Welche Daten dürfen in KI? Vorlage für eine Datenampel

Kurz gesagt: Eine Datenampel legt für ein bestimmtes KI-Werkzeug fest, welche Angaben erlaubt, prüfpflichtig oder ausgeschlossen sind. Bei unklarer Einordnung geben Sie die Daten noch nicht ein und fragen die zuständige Stelle.

Das Problem

Sie möchten einen Text mit KI überarbeiten und fragen sich bei jeder Eingabe, welche Angaben hinein dürfen. Ein Name lässt sich entfernen, aber im Text stehen noch eine Bestellnummer und eine besondere Reklamation. Es bleibt unklar, ob die betroffene Person damit weiterhin erkennbar ist.

Eine Datenampel übersetzt betriebliche Entscheidungen in eine verständliche Alltagshilfe. Grün, Gelb und Rot stehen für unterschiedliche Nutzungsbedingungen. Die Farben sind keine gesetzlichen Datenklassen und gelten nur für den geprüften Einsatz im benannten Werkzeug.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Benennen Sie Werkzeug und Aufgabe. Öffnen Sie eine Tabelle und schreiben Sie über die Ampel, für welchen Zugang und Arbeitsablauf sie gilt. Eine Freigabe für allgemeine Textentwürfe umfasst nicht automatisch Dateiuploads oder andere Dienste. Ergänzen Sie die verantwortliche Person und das Datum der letzten Prüfung.
2. Sammeln Sie typische Datenarten. Notieren Sie beispielsweise veröffentlichte Produktangaben, interne Abläufe, Kundenkontaktangaben und Personalinformationen. Verwenden Sie nur Beschreibungen, keine echten Inhalte. Lassen Sie die Fachbereiche ergänzen, was im Alltag vorkommt; besonders Freitextfelder können unerwartet persönliche oder vertrauliche Informationen enthalten.
3. Definieren Sie Grün eng genug. Grün bedeutet: Für diesen Zweck in diesem Werkzeug ausdrücklich freigegeben. Dazu können selbst erstellte Übungsdaten ohne Personenbezug gehören. Auch öffentliche Informationen sind nicht automatisch beliebig verwendbar; prüfen Sie benötigte Rechte und den konkreten Inhalt, bevor Sie eine ganze Kategorie pauschal erlauben.
4. Machen Sie Gelb handlungsfähig. Gelb bedeutet nicht «wahrscheinlich erlaubt», sondern «zuerst klären». Benennen Sie, wer prüfen muss und welche Angaben dafür benötigt werden. Die Mitarbeitenden sollen eine Aufgabenbeschreibung und Datenart melden können, ohne die fraglichen Inhalte ausgerechnet zur Klassifikation an die KI zu schicken.
5. Benennen Sie rote Kategorien. Halten Sie ausgeschlossene Angaben ausdrücklich fest, etwa Passwörter oder Datenarten, für die keine Freigabe besteht. Vermeiden Sie das unklare Sammelwort «sensibel» als einzige Erklärung. Schreiben Sie auch auf, wie vorzugehen ist, wenn eine Datei erlaubte und ausgeschlossene Inhalte gemeinsam enthält.
6. Testen Sie die Ampel mit Beispielen. Lassen Sie das Team erfundene Situationen einordnen. Eine freigegebene KI kann zusätzliche künstliche Übungsfälle formulieren, soll aber keine verbindlichen Freigaben erteilen. Besprechen Sie unterschiedliche Antworten gemeinsam und präzisieren Sie unklare Kategorien, bis die nächste Handlung jeweils erkennbar ist.
7. Veröffentlichen und pflegen Sie die Regeln. Legen Sie die gültige Ampel neben der KI-Richtlinie ab. Vereinbaren Sie eine erneute Prüfung bei neuen Aufgaben, Datenarten oder Anbietern. Dokumentieren Sie Änderungen und erklären Sie sie dem Team, damit alte Ausdrucke nicht unbemerkt als aktuelle Freigabe verwendet werden.

Vorlage zum Kopieren

Datenampel für [Werkzeug, Tarif und betrieblicher Zugang]
Gilt für: [konkrete Aufgabe] | Stand: [Datum]
Verantwortlich: [Rolle und Kontakt]
GRÜN: [ausdrücklich freigegebene Datenarten und Bedingungen]
GELB: [vor Eingabe prüfpflichtige Datenarten]
Prüfung und Freigabe durch: [zuständige Rolle]
ROT: [ausgeschlossene Inhalte für diesen Einsatz]
Bei gemischten Inhalten gilt: [Vorgehen zur Bereinigung oder Sperre]
Bei Unsicherheit: nicht eingeben, [Kontakt] fragen.
Bei versehentlicher Eingabe: Nutzung anhalten und intern melden.
Nächste Prüfung bei: [Termin oder konkreter Änderungsanlass]

Füllen Sie die Vorlage gemeinsam mit den zuständigen Stellen aus und veröffentlichen Sie sie erst nach der betrieblichen Prüfung.

Ein passender Übungsauftrag an die KI lautet: «Erstelle erfundene Alltagssituationen zu dieser freigegebenen Ampel. Gib keine echten Namen oder Kontodaten aus und kennzeichne unklare Fälle ausdrücklich.» Kontrollieren Sie die vorgeschlagene Einordnung selbst, bevor Sie das Material in der Schulung verwenden.

Wie könnte eine vorsichtige betriebliche Einteilung aussehen?

Diese Tabelle ist ein Gestaltungsvorschlag, keine allgemeine Freigabe. Eine Kategorie kann je nach Aufgabe und geprüftem System anders behandelt werden. Entscheidend ist, dass die Bedingungen verständlich dokumentiert sind und niemand aus der Farbe eine unbegrenzte Erlaubnis ableitet.

Worauf Sie achten müssen

• Das Entfernen eines Namens genügt nicht immer. Kombinationen aus Ort, Funktion oder besonderen Umständen können eine Person weiterhin erkennbar machen; der EDÖB beschreibt solche Bezüge bei KI.
• Lassen Sie eine KI nicht anhand echter fraglicher Inhalte entscheiden, ob deren Eingabe erlaubt wäre. Die Übermittlung wäre dann bereits erfolgt.
• Eine Ampel ersetzt keine fachliche Prüfung des konkreten Datenschutzes oder besonderer Geheimhaltungspflichten. Sie setzt die geprüften betrieblichen Entscheide in Alltagssprache um.
• Kontrollieren Sie auch die Ergebnisse. Eine erlaubte Eingabe garantiert keine richtige Antwort und keine passende Veröffentlichung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller möchte für ein KMU in Zug eine Reklamationsantwort entwerfen. In der ursprünglichen Nachricht stehen Angaben über eine persönliche Ausnahmesituation. Die betriebliche Ampel ordnet solche Kundenfälle als prüfpflichtig ein.

Sie gibt die Nachricht deshalb nicht ein. Stattdessen erstellt sie einen allgemeinen Auftrag ohne Fallbezug: Die KI soll einen höflichen Aufbau für eine Reklamationsantwort vorschlagen. Die konkreten Angaben ergänzt Frau Müller später im vorgesehenen internen Ablauf. Die Ampel hilft ihr damit, eine zulässige nächste Handlung zu finden, statt nur Unsicherheit festzustellen.

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Häufige Fragen

Ist eine gelbe Kategorie nach Rückfrage dauerhaft grün?

Nur wenn die zuständige Stelle dies ausdrücklich so festlegt. Eine Freigabe kann auf eine einzelne Aufgabe, Datenmenge oder Einstellung begrenzt sein. Halten Sie den Umfang fest, damit spätere Nutzerinnen ihn nicht ungewollt erweitern.

Wer entscheidet bei gemischten Dokumenten?

Die betriebliche Regel muss dafür eine zuständige Stelle benennen. Bis zur Klärung behandeln Sie die Datei nach der strengeren enthaltenen Kategorie. Eine teilweise Bereinigung muss vollständig geprüft werden, bevor eine Eingabe erfolgen darf.

Brauchen wir für jedes Werkzeug eine eigene Ampel?

Mindestens muss klar sein, für welche Werkzeuge dieselben Regeln geprüft wurden. Unterschiedliche Bedingungen können unterschiedliche Freigaben erfordern. Eine gemeinsame Darstellung ist möglich, wenn die Unterschiede sichtbar bleiben.

Ergänzende Anleitungen: KI-Richtlinie fürs Unternehmen: kostenlose Vorlage Kundendaten in KI eingeben: Was muss der Betrieb prüfen?