Bestellung, Lieferschein und Rechnung abgleichen

Das Problem

Die Rechnung des Lieferanten liegt auf dem Tisch: 200 Schrauben, Preis pro Stück 0.45. Aber was wurde bestellt? Und was ist tatsächlich angekommen? Auf dem Lieferschein steht 180 Stück, in der Bestellung 200, die Rechnung nennt 200 zu einem Preis, der leicht höher scheint als vereinbart. Bezahlt man jetzt, hat man 20 Schrauben bezahlt, die nie kamen, und einen höheren Preis akzeptiert.

Dieser Dreifachabgleich ist ein Klassiker der Rechnungsprüfung. Er schützt vor Zahlung nicht gelieferter Ware und vor falschen Preisen. Aber er kostet Zeit, vor allem wenn viele Positionen zu prüfen sind oder die Dokumente in unterschiedlichen Formaten (PDF, Papier, E-Mail) vorliegen.

Eine KI kann beim Vergleichen helfen: Sie liest die drei Dokumente, stellt Artikel, Mengen und Preise nebeneinander und markiert Abweichungen. Zuverlässig ist das nur, wenn die Zahlen sauber übertragen werden und eine Person das Ergebnis überprüft.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Dokumente zusammenführen. Legen Sie Bestellung, Lieferschein und Rechnung zusammen, mit Bestellnummer und Lieferdatum. Fehlt eines davon, notieren Sie es, bevor Sie bezahlen.

1. Positionen in eine Tabelle übertragen. Erstellen Sie eine Tabelle mit je einer Zeile pro Artikel und Spalten für Menge und Preis aus allen drei Dokumenten. Bei PDFs mit Tabellen prüfen Sie die Übertragung besonders sorgfältig.

1. Differenzen in der Tabelle berechnen. Lassen Sie das Tabellenprogramm die Unterschiede ausrechnen: Menge bestellt minus geliefert, Preis Bestellung minus Rechnung. Rechnen Sie nicht mit der KI, sie verrechnet sich.

1. KI für das Erklären nutzen. Geben Sie die Zeilen mit Abweichungen in die KI und lassen Sie sich eine Liste der Auffälligkeiten mit Fragen an den Lieferanten formulieren. Verwenden Sie die Vorlage unten.

1. Ursachen sortieren. Typische Gründe sind Teillieferung, Nachlieferung, Preisänderung, Rabatt nicht berücksichtigt, Versandkosten, Rundung oder ein anderer Artikel. Klären Sie, welche zutrifft.

1. Wareneingang bestätigen lassen. Fragen Sie die Person im Lager, ob die Ware wirklich angekommen ist, und prüfen Sie die Unterschrift auf dem Lieferschein.

1. Abweichungen mit dem Lieferanten klären. Schreiben Sie sachlich, nennen Sie die Positionen und bitten Sie um Korrektur oder Nachlieferung. Eine Vorlage dazu: Rechnungskorrektur anfordern.

1. Freigabe oder Sperre. Ist alles in Ordnung, geben Sie zur Zahlung frei. Bei Abweichungen halten Sie den Betrag oder die Position zurück und vermerken das.

1. Muster auswerten. Wiederholte Abweichungen bei einem Lieferanten sind ein Thema für das nächste Gespräch.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt die Buchhaltung eines Schweizer KMU bei der Rechnungsprüfung. Unten steht eine Tabelle mit Positionen aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung, mit den Differenzen bereits berechnet.

Spalten: Artikel | Menge bestellt | Menge geliefert | Menge verrechnet | Preis bestellt | Preis verrechnet | Differenz Menge | Differenz Preis.

Aufgabe:
1. Nenne alle Positionen mit Abweichungen und beschreibe sie in einem Satz.
2. Nenne mögliche, harmlose Erklärungen (z. B. Teillieferung, Rabatt) und mögliche Fehler. Behaupte nicht, was zutrifft.
3. Formuliere für jede Abweichung eine sachliche Rückfrage an den Lieferanten.
Regeln: Rechne nichts neu. Verwende nur die gelieferten Zahlen. Wenn Angaben fehlen, schreibe «Angabe fehlt».
Beurteile nicht, ob die Rechnung bezahlt werden soll.

Tabelle: [Tabelle einfügen]

Passen Sie die Spalten an Ihre Unterlagen an. Bei vielen Positionen arbeiten Sie in Blöcken von 30 Zeilen.

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen übertragen: Fehler entstehen oft beim Abtippen oder Auslesen. Kontrollieren Sie die Zahlen in der Tabelle gegen die Originale.
• Rechenfehler der KI: Lassen Sie nicht die KI rechnen. Differenzen berechnen Sie im Tabellenprogramm.
• Teil- und Restlieferungen: Mehrere Lieferscheine zu einer Bestellung machen den Abgleich schwieriger. Prüfen Sie, ob alle Lieferungen erfasst sind.
• Vereinbarungen: Rahmenverträge, Rabatte und Konditionen stehen nicht immer in der Bestellung. Halten Sie sie bereit.
• Vertrauliche Daten: Preise und Konditionen sind Geschäftsgeheimnisse. Prüfen Sie, welche Werkzeuge erlaubt sind, und lassen Sie Adressen und Kontoangaben weg.
• Ton: Abweichungen sind meist Fehler, keine Absicht. Bleiben Sie sachlich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Metzgerei in Sargans erhält von einem Gewürzlieferanten eine Rechnung über 15 Positionen. Der Einkäufer Herr Caviezel überträgt Bestellung, Lieferschein und Rechnung in Excel und lässt die Differenzen berechnen. Es gibt vier Abweichungen: zwei Positionen mit kleinerer Liefermenge, eine mit höherem Preis und eine mit anderem Artikel.

Die KI formuliert drei Rückfragen. Beim Lager stellt sich heraus, dass eine Teillieferung folgt. Der Preisunterschied beruht auf einem abgelaufenen Aktionspreis, und der Lieferant sendet eine korrigierte Rechnung. Herr Caviezel zahlt erst nach Erhalt der Korrektur. Beim Gespräch mit dem Lieferanten besprechen sie, künftig Teillieferungen auf dem Lieferschein zu vermerken.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Muss ich wirklich jede Rechnung dreifach abgleichen?

Nicht jede. Für kleine, regelmässige Beträge genügen Stichproben. Bei grossen Beträgen, neuen Lieferanten und Warenlieferungen lohnt der volle Abgleich.

Kann die KI PDFs direkt vergleichen?

Manchmal, aber das ist fehleranfällig, vor allem bei Tabellen. Sicherer ist es, die Zahlen in eine Tabelle zu übertragen und zu prüfen.

Was tun, wenn der Lieferant nicht reagiert?

Halten Sie die Zahlung der strittigen Position zurück, erinnern Sie schriftlich und dokumentieren Sie Ihre Schritte. Wie Sie die Prüfung generell aufbauen, zeigt Eingangsrechnung prüfen.