Der Chef verlangt per Video Geld: Wie prüfe ich den Auftrag?

Das Problem

Frau Müller arbeitet in der Buchhaltung oder im Sekretariat. Plötzlich meldet sich der Chef: per Videoanruf, Sprachnachricht oder Chat. Er braucht dringend eine Überweisung, es geht um eine Übernahme, einen Lieferanten oder eine Anzahlung. Niemand darf davon erfahren.

Diese Betrugsart ist als «Chefmasche» oder CEO-Betrug bekannt. Früher genügte eine gefälschte E-Mail. Heute können Täter mit KI auch Stimme und Gesicht nachahmen. Ein Deepfake ist ein mit KI erzeugter oder veränderter Inhalt, der echt wirkt.

Der Schaden kann hoch sein, und einmal überwiesenes Geld ist oft schwer zurückzuholen. Zugleich stehen Mitarbeitende unter Druck: Wer einem Chef widerspricht, fürchtet Ärger. Genau das nutzen die Täter aus.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Halten Sie inne. Führen Sie nichts im laufenden Gespräch aus. Ein Satz genügt: «Ich bestätige das kurz und melde mich gleich zurück.»
2. Achten Sie auf die typischen Merkmale. Dringlichkeit, Geheimhaltung, ein neuer Empfänger oder ein Ausland-Konto sind Warnzeichen. Wenn die Anweisung vom üblichen Ablauf abweicht, ist sie prüfpflichtig.
3. Rufen Sie über eine bekannte Nummer zurück. Verwenden Sie die Nummer aus Ihrem Telefonverzeichnis oder dem Intranet, nicht jene aus der Nachricht. Falls möglich, sprechen Sie persönlich mit dem Chef.
4. Bestätigen Sie den Auftrag mit Details. Fragen Sie nach Betrag, Grund, Empfänger und Freigabe. Eine echte Chefin hat Verständnis für die Rückfrage.
5. Halten Sie das Vier-Augen-Prinzip ein. Bei Zahlungen geben zwei Personen frei. Dieses Prinzip gilt auch bei «dringenden» Fällen. Wenn es in Ihrem Betrieb noch nicht besteht, schlagen Sie es der Geschäftsleitung vor.
6. Prüfen Sie Konto und Rechnung. Vergleichen Sie die Bankverbindung mit früheren Rechnungen. Hinweise zu geänderten Konten finden Sie unter Rechnung mit neuer Bankverbindung.
7. Melden und dokumentieren Sie. Notieren Sie Zeit, Kanal und Inhalt. Informieren Sie Geschäftsleitung und IT. Wurde schon gezahlt, kontaktieren Sie sofort die Bank und die Polizei.

Vorlage zum Kopieren

Mit einer KI können Sie einen Prüfzettel für Zahlungsaufträge erstellen, den Sie am Arbeitsplatz aufhängen oder in die Richtlinie aufnehmen:

Erstelle einen Prüfzettel für dringende Zahlungsaufträge in einem Schweizer KMU
der Branche [Branche] mit [Anzahl] Mitarbeitenden.
Der Zettel soll auf eine Seite passen und enthalten:
- fünf Fragen, die ich vor jeder ungewöhnlichen Überweisung stelle,
- einen höflichen Satz, um den Auftrag zu unterbrechen,
- die Regel für das Vier-Augen-Prinzip: [wer gibt frei, ab welchem Betrag in CHF],
- die Kontaktstelle bei Verdacht: [Name/Telefon].
Schreibe in einfacher Sprache. Erfinde keine Gesetze und keine Statistiken.

Tragen Sie Ihre eigenen Betragsgrenzen und Ansprechpersonen ein, bevor Sie den Zettel verwenden.

Echter Auftrag oder Betrug?

Worauf Sie achten müssen

• Verlassen Sie sich nicht auf Stimme und Gesicht. Ob ein Video echt ist, können Sie oft nicht beurteilen. Wichtig ist der Prozess, nicht das Bauchgefühl.
• Datenschutz bei KI-Vorlagen. Geben Sie in einen KI-Assistenten keine echten Kontonummern oder Kundendaten ein. Für Prüfzettel genügen allgemeine Angaben.
• Seien Sie vorsichtig mit Informationen über Ihren Betrieb. Täter sammeln Namen, Funktionen und Abwesenheiten aus Websites und sozialen Netzwerken. Weniger öffentliche Details erschweren solche Angriffe.
• Rechtliche und versicherungsrechtliche Fragen im Einzelfall klären. Ob eine Bank Zahlungen zurückbuchen kann oder eine Versicherung zahlt, hängt vom Fall ab. Lassen Sie sich beraten.
• Fehlerkultur. Wer Rückfragen stellt, handelt richtig. Betriebe sollten das ausdrücklich sagen, damit sich Mitarbeitende trauen.

Das Bundesamt für Cybersicherheit beschreibt Betrug mit nachgeahmten Stimmen und Bildern und rät zur Bestätigung über einen zweiten Kanal (BACS).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: In einem Handwerksbetrieb bei Luzern erhält Frau Müller eine Sprachnachricht, die wie die Geschäftsinhaberin klingt. Sie soll noch am Nachmittag 18 500 Franken an ein neues Konto überweisen, wegen einer «Übernahme».

Vorher hätte sie überwiesen, weil die Stimme vertraut war. Nachher ruft sie die Geschäftsinhaberin auf deren gespeicherter Nummer an. Diese weiss von nichts. Die zweite Unterschrift hätte ohnehin gefehlt. Frau Müller meldet den Versuch und der Betrieb ergänzt seine Zahlungsrichtlinie.

Was Ihr Betrieb vorbereiten kann

Am besten sprechen Sie die Regeln ab, bevor ein Vorfall passiert. Legen Sie fest, ab welchem Betrag zwei Personen freigeben, und schreiben Sie auf, wer bei Abwesenheit der Chefin vertritt. So muss in der Hektik niemand improvisieren.

Üben Sie den Ernstfall einmal kurz im Team: Eine Person spielt den dringenden Auftrag, die andere nutzt den Prüfzettel. Das dauert zehn Minuten und nimmt die Scheu vor der Rückfrage. Der Beitrag zur Deepfake-Schulung im Team gibt weitere Ideen.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort vermittelt den verantwortungsvollen Umgang mit KI und Unternehmensdaten. Ihr Team kann damit lernen, Betrugsversuche einzuordnen und klare Regeln im Alltag anzuwenden.

Die konkreten Beträge, Freigaben und Meldewege legen Sie in Ihrem Betrieb selbst fest. Die Weiterbildung ersetzt keine Prüfung durch Bank oder Treuhand.

Häufige Fragen

Muss ich dem Chef misstrauen?

Nein, Sie prüfen den Kanal, nicht die Person. Eine Rückfrage zeigt Sorgfalt und schützt auch den Chef. Gute Betriebe legen das als Regel fest.

Was tun, wenn ich schon überwiesen habe?

Rufen Sie sofort Ihre Bank an und bitten Sie um Rückruf der Zahlung. Informieren Sie die Polizei und die Geschäftsleitung. Zeit ist entscheidend; Vorwürfe helfen jetzt nicht.

Reicht ein Passwort oder Codewort im Team?

Ein vereinbartes Codewort kann ergänzen, ersetzt aber den Rückruf und die Freigabe zu zweit nicht. Weitere Beispiele zeigt die Seite Stimmenbetrug am Empfang.