Rechnungskorrektur anfordern: Vorlage für die Buchhaltung

Das Problem

Beim Prüfen der Eingangsrechnung fällt es auf: Der Preis stimmt nicht mit der Offerte überein, die Mehrwertsteuer ist falsch ausgewiesen, die Adresse lautet auf eine alte Firma, oder eine Position wurde doppelt berechnet. Jetzt braucht es eine korrigierte Rechnung. Aber wie schreibt man das, ohne dass der Lieferant verärgert ist oder die Mail ins Leere geht?

Häufig wird es zu knapp: «Rechnung falsch, bitte korrigieren.» Der Lieferant weiss nicht, was falsch ist, und fragt zurück. Oder es wird zu emotional: «Das ist schon das dritte Mal!» Das verschlechtert die Zusammenarbeit, ohne das Problem zu lösen.

Eine klare Korrekturanfrage nennt die Rechnung, den Fehler, die Grundlage Ihrer Annahme und die gewünschte Lösung. Sie ist freundlich, aber eindeutig. Eine KI kann Ihnen helfen, den Text sauber und höflich zu formulieren. Die Zahlen und Belege stammen aber von Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fehler genau feststellen. Vergleichen Sie Rechnung, Bestellung, Offerte und Lieferschein. Notieren Sie, was abweicht: Position, Menge, Preis, Rabatt, Steuer, Adresse, Datum.

1. Beleg bereitlegen. Halten Sie die Unterlagen bereit, die Ihre Sicht stützen: Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Vereinbarung. Ohne Beleg ist die Korrektur schwer durchzusetzen.

1. Gewünschte Lösung festlegen. Soll der Lieferant eine Gutschrift ausstellen, die Rechnung stornieren und neu stellen oder nur eine Angabe ergänzen? Das hängt vom Fall und von Ihren internen Regeln ab. Bei Unsicherheit fragen Sie die Buchhaltungsleitung.

1. Zahlungsverhalten klären. Entscheiden Sie, ob Sie unbestrittene Teile bezahlen und nur die strittige Position zurückhalten. Halten Sie das fest.

1. E-Mail mit KI entwerfen lassen. Geben Sie die Fakten ohne Kontodaten ein und verwenden Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie eine kurze, freundliche und eindeutige Mail.

1. Entwurf prüfen. Stimmen Rechnungsnummer, Beträge und Positionen? Hat die KI etwas hinzugefügt, etwa einen Vorwurf oder eine Frist, die Sie nicht festlegen wollten? Streichen Sie es.

1. Beleg anhängen und senden. Hängen Sie die relevanten Dokumente an und verwenden Sie die Kontaktperson des Lieferanten für Rechnungsfragen.

1. Nachverfolgen. Tragen Sie einen Termin ein, an dem Sie nachfragen. Legen Sie die Korrespondenz bei der Rechnung ab.

1. Neue Rechnung prüfen. Kontrollieren Sie auch die korrigierte Rechnung. Nicht selten schleichen sich neue Fehler ein.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt die Buchhaltung eines Schweizer KMU. Schreibe eine freundliche, klare E-Mail an einen Lieferanten, um eine Rechnungskorrektur zu verlangen (Anrede «Sie», Schweizer Rechtschreibung).

Lieferant / Ansprechperson: [Name oder «Buchhaltung»]
Rechnungsnummer und Datum: [Nr.], [Datum]
Gesamtbetrag laut Rechnung: CHF [Betrag]
Festgestellter Fehler: [z. B. Position 3: 200 Stück statt 180 Stück berechnet]
Grundlage: [z. B. Lieferschein Nr. …, Offerte vom …] (als Anhang beigefügt)
Gewünschte Korrektur: [z. B. Gutschrift über CHF … oder korrigierte Rechnung]
Zahlungsstand: [z. B. Rechnung wird nach Eingang der Korrektur beglichen]

Aufbau: Betreff, kurze Begrüssung, Fehler in zwei bis drei Sätzen, Bitte um Korrektur mit Wunschtermin, Dank, Grussformel.
Regeln: Sachlich, freundlich, keine Vorwürfe, keine Drohungen, keine rechtlichen Aussagen.
Verwende nur die genannten Angaben. Wenn etwas fehlt, schreibe «[Angabe fehlt]».

Passen Sie die Angaben an jeden Fall an. Bei wiederkehrenden Fehlern desselben Lieferanten ergänzen Sie einen Satz zur gemeinsamen Lösung.

Worauf Sie achten müssen

• Beträge und Nummern: Prüfen Sie jede Zahl im Entwurf. Ein falscher Betrag in der Korrekturanfrage sorgt für Verwirrung.
• Keine erfundenen Vereinbarungen: Die KI darf keine Rabatte, Zahlungsziele oder Fristen nennen, die Sie nicht vereinbart haben.
• Mehrwertsteuer: Bei fehlerhaften Steuerangaben oder fehlenden Pflichtangaben klären Sie intern oder mit Ihrer Treuhandstelle, was auf einer Rechnung stehen muss. Für Auskünfte siehe Mehrwertsteuerfragen an die KI prüfen.
• Betrugsgefahr: Wenn der Lieferant plötzlich eine neue Bankverbindung nennt, handelt es sich möglicherweise nicht um einen Fehler, sondern um Betrug. Siehe Verdächtige Rechnungen erkennen.
• Datenschutz und Geheimnisse: Preise und Verträge sind vertraulich. Geben Sie nur ein, was nötig ist, und keine Kontodaten.
• Dokumentation: Speichern Sie Mail und Antwort bei der Rechnung. Das hilft bei Revision und Streit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Bäckerei in Olten erhält von einem Mehlhändler eine Rechnung über 12 Positionen. Die Buchhalterin Frau Zimmerli stellt fest, dass bei einer Position die Menge aus einer früheren Bestellung übernommen wurde: 400 kg statt 300 kg. Das macht rund CHF 120 Unterschied.

Sie lässt eine E-Mail entwerfen, trägt Rechnungsnummer, Position, Menge laut Lieferschein und die Bitte um eine Gutschrift ein und hängt den Lieferschein an. Die KI hatte zusätzlich «wir bitten Sie dringend» eingefügt, was Frau Zimmerli streicht. Der Lieferant antwortet am nächsten Tag und schickt eine korrigierte Rechnung. Sie bezahlt diese fristgerecht und legt die Korrespondenz ab.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer solche Texte zuverlässig mit KI vorbereiten möchte, findet bei absofort Kurse zu Bürokommunikation. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind E-Mails, Meetings und Präsentationen, die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Einkauf sowie Claude mit Prompt-Bibliothek und Qualitätsprüfung beschrieben. Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Rechtliche Fragen zu Mängeln oder Verzug beantworten die Kurse nicht. Dafür wenden Sie sich an eine Fachperson.

Häufige Fragen

Soll ich die Rechnung bezahlen, während die Korrektur läuft?

Das entscheiden Sie nach Ihren internen Regeln. Häufig bezahlt man den unbestrittenen Teil und hält die strittige Position zurück. Halten Sie das schriftlich fest.

Wie reagiere ich, wenn der Lieferant den Fehler bestreitet?

Legen Sie Ihre Belege vor, bitten Sie um eine Begründung und suchen Sie das Gespräch. Bei grösseren Beträgen holen Sie fachlichen Rat ein.

Kann ich die Vorlage auch für Kundenrechnungen verwenden?

Ja, mit umgekehrten Rollen, wenn Sie selbst eine Rechnung korrigieren müssen. Prüfen Sie dann die Korrektur besonders sorgfältig. Wie man Rechnungen prüft, zeigt Eingangsrechnung prüfen.