Arbeitsabläufe für KI erfassen: einfache Vorlage

Das Problem

Frau Müller arbeitet in der Administration einer Sanitärfirma in Wohlen. Die Geschäftsleiterin sagt: «Beschreibe uns doch bitte, wie bei uns eine Reparaturanfrage bearbeitet wird, damit wir prüfen können, ob KI dabei hilft.» Frau Müller hat den Ablauf seit Jahren im Kopf, aber noch nie aufgeschrieben. Wo anfangen? Wie detailliert? Und was, wenn die Kollegen es anders machen?

Das ist die Ausgangslage in den meisten Betrieben. Abläufe sind eingespielt, aber nicht dokumentiert. Wer sie erklären soll, merkt plötzlich, wie viele stille Regeln und Ausnahmen es gibt.

Für KI ist eine klare Beschreibung wichtig. Ohne sie weiss niemand, was die KI übernehmen soll und woran man Erfolg misst. Diese Seite liefert eine einfache Vorlage und einen Weg, sie in kurzer Zeit auszufüllen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie einen Ablauf. Nehmen Sie nicht den ganzen Betrieb auf einmal, sondern einen konkreten Ablauf, der häufig vorkommt und Zeit kostet, zum Beispiel Offertenerstellung oder Rechnungsprüfung.

1. Bestimmen Sie Anfang und Ende. Was löst den Ablauf aus (E-Mail, Anruf, Auftrag)? Wann ist er abgeschlossen (Rechnung bezahlt, Kunde informiert)?

1. Sprechen Sie mit denen, die den Ablauf ausführen. Lassen Sie sich zeigen, wie sie arbeiten, nicht nur, wie es sein sollte. Zehn Minuten Zuschauen zeigen oft mehr als eine Stunde Befragen.

1. Notieren Sie jeden Schritt. Was passiert, wer macht es, mit welchen Hilfsmitteln (Programm, Papier, Telefon)? Schreiben Sie in kurzen Sätzen: «Sachbearbeiterin öffnet die Anfrage im Postfach.»

1. Halten Sie Eingaben und Ergebnisse fest. Welche Informationen braucht jeder Schritt, und was kommt heraus? Beispiel: Eingabe «Kundenname, Adresse, Beschreibung des Schadens», Ergebnis «Auftrag im System».

1. Notieren Sie Dauer und Häufigkeit. Wie lange dauert ein Durchlauf, wie oft kommt er vor? Schätzungen sind in Ordnung, kennzeichnen Sie sie als solche.

1. Fragen Sie nach Problemen und Ausnahmen. Wo hakt es, wo müssen Sie nachfragen, wann läuft es anders? Siehe Ausnahmen im Prozess erkennen.

1. Lassen Sie die Beschreibung prüfen. Zeigen Sie sie den Beteiligten. Stimmt sie? Was fehlt? Erst dann dient sie als Grundlage für Anwendungsfälle mit KI.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bringen Sie Ihre Notizen in die Tabellenform. Verwenden Sie anonymisierte Beispiele statt echter Kundendaten.

Ich habe Notizen zu einem Arbeitsablauf in unserem Betrieb ([Branche]). Der Ablauf heisst: [Name].
Hier meine Notizen (ohne Kundendaten): [Notizen einfügen].
Erstelle daraus eine Prozessbeschreibung als Tabelle mit den Spalten:
Nr. | Schritt | Wer | Hilfsmittel/Programm | Eingaben | Ergebnis | Dauer (Schätzung) | Probleme/Ausnahmen
Füge darunter hinzu:
1. Auslöser und Ende des Ablaufs
2. Häufigkeit (Schätzung, falls genannt)
3. Offene Fragen, die ich noch klären sollte
Regeln: Ergänze nichts, was nicht in meinen Notizen steht. Markiere Lücken mit «unklar». Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Lassen Sie die Tabelle von den Beteiligten prüfen und korrigieren.

Worauf Sie achten müssen

• Beschreiben Sie den echten, nicht den idealen Ablauf. Nur so sehen Sie, wo KI helfen kann.
• Keine Kundendaten in der Beschreibung. Verwenden Sie Beispiele ohne Namen, besonders wenn Sie KI als Hilfe nutzen.
• Nicht alles aufschreiben. Zu viel Detail verschleiert das Wesentliche. Fünf bis fünfzehn Schritte reichen meist.
• Mitarbeitende einbeziehen. Wer sich beobachtet fühlt, kann misstrauisch werden. Erklären Sie, dass es um Entlastung geht, nicht um Kontrolle.
• Beschreibung altert. Prüfen Sie sie, wenn sich der Ablauf ändert.
• Kein Ersatz für Verbesserung. Beim Aufnehmen merken Sie oft, dass ein Schritt überflüssig ist, siehe Prozess vorher vereinfachen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Immobilienbüro in Zofingen will prüfen, ob KI bei der Bearbeitung von Mieteranfragen helfen kann. Die Assistentin soll den Ablauf aufschreiben.

Vorher: «Das machen wir halt so.» Niemand kann genau sagen, wie viele Schritte es gibt. Nachher: Die Assistentin beobachtet zwei Kolleginnen und notiert elf Schritte. Sie entdeckt, dass Anfragen auf drei Wegen eintreffen und je Weg anders erfasst werden. Die Tabelle zeigt auch, dass zwei Schritte doppelt sind. Nach dem Gespräch im Team wird der Ablauf vereinfacht, und erst dann prüft das Büro, wo KI beim Vorsortieren helfen könnte.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Abläufe systematisch aufnehmen und auf KI-Potenziale prüfen möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana nimmt Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale, priorisiert Vorhaben und erstellt einen Umsetzungsplan. Geschäftsprozesse lassen sich dabei verbessern, bevor digitale Workflows und Automatisierungen entwickelt werden.

Die Vorlage hier genügt für den Einstieg. Wenn Sie Hilfe bei mehreren Abläufen wünschen, werden Projekte individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie detailliert muss die Beschreibung sein?

So detailliert, dass jemand Neues den Ablauf verstehen und nachvollziehen kann. Meist reichen fünf bis fünfzehn Schritte. Details zu Ausnahmen ergänzen Sie separat.

Brauche ich ein Flussdiagramm?

Nicht zwingend. Eine Tabelle ist für den Anfang einfacher. Ein Diagramm kann später folgen, siehe Flussdiagramm mit KI vorbereiten.

Kann die KI den Prozess für mich beschreiben?

Sie kann Notizen ordnen, aber nicht wissen, wie Ihr Betrieb arbeitet. Die Inhalte kommen von Ihnen und Ihren Kolleginnen. Hilfe beim Strukturieren bietet Prozessbeschreibung mit KI.

Was, wenn Kollegen den Ablauf unterschiedlich ausführen?

Notieren Sie beide Varianten und klären Sie im Team, welche gelten soll. Oft ist das der erste Gewinn der Aufnahme.