KI lernen ohne IT-Kenntnisse: Wie gelingt das im Team?

Kurz gesagt: Beginnen Sie mit einer vertrauten Aufgabe und künstlichen Beispieldaten. Üben Sie nacheinander Eingabe, Verbesserung und Kontrolle, damit jede Person den Ablauf selbst durchführen und ihre Grenzen erkennen kann.

Das Problem

In einer Vorführung wirkt KI einfach: Eine Frage wird eingegeben, und sofort erscheint ein fertiger Text. Sobald Sie selbst vor dem Bildschirm sitzen, fehlen aber die passenden Worte. Technische Erklärungen machen den Einstieg manchmal noch schwieriger, statt Orientierung zu geben.

Im Team kommen unterschiedliche Erfahrungen hinzu. Wer rasch tippt, versteht nicht automatisch die Grenzen der Antworten; wer vorsichtig arbeitet, kann sehr gute Prüffragen stellen. Eine geeignete Schulung knüpft deshalb an bekannte Arbeit an und lässt genügend Raum zum eigenen Üben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Vereinbaren Sie ein kleines Lernziel. Schreiben Sie beispielsweise auf: «Ich kann aus freigegebenen Stichpunkten einen verständlichen Antwortentwurf erstellen und kontrollieren.» Vermeiden Sie das unscharfe Ziel, KI insgesamt beherrschen zu müssen. Eine überschaubare Aufgabe zeigt den Lernenden, worauf sie achten sollen und wann die Übung gelungen ist.
2. Bereiten Sie einen sicheren Übungsplatz vor. Öffnen Sie gemeinsam das betrieblich freigegebene Werkzeug. Zeigen Sie das Eingabefeld und erklären Sie, wo Antworten erscheinen. Verwenden Sie erfundene Angaben ohne Bezug zu tatsächlichen Personen. Klären Sie vorab, welche Funktionen für die Übung gebraucht werden und welche vorerst nicht.
3. Erklären Sie die Eingabe in Alltagssprache. Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Er enthält Aufgabe, benötigte Angaben und gewünschte Form. Lassen Sie jede Person einen kurzen Auftrag eingeben und den Entwurf lesen. Erklären Sie neue Begriffe erst dann, wenn sie für den nächsten Arbeitsschritt benötigt werden.
4. Verbessern Sie gemeinsam eine Antwort. Bitten Sie die Lernenden, einen zu langen oder unklaren Text gezielt zu überarbeiten. Beispielsweise: «Schreibe kürzer und behalte alle vereinbarten Angaben bei.» Vergleichen Sie beide Fassungen und prüfen Sie, ob durch die Kürzung etwas Wichtiges verloren ging. Damit wird Nachfragen zu einer normalen Arbeitsweise.
5. Üben Sie die Kontrolle ausdrücklich. Legen Sie eine Ausgangsnotiz neben den KI-Text und vergleichen Sie Namen als Platzhalter, Termine, Aussagen und Zusagen. Lassen Sie absichtlich eine Information offen und beobachten Sie, wie das Werkzeug damit umgeht. Die Lernenden sollen fehlende Grundlagen erkennen, auch wenn die Antwort freundlich und überzeugend klingt.
6. Lassen Sie jede Person selbst arbeiten. Wiederholen Sie den Ablauf mit einer ähnlichen, aber neuen Übungsaufgabe. Helfende Personen dürfen erklären, sollten jedoch nicht die Maus übernehmen. Fragen Sie anschliessend, welcher Schritt unklar war. So wird sichtbar, ob die Anleitung verständlich ist oder nur die Vorführung gut funktioniert hat.
7. Sichern Sie den Transfer in den Alltag. Halten Sie eine geprüfte Eingabe, eine kurze Prüfliste und die Ansprechperson fest. Vereinbaren Sie, welche realen Aufgaben bereits freigegeben sind. Die erfolgreiche Übung bedeutet nicht, dass nun sämtliche Daten eingegeben werden dürfen; der Übergang zur Arbeit braucht eine ausdrückliche betriebliche Regelung.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir beim Üben einer einfachen Büroaufgabe.
Aufgabe: [zum Beispiel eine Terminbestätigung entwerfen]
Erfundene Ausgangsangaben: [vollständige Übungsdaten]
Gewünschte Form: [kurze E-Mail in Sie-Form]
Erkläre neue Fachwörter in einem kurzen Satz.
Erfinde keine fehlenden Termine oder Zusagen.
Gib nach dem Entwurf eine einfache Prüfliste aus:
Welche Angaben soll ich mit meiner Ausgangsnotiz vergleichen?
Stelle eine verständliche Rückfrage, wenn etwas fehlt.

Füllen Sie die Vorlage mit künstlichen Angaben und verwenden Sie zunächst immer dieselbe überschaubare Aufgabenart.

Woran erkennen Sie einen sinnvollen Lernfortschritt?

Ein Lernnachweis sollte sich auf selbst bearbeitete Aufgaben stützen. Fragen Sie nicht nur, ob «alles klar» sei, sondern lassen Sie den nächsten Schritt erklären. Wenn dabei Unsicherheit sichtbar wird, können Sie gezielt helfen, ohne die Person blosszustellen.

Worauf Sie achten müssen

• Vermeiden Sie zu viele neue Funktionen in derselben Übung. Eine verständliche Textaufgabe bietet bereits Gelegenheit, Eingaben, Antworten und Kontrolle kennenzulernen.
• Nutzen Sie keine echten Kundenmails als spontane Schulungsbeispiele. Vorbereitete Übungsdaten machen die Aufgabe unabhängig von individuellen Datenschutzfreigaben.
• Erklären Sie Halluzinationen als erfundene oder falsche Angaben einer KI. Die Lernenden brauchen dafür kein technisches Hintergrundwissen, sondern einen konkreten Vergleich mit der Vorlage.
• Für den tatsächlichen Personendateneinsatz bleibt eine fachliche Prüfung nötig. Der EDÖB erläutert die Geltung des Datenschutzgesetzes für KI.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller arbeitet im Sekretariat eines KMU in Aarau und hat noch nie einen KI-Auftrag geschrieben. In der ersten Übung formuliert sie aus erfundenen Stichpunkten eine Terminbestätigung. Sie merkt, dass die KI einen nicht genannten Besprechungsort ergänzt hat.

Gemeinsam mit einer Kollegin überarbeitet sie den Auftrag: Fehlende Angaben sollen als Rückfrage erscheinen. Anschliessend bearbeitet sie eine neue Übung selbst. Ihr Lernerfolg besteht nun nicht nur in einem hübschen Text, sondern darin, einen unbelegten Zusatz zu erkennen und gezielt zu verhindern.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Teams ohne technischen Hintergrund bietet Alpasana über absofort einen Einstieg in den praktischen KI-Einsatz. Der passende Lernweg richtet sich nach Aufgaben und Vorkenntnissen. Das Angebot KI-Weiterbildung für Unternehmen passt zu diesem Anliegen.

Die Online-Weiterbildung behandelt KI für Verwaltung, Kommunikation, Texte und Entscheidungsgrundlagen. Mitarbeitende lernen im eigenen Tempo und üben den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Schweizer Praxisbezug und die Prüfung von Ergebnissen gehören zu den beschriebenen Lerninhalten; für Firmenlösungen und Teambuchungen besteht eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Muss ich programmieren können?

Für einfache Textaufgaben ist das nicht erforderlich. Wichtiger sind eine verständliche Aufgabenbeschreibung und Kenntnisse der eigenen Arbeit. Technische Unterstützung kann dennoch nötig sein, wenn Zugänge oder Verbindungen zu anderen Systemen eingerichtet werden.

Was hilft, wenn ich langsamer lerne als andere?

Arbeiten Sie mit einer kurzen Anleitung und wiederholen Sie dieselbe Aufgabenart. Bitten Sie um Erklärungen in einzelnen Schritten und um genügend eigene Übungszeit. Lerntempo sagt wenig darüber aus, wie sorgfältig Sie später Ergebnisse beurteilen.

Reicht ein Kursabschluss als betriebliche Freigabe?

Nein, Weiterbildung und Einsatzfreigabe erfüllen unterschiedliche Zwecke. Ein Abschluss kann Lernen dokumentieren, während der Betrieb die konkreten Werkzeuge, Daten und Aufgaben festlegt. Besprechen Sie den Übergang zur tatsächlichen Arbeit mit der zuständigen Person.

Weitere Hilfen fürs Team: Wie nehmen wir Mitarbeitende bei der KI-Einführung mit? Welche Daten dürfen in KI? Vorlage für eine Datenampel