Geschäftliche E-Mail mit KI schreiben: Wie geht das?

Das Problem

Die Kundin hat eine Frage gestellt, der Lieferant braucht eine Antwort, und der Chef wartet auf eine Rückmeldung. Sie wissen, was Sie sagen wollen, aber der erste Satz fehlt. Das Fenster mit der leeren E-Mail bleibt zehn Minuten offen.

Dazu kommt die Unsicherheit beim Ton: Zu knapp wirkt unhöflich, zu blumig kostet die Leserin Zeit. Viele schreiben deshalb dieselbe Standardmail immer wieder ab, auch wenn sie nicht ganz passt.

Eine KI (ein Programm, das Text versteht und selbst Text erzeugt) kann den ersten Entwurf liefern. Das spart Zeit, solange Sie ihr genau sagen, was in die Mail gehört, und das Ergebnis selbst prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel in einem Satz klären: Was soll die Empfängerin nach dem Lesen wissen oder tun? Zum Beispiel: «Sie soll bis Freitag den Termin bestätigen.»
2. Fakten sammeln: Notieren Sie Namen, Daten, Beträge und Bezüge, etwa die Rechnungsnummer. Nur was Sie liefern, darf in der Mail stehen.
3. Empfänger und Ton festlegen: Schreiben Sie, ob die Person eine langjährige Kundin, eine Behörde oder ein Kollege ist und ob Sie sich siezen. Mehr zum Ton: Ton für die KI vorgeben.
4. Persönliche Angaben weglassen: Verwenden Sie Platzhalter statt echter Namen, wenn die Mail heikle Inhalte hat. Die echten Namen setzen Sie danach selbst ein.
5. Vorlage ausfüllen: Fügen Sie Ihre Angaben in die Vorlage unten ein und senden Sie sie an den KI-Chat.
6. Entwurf prüfen: Lesen Sie die Mail laut. Stimmen Namen, Daten und Beträge? Hat die KI etwas versprochen, das Sie nicht zusagen wollen?
7. Betreff verbessern: Ein guter Betreff nennt das Thema und, falls nötig, die Frist. Hilfe finden Sie unter E-Mail-Betreff formulieren.
8. In Ihre Worte bringen und senden: Ändern Sie Sätze, die nicht nach Ihnen klingen. Dann kopieren Sie den Text in Ihr Mailprogramm und senden ihn selbst.

Vorlage zum Kopieren

Schreibe mir den Entwurf einer geschäftlichen E-Mail auf Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».
Empfänger: [Rolle, z. B. Kundin, Lieferant, Behörde]
Ziel der Mail: [was die Person wissen oder tun soll]
Diese Fakten gehören hinein (nichts anderes ergänzen): [Fakten, Daten, Beträge in CHF]
Ton: [freundlich-sachlich / sehr förmlich / knapp]
Länge: [z. B. maximal 120 Wörter]
Gib mir zusätzlich zwei Betreffvorschläge. Wenn eine Angabe fehlt, stelle mir eine Rückfrage, statt etwas zu erfinden.

Passen Sie Empfänger, Ton und Länge an und lassen Sie die Zeile «nichts anderes ergänzen» unbedingt stehen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine erfundenen Angaben: KI-Entwürfe können Termine, Zusagen oder Preise enthalten, die Sie nie genannt haben. Vergleichen Sie jede Zahl mit Ihren Unterlagen.
• Vertrauliches: Kundendaten, Gesundheitsangaben und Vertragsdetails gehören nicht unbedacht in einen KI-Chat. Wie Sie entscheiden, lesen Sie unter Welche Bürodaten darf ich in eine KI eingeben?.
• Ton und Schweizer Sprache: Manche Entwürfe klingen deutsch-deutsch oder zu verkäuferisch. Typisch sind das scharfe S oder Floskeln wie «ich hoffe, die Mail erreicht Sie gut». Ändern Sie das nach Ihrem Stil.
• Verbindlichkeit: Mails können Verträge oder Fristen auslösen. Bei Zusagen, Kündigungen oder Mahnungen prüfen Sie den Text besonders genau.
• Kontrolle vor dem Senden: Ein falscher Empfänger oder ein falscher Anhang ist ein häufigerer Fehler als ein falsches Wort. Prüfen Sie die Adresse zweimal.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Sekretärin in einer Treuhandfirma in Winterthur muss einem Kunden mitteilen, dass noch zwei Belege für die Steuererklärung fehlen. Der Kunde ist etwas säumig und leicht gereizt.

Vorher: Drei Anläufe, die entweder zu streng oder zu unterwürfig klingen, und dann das Warten auf den richtigen Moment.

Nachher: Sie gibt die Fakten ein: fehlende Belege, Frist, gewünschter Ton «freundlich, bestimmt». Die KI liefert einen Entwurf. Die Sekretärin streicht einen Satz, der eine Verlängerung der Frist andeutet, und ersetzt die Floskel am Anfang. Nach fünf Minuten geht die Mail raus.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, KI für Mails und andere Bürotexte sicher einzusetzen, finden Sie bei absofort unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben einen Kurs zur Bürokommunikation. Er behandelt E-Mails, Meetings, Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace.

Sie arbeiten an Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach unterstützt Sie, und Ihr Abschluss ist überprüfbar. Das hilft besonders, wenn mehrere Personen im Büro denselben Qualitätsstandard erreichen sollen.

Häufige Fragen

Merkt der Empfänger, dass die Mail von einer KI stammt?

Oft nicht, wenn Sie den Entwurf überarbeiten. Auffällig sind Floskeln und eine ungewohnt perfekte Form. Es gibt keine allgemeine Pflicht, jede KI-Hilfe bei Mails offenzulegen. Bei sensiblen Themen kann Offenheit trotzdem sinnvoll sein.

Kann ich die KI auf eine eingegangene Mail antworten lassen?

Ja, wenn Sie den Inhalt der eingegangenen Mail abtippen oder kürzen und Personendaten entfernen. Eine Anleitung dazu bietet Auf E-Mail-Verläufe antworten. Die Antwort prüfen Sie wie jeden anderen Entwurf.

Soll ich der KI meinen Schreibstil beibringen?

Sie können ihr zwei bis drei eigene, anonymisierte Beispielmails als Stilvorlage geben. Das verbessert oft den Ton. Die Beispiele sollten keine Kundendaten enthalten.

Was mache ich, wenn die KI die Mail zu lang schreibt?

Geben Sie in der Vorlage eine Wortgrenze vor oder bitten Sie um eine Kurzfassung. Bei Mails gilt: ein Thema pro Nachricht und die wichtigste Aussage im ersten Satz.