KI-Richtlinie fürs Unternehmen: kostenlose Vorlage

Kurz gesagt: Eine KI-Richtlinie beschreibt, welche Aufgaben und Daten im Betrieb freigegeben sind und wer Ergebnisse kontrolliert. Die folgende Vorlage ist ein Ausgangspunkt, den Ihre zuständigen Stellen vor der Nutzung ergänzen und prüfen müssen.

Das Problem

Im Team nutzt jede Person KI etwas anders. Manche schreiben Entwürfe, andere laden Dokumente hoch, und niemand weiss genau, was erlaubt ist. Wenn ein Fehler auffällt, bleibt unklar, wer informiert werden soll und welche Fassung der Regeln gilt.

Eine Richtlinie soll diese alltäglichen Fragen beantworten. Sie muss so konkret sein, dass Frau Müller vor einer Eingabe eine Entscheidung treffen kann. Allgemeine Sätze wie «KI verantwortungsvoll nutzen» genügen dafür nicht; benötigt werden erlaubte Anwendungen, Grenzen und erreichbare Zuständigkeiten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Erfassen Sie die bisherige Nutzung. Fragen Sie das Team nach Aufgaben, Werkzeugen und offenen Fragen. Sammeln Sie Beschreibungen ohne vertrauliche Inhalte. Der Zweck ist eine brauchbare Übersicht, nicht das öffentliche Bewerten einzelner Personen. Notieren Sie auch, wo bereits eigenständig Lösungen entstanden sind und betriebliche Entscheidungen fehlen.
2. Bestimmen Sie den Geltungsbereich. Öffnen Sie ein Textdokument und schreiben Sie auf, für welche Mitarbeitenden, Aufgaben und Zugänge die Regeln gelten. Berücksichtigen Sie auch KI-Funktionen in bestehenden Büroprogrammen. Ein unbekanntes Werkzeug wird nicht dadurch freigegeben, dass die Richtlinie es noch nicht erwähnt.
3. Legen Sie erlaubte Anwendungen fest. Benennen Sie konkrete Tätigkeiten, etwa Textentwürfe aus freigegebenen Stichpunkten. Ergänzen Sie Aufgaben, die eine besondere Prüfung benötigen oder vorerst ausgeschlossen bleiben. Die Geschäftsleitung und die fachlich zuständigen Stellen entscheiden darüber; eine KI kann nur beim verständlichen Formulieren helfen.
4. Definieren Sie Daten- und Kontrollregeln. Verbinden Sie die Richtlinie mit einer betrieblichen Datenampel, also einer Einteilung nach erlaubter Verwendung. Schreiben Sie auf, wer fachliche Angaben prüft und wer Ergebnisse freigibt. Die Kontrolle muss zur Aufgabe passen und darf nicht bloss als unbestimmte Verantwortung an «alle» verteilt werden.
5. Regeln Sie Unsicherheiten und Vorfälle. Benennen Sie einen Kontakt für Rückfragen und eine Vertretung. Beschreiben Sie, was bei einer versehentlichen Eingabe oder einem falschen Ergebnis zu tun ist. Mitarbeitende sollen den Ablauf anhalten und intern melden können, ohne selbst technische oder rechtliche Folgen beurteilen zu müssen.
6. Lassen Sie den Entwurf verständlich machen. Geben Sie einer freigegebenen KI die bereits entschiedenen Regeln ohne vertrauliche Einzelheiten. Bitten Sie um kurze Sätze und Hinweise auf Widersprüche. Vergleichen Sie jede Fassung mit den beschlossenen Inhalten; sprachliche Vereinfachung darf keine Ausnahmen erfinden oder verbindliche Grenzen abschwächen.
7. Prüfen und veröffentlichen Sie die Richtlinie. Lassen Sie die zuständigen Stellen Inhalt und rechtliche Fragen fachlich prüfen. Vergeben Sie Datum, verantwortliche Stelle und einen Anlass für die nächste Überprüfung. Besprechen Sie die Regeln anhand typischer Situationen und legen Sie die gültige Fassung dort ab, wo das Team sie zuverlässig findet.

Vorlage zum Kopieren

KI-Richtlinie für [Betrieb] – Entwurf zur internen Prüfung
Gültig ab: [Datum] | Verantwortlich: [Rolle und Kontakt]
Geltungsbereich: [Personen, Aufgaben, betriebliche Zugänge]
Freigegebene Werkzeuge und Nutzungsarten: [Liste mit Grenzen]
Erlaubte Daten: [Verweis auf freigegebene Datenampel]
Nicht erlaubt: [Datenarten, Aufgaben und Handlungen]
Vor Verwendung eines Ergebnisses prüft [Rolle] insbesondere [Punkte].
Externe Veröffentlichung oder Versand erfolgt durch [Rolle].
Bei Unklarheit: nicht eingeben und [Kontakt] fragen.
Bei versehentlicher Eingabe: Nutzung anhalten, [Kontakt] informieren
und die bekannten Umstände intern dokumentieren.
Neue Werkzeuge oder Erweiterungen benötigen [Freigabeweg].
Überprüfung bei: [Termin oder Änderung von Aufgabe, Daten, Anbieter].

Ersetzen Sie sämtliche Platzhalter durch bestätigte betriebliche Entscheide und kennzeichnen Sie die Vorlage bis zur Freigabe als Entwurf.

Für eine sprachliche Überarbeitung können Sie die KI zusätzlich beauftragen: «Formuliere diese beschlossenen Regeln verständlich, ohne ihren Inhalt zu ändern. Liste jede unklare Zuständigkeit separat auf.» Geben Sie der KI nur die dafür freigegebene Fassung und kontrollieren Sie anschliessend alle Verbote, Ausnahmen und Meldewege.

Welche Formulierung hilft im Alltag?

Worauf Sie achten müssen

• Die Vorlage ist keine rechtliche Gesamtfreigabe. Lassen Sie Ihre konkrete Nutzung und gegebenenfalls besondere Branchenpflichten fachlich prüfen.
• Verwechseln Sie technische Einstellungen nicht mit einer verständlichen Arbeitsregel. Mitarbeitende müssen erkennen, was sie tatsächlich tun dürfen.
• Eine KI kann in einer Überarbeitung verbindliche Begriffe verändern oder Ausnahmen ergänzen. Prüfen Sie den Inhalt nach jeder grösseren Anpassung erneut.
• Das Schweizer Datenschutzgesetz gilt auch bei KI, wie der EDÖB festhält. Die Richtlinie muss zur tatsächlich vorgesehenen Datenverarbeitung passen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein kleines Büro in Baden hat bisher nur mündlich vereinbart, «keine heiklen Daten» einzugeben. Frau Müller weiss deshalb nicht, ob eine Kundenmail mit geschwärztem Namen erlaubt wäre. Die neue Richtlinie benennt freigegebene Aufgaben, die Datenampel und eine konkrete Ansprechperson.

Anhand einer Übung erkennt das Team, dass auch Bestellnummern oder besondere Umstände eine Person erkennbar machen können. Die unklare Mail wird vorerst nicht eingegeben. Frau Müller kann nun nach einem festgelegten Ablauf nachfragen, statt allein über die Freigabe entscheiden zu müssen.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana kann KI-Vorhaben samt Einsatzregeln und Umsetzung strukturieren. Für eine betriebliche Richtlinie hilft das, technische Möglichkeiten und organisatorische Zuständigkeiten zusammenzubringen. Das Angebot KI-Beratung und digitale Transformation passt zu diesem Anliegen.

Alpasana nimmt Arbeitsabläufe auf, untersucht sinnvolle KI-Einsatzmöglichkeiten und hilft, Vorhaben zu priorisieren. Daraus kann ein Umsetzungsplan entstehen, der Zuständigkeiten und nächste Schritte nachvollziehbar macht. Bringen Sie dafür eine Beschreibung Ihrer heutigen Arbeit sowie die offenen Fragen aus dieser Anleitung mit.

Häufige Fragen

Wie lang muss eine Richtlinie sein?

So lang wie nötig, damit die relevanten Alltagssituationen klar geregelt sind. Eine kurze Hauptfassung kann auf ergänzende Werkzeuglisten und Datenregeln verweisen. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende die gültigen Informationen leicht finden und verstehen.

Müssen wir jede neue Funktion einzeln erwähnen?

Nicht zwingend, aber neue Datenzugriffe oder selbstständige Handlungen brauchen eine erneute Prüfung. Formulieren Sie deshalb einen Freigabeweg für Erweiterungen. Eine vorhandene Werkzeugfreigabe sollte keine unbegrenzte Nutzung suggerieren.

Wie merken wir, ob die Regeln verständlich sind?

Lassen Sie Mitarbeitende typische Fälle anhand der Richtlinie beurteilen. Unterschiedliche Antworten zeigen, wo Begriffe oder Zuständigkeiten unklar sind. Verbessern Sie die Regeln anhand dieser Rückmeldungen und teilen Sie Änderungen nachvollziehbar mit.

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