Rechnung mit neuer Bankverbindung: Wie prüfe ich sie?

Das Problem

Eine Rechnung eines langjährigen Lieferanten trifft ein, ganz normal, mit bekannten Positionen. Nur am Ende steht: «Bitte beachten Sie unsere neue Bankverbindung» und eine andere IBAN. Oder eine separate Mail kündigt die Änderung an. Der Ton ist freundlich und geschäftsmässig, und vielleicht kommt die Mail aus einem bestehenden Verlauf.

Genau so läuft eine verbreitete Betrugsmasche ab. Täter geben sich als Lieferant, Vermieter oder Dienstleister aus und bitten um Zahlung auf ein neues Konto. Manchmal haben sie das Postfach des echten Lieferanten übernommen und kennen die Rechnung bereits. Wer zahlt, überweist das Geld direkt an die Betrüger, und es ist oft nur mit grossem Glück zurückzuholen.

Das Risiko lässt sich mit einer einfachen Regel stark senken: Jede Änderung einer Bankverbindung wird auf einem zweiten Weg bestätigt, bevor gezahlt wird.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Hinweis: KI kann Ihnen helfen, Prüfschritte zu ordnen und eine Rückfrage zu formulieren. Die Bestätigung selbst holen Sie am Telefon ein. Geben Sie keine IBAN und keine Namen in KI-Werkzeuge ein.

1. Halten Sie die Zahlung an. Auch wenn die Rechnung bald fällig ist: Ein Tag Verzögerung ist besser als eine Fehlzahlung. Informieren Sie Ihre Vorgesetzte oder die Finanzabteilung.

1. Vergleichen Sie mit Ihren Unterlagen. Stimmen Name, Adresse, Rechnungsnummer, Beträge und Inhalte mit früheren Rechnungen überein? Ist die IBAN neu, aus einem anderen Land oder auf einen anderen Kontoinhaber ausgestellt? Das sind Warnzeichen.

1. Prüfen Sie den Absender. Stimmt die E-Mail-Adresse genau mit der bekannten überein? Achten Sie auf kleine Abweichungen (ein Buchstabe, andere Endung). Siehe Absender prüfen. Auch eine echte Adresse kann gekapert sein; siehe Phishing im bestehenden Mailverlauf.

1. Rufen Sie zurück, unter einer bekannten Nummer. Verwenden Sie die Telefonnummer aus Ihren Stammdaten, einem früheren Vertrag oder von der Website des Lieferanten, nicht die Nummer aus der Mail. Fragen Sie, ob die Änderung der Bankverbindung stimmt, und lassen Sie sich die IBAN vorlesen oder schriftlich über einen bekannten Kanal bestätigen.

1. Dokumentieren Sie die Bestätigung. Notieren Sie, wer wann was bestätigt hat. Erst danach ändern Sie die Stammdaten.

1. Wenden Sie das Vier-Augen-Prinzip an. Eine Person erfasst die Änderung, eine zweite gibt sie frei. Das gilt für jede Änderung von Zahlungsdaten, unabhängig vom Betrag.

1. Melden Sie Verdächtiges. Wenn die Änderung nicht bestätigt wird, informieren Sie den echten Lieferanten, Ihre IT und die Geschäftsleitung. Melden Sie den Fall der Meldestelle des Bundes (siehe Quellen) oder der Polizei; siehe Betrug melden in der Schweiz.

Prüfliste vor jeder Änderung der Bankverbindung:

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage erstellen Sie eine Gesprächsnotiz für den Rückruf. Geben Sie keine echten IBAN, Namen oder Beträge ein.

Ein Lieferant hat uns per E-Mail mitgeteilt, dass sich seine Bankverbindung ändert. Ich will die Änderung per Rückruf prüfen, bevor wir zahlen.
Erstelle mir: 1. einen kurzen Gesprächsleitfaden für den Rückruf (Begrüssung, Frage nach Änderung, Bitte um Bestätigung der IBAN und des Kontoinhabers, Frage nach dem Grund, Abschluss),
2. eine Notizvorlage mit Feldern (Datum, Uhrzeit, Gesprächspartner, Telefonnummer-Quelle, Ergebnis),
3. eine höfliche kurze Mail, mit der ich die Zahlung vorübergehend zurückstelle (ohne Vorwürfe).
Ton: freundlich, sachlich, Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung. Keine echten Daten.

Passen Sie den Leitfaden an Ihre Praxis an; wichtig ist, dass die Telefonnummer aus Ihren Stammdaten stammt.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht auf Antwort-Mails verlassen: Fragen Sie nicht per Antwort auf die verdächtige Mail nach. Täter antworten gern und bestätigen alles. Der Rückruf muss auf einem unabhängigen Weg erfolgen.
• Dringlichkeit ist ein Warnsignal: «Bitte noch heute zahlen, sonst Mahngebühren» gehört zur Masche. Echte Lieferanten haben Verständnis für eine Rückfrage.
• Kontoinhaber vergleichen: Beim Zahlen in der Schweiz ist der Name des Kontoinhabers sichtbar. Weicht er vom Lieferanten ab, ist das ein starkes Warnzeichen.
• Ausland und Privatkonten: Eine Rechnung eines Schweizer Betriebs auf ein ausländisches oder privates Konto sollte immer nachgefragt werden.
• Täter können mitlesen: Wenn ein Postfach gekapert wurde, sehen sie den echten Verlauf. Ein sachlicher Ton und korrekte Details sind deshalb kein Beweis für Echtheit.
• Wenn schon bezahlt wurde: Kontaktieren Sie sofort Ihre Bank und bitten Sie um Rückruf der Zahlung, und erstatten Sie Anzeige bei der Polizei. Je schneller, desto besser; siehe Online-Betrug: Notfallplan.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller ist für die Kreditoren eines Handwerksbetriebs in Sursee zuständig. Eine Rechnung des Baumateriallieferanten kommt mit der Notiz «Neue Bankverbindung ab sofort». Die Rechnung ist in 10 Tagen fällig, der Ton freundlich.

Sie hält die Zahlung an und ruft die Nummer an, die sie aus der letzten Bestellung kennt. Der Mitarbeiter des Lieferanten weiss von keiner Änderung. Die Mail war gefälscht, vermutlich von einem übernommenen Postfach. Frau Müller informiert den Lieferanten, die IT und die Geschäftsleitung. Der Betrieb führt neu eine Regel ein: Änderungen von Bankverbindungen werden nur nach Rückruf und Freigabe durch eine zweite Person erfasst.

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Häufige Fragen

Muss ich bei jeder Änderung anrufen?

Ja, bei jeder Änderung einer Bankverbindung. Der Aufwand von wenigen Minuten steht in keinem Verhältnis zum möglichen Schaden. Wichtig ist, dass die Telefonnummer aus Ihren eigenen Unterlagen stammt.

Was ist mit Rechnungen per Post?

Auch Briefe können gefälscht sein, allerdings seltener. Das Vorgehen ist dasselbe: Bei einer neuen Bankverbindung zurückrufen und bestätigen lassen.

Kann ich eine Zahlung zurückholen?

Das hängt von Zeit und Umständen ab. Informieren Sie sofort Ihre Bank und die Polizei. Je schneller Sie handeln, desto grösser die Chance, dass noch etwas zurückgebucht werden kann. Eine Garantie gibt es nicht.