Welche Bürodaten darf ich in eine KI eingeben?

Das Problem

Sie möchten eine heikle Kundenmail mit KI umformulieren, einen Vertrag zusammenfassen lassen oder Personalnotizen ordnen. Dann kommt der Gedanke: Darf ich das überhaupt in einen KI-Chat kopieren?

Die Unsicherheit ist berechtigt. Wer Daten in ein KI-Werkzeug eingibt, übergibt sie an einen Anbieter, oft im Ausland. Je nach Werkzeug und Einstellung können Eingaben gespeichert, ausgewertet oder zur Verbesserung des Dienstes genutzt werden. Das muss man wissen, bevor man Daten eingibt.

Eine Verbotsliste hilft nur halb. Besser ist eine einfache Ordnung, mit der Sie im Alltag in Sekunden entscheiden: Ampel Grün, Gelb, Rot.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Regeln Ihres Betriebs erfragen: Gibt es eine KI-Richtlinie? Welche Werkzeuge sind erlaubt? Wenn nicht, klären Sie das mit der Geschäftsleitung. Eine Vorlage bietet KI-Richtlinie für Ihren Betrieb.
2. Datenarten im Büro auflisten: Notieren Sie, mit welchen Daten Sie arbeiten: Kundendaten, Lieferantenverträge, Löhne, Gesundheitsangaben, Offerten, interne Protokolle.
3. Jede Datenart einer Ampelfarbe zuordnen: Grün sind öffentliche und unkritische Texte. Gelb sind interne Informationen oder Personendaten, die nur in freigegebene Werkzeuge gehören. Rot sind besonders schützenswerte Daten und Geheimnisse.
4. Werkzeug prüfen: Prüfen Sie für Gelb, wie der Anbieter mit Eingaben umgeht: Speicherung, Training, Serverstandort, Vertrag. Eine Hilfe bietet KI-Werkzeug auf Datenschutz prüfen.
5. Anonymisieren, wenn möglich: Ersetzen Sie Namen, Adressen und Nummern durch Platzhalter. Oft genügt das Muster, nicht der echte Inhalt. Eine Anleitung zeigt Kundendaten anonymisieren.
6. Einstellungen kontrollieren: Prüfen Sie im Werkzeug, ob Chatverlauf und Verwendung für Training abgeschaltet werden können, und stellen Sie es entsprechend ein.
7. Ampel am Arbeitsplatz sichtbar machen: Hängen Sie die Liste auf oder legen Sie sie im Team-Laufwerk ab, damit alle gleich entscheiden.
8. Bei Unsicherheit nachfragen: Wenden Sie sich an die Vorgesetzten oder die für Datenschutz zuständige Person, bevor Sie Daten eingeben.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, eine Ampel für den Umgang mit Daten in KI-Werkzeugen für unser Büro zu entwerfen.
Branche und Grösse des Betriebs: [z. B. Treuhand mit 6 Mitarbeitenden]
Datenarten, mit denen wir arbeiten: [Liste, ohne echte Inhalte]
Erstelle eine Tabelle: Datenart | Ampelfarbe (Grün/Gelb/Rot) | Begründung | Was erlaubt ist.
Gehe von der Schweiz aus (Datenschutzgesetz DSG). Weise darauf hin, was ich mit der Geschäftsleitung oder einer Fachperson klären muss.
Gib keine Rechtsberatung und erfinde keine Gesetzesartikel.

Das Ergebnis ist ein Diskussionsentwurf. Verbindlich wird es erst, wenn Ihre Geschäftsleitung es freigibt.

Worauf Sie achten müssen

• Personendaten: Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) gilt seit 1. September 2023 in seiner revidierten Fassung. Es schützt Angaben über bestimmte oder bestimmbare Personen. Auch eine Kundenmail mit Namen ist eine Bearbeitung von Personendaten.
• Besonders schützenswerte Daten: Dazu gehören zum Beispiel Angaben zu Gesundheit, Religion, politischer Ansicht, Sozialhilfe oder Strafverfahren. Sie brauchen besonders strenge Regeln und gehören nicht in gewöhnliche KI-Chats.
• Berufsgeheimnis und Geschäftsgeheimnis: Anwältinnen, Ärzte und weitere Berufsgruppen unterliegen dem Berufsgeheimnis. Aber auch Rezepturen, Preislisten und Verträge sind schützenswert. Hinweise gibt Vertrauliche Firmendaten im Prompt.
• Anbieter und Ausland: Wenn ein Anbieter Daten für Sie bearbeitet, braucht es klare Abmachungen. Werden Daten ins Ausland übermittelt, gelten zusätzliche Anforderungen. Bei EU-Bezug kann auch die DSGVO relevant sein, siehe DSG und DSGVO im Vergleich.
• Einzelfallprüfung: Diese Seite ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Für Ihren Betrieb prüft eine Fachperson, ob Ihr Vorgehen genügt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sachbearbeiterin einer Versicherungsagentur in Frauenfeld möchte eine Antwort auf eine Kundenmail mit Schadenschilderung formulieren. In der Mail stehen Name, Adresse, Policennummer und Angaben zu einer Verletzung.

Vorher: Sie kopiert die ganze Mail in einen KI-Chat auf ihrem privaten Konto und merkt erst danach, dass Gesundheitsangaben darin standen.

Nachher: Ihre Agentur führt die Ampel ein. Gesundheitsangaben und Policendaten sind Rot, gelöscht oder durch Platzhalter ersetzt. Die Sachbearbeiterin gibt nur noch eine allgemeine Beschreibung der Frage ein («Kunde fragt nach Fristen für die Schadenmeldung») und fügt Namen und Details selbst ein. Für freigegebene Daten nutzt sie ein Werkzeug, das die Agentur geprüft hat.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team den sicheren Umgang mit KI lernen soll, ist KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort ein passender Einstieg. Die Online-Weiterbildung reicht von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang und behandelt Schweizer Praxisbezug und Datenschutz sowie den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten.

Das Lernen erfolgt im eigenen Tempo, die Abschlüsse sind verifizierbar. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Darf ich Kundennamen in ChatGPT oder ähnliche Werkzeuge eingeben?

Das hängt vom Werkzeug, den Einstellungen und den Regeln Ihres Betriebs ab. Als Grundsatz: nur wenn der Betrieb das Werkzeug freigegeben hat und es für diesen Zweck nötig ist. Meist genügt eine anonymisierte Fassung.

Hilft es, den Chatverlauf zu löschen?

Es kann die Spuren in Ihrem Konto verringern, macht aber nicht ungeschehen, was beim Anbieter verarbeitet wurde. Entscheidend ist, welche Daten Sie gar nicht erst eingeben.

Gilt das auch für kostenlose und für Bezahlversionen?

Die Bedingungen unterscheiden sich je nach Anbieter und Angebot. Lesen Sie die Datenschutzangaben und Einstellungen für die Version, die Sie nutzen. Zugesagte Bedingungen gelten nur für das jeweils geprüfte Angebot.

Was gilt, wenn ich Kundschaft in der EU habe?

Dann kann zusätzlich die DSGVO der EU anwendbar sein. Das hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie das fachlich klären.