüfung einer Eingangsrechnung in einem Schweizer KMU. Du entscheidest nichts, du ordnest und markierst.
Hier ist der Text der Rechnung (ohne vertrauliche Zusatzangaben):
[Rechnungstext einfügen]
Hier sind meine Angaben zur Bestellung und Lieferung: [Bestellnummer, Menge, vereinbarter Preis, Lieferdatum]
Aufgaben:
1. Erstelle eine Tabelle mit: Absender, UID/MWST-Nummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistung, Menge, Einzelpreis, Total ohne MWST, MWST-Satz, MWST-Betrag, Total, Zahlungsfrist, IBAN.
2. Schreibe «nicht angegeben», wenn etwas fehlt.
3. Vergleiche mit meinen Angaben und liste Abweichungen auf.
4. Markiere Auffälligkeiten (z. B. fehlende Pflichtangaben, rechnerische Widersprüche, ungewöhnliche Zahlungsbedingungen).
5. Rechne Zwischentotal, MWST und Total nach und zeige die Rechnung.
Verwende nur Informationen aus dem Text. Gib keine Zahlungsempfehlung.

Fügen Sie nur den Rechnungstext ein, der nötig ist; vertrauliche Angaben zu Dritten lassen Sie weg. Die Nachrechnung der KI kontrollieren Sie mit dem Taschenrechner.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler. KI rechnet nicht immer korrekt. Kontrollieren Sie Total, MWST und Zahlen mit dem Taschenrechner oder Excel.
• Lesefehler bei Scans. Bei eingescannten Rechnungen werden Ziffern gelegentlich falsch erkannt. Vergleichen Sie IBAN, Beträge und Rechnungsnummer am Original.
• Rechnungsbetrug. Änderungen von Bankverbindungen und gefälschte Rechnungen sind häufig. Rufen Sie bei Änderungen den Lieferanten unter einer bekannten Nummer an. Hilfe gibt Rechnung mit neuer Bankverbindung.
• Datenschutz. Rechnungen können Personendaten enthalten. Prüfen Sie, ob das KI-Werkzeug freigegeben ist, und geben Sie nur ein, was nötig ist.
• Keine automatische Zahlung. Lassen Sie die KI nie Zahlungen auslösen. Freigabe bleibt bei einer berechtigten Person.
• Aufbewahrung. Archivieren Sie Rechnung und Prüfvermerk unveränderbar und nachvollziehbar.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb in Chur erhält eine Rechnung eines Farbenlieferanten, die auf einmal eine neue IBAN enthält. Das Total entspricht dem Auftrag, und die Mitarbeiterin im Büro will sie freigeben.

Vorher: Sie prüft nur den Betrag, die neue Kontonummer fällt ihr nicht auf.

Nachher: Sie fügt den Rechnungstext in die KI ein und lässt eine Tabelle erstellen. Die KI listet zwar die IBAN auf, kann aber nicht wissen, dass sie neu ist. Erst beim Vergleich mit den Stammdaten fällt es auf. Die Mitarbeiterin ruft den Lieferanten an. Die Rechnung war gefälscht. Die Checkliste mit festem Prüfschritt «IBAN gleich wie bisher?» wird für alle Rechnungen eingeführt.

So hilft Ihnen Alpasana

In den Kursen KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort geht es unter anderem um die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Excel und Datenverständnis, Phishing sowie betriebliche KI-Richtlinien. Sie lernen, KI-Ergebnisse zu prüfen und Betrugsversuche zu erkennen.

Mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss lernen Sie im eigenen Tempo. Buchhaltung und Steuerberatung ersetzt der Kurs nicht.

Häufige Fragen

Muss jede Rechnung geprüft werden?

Ja, in angemessener Form. Kleine Beträge von bekannten Lieferanten prüfen Sie schneller, grössere oder neue brauchen mehr Sorgfalt. Legen Sie schriftlich fest, wer was prüft und freigibt.

Darf die KI Rechnungen automatisch freigeben?

Das sollten Sie nicht zulassen. Die KI kann Auffälligkeiten markieren, aber die Verantwortung für die Zahlung liegt bei einer Person. Das ist bei Rechnungsbetrug besonders wichtig.

Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren?

In der Regel zehn Jahre, nach den Regeln der Buchführung (Art. 958f OR). Für die Mehrwertsteuer können weitere Vorgaben gelten. Fragen Sie im Zweifel Ihre Treuhand.

Was tue ich, wenn die MWST-Angabe fehlt?

Bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung. Ohne korrekte Angaben kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Klären Sie das mit Ihrer Treuhand.