Müssen wir einen Arbeitsablauf vor dem KI-Einsatz ändern?

Das Problem

Frau Müller arbeitet in der Administration einer Spedition in Dietikon. Eingehende Lieferscheine werden gescannt, per Mail an drei Personen weitergeleitet, von jeder abgetippt und am Schluss von einer vierten Person kontrolliert. Die Geschäftsleitung sagt: «Das soll jetzt die KI übernehmen.» Frau Müller fragt sich: Würde die KI nicht einfach denselben umständlichen Ablauf schneller ausführen?

Ihre Befürchtung ist berechtigt. Wenn ein Ablauf schon schlecht organisiert ist, hilft KI nur begrenzt. Sie automatisiert dann die Umwege, die Doppelarbeit und die unnötigen Kontrollen. Das Ergebnis: ein teures System, das Fehler im Ablauf zementiert.

Besser ist es, zuerst zu fragen: Brauchen wir diesen Schritt überhaupt? Diese Seite zeigt, wie Sie Abläufe vor dem KI-Einsatz vereinfachen, und das oft mit überschaubarem Aufwand.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie den Ablauf, wie er heute ist. Nutzen Sie eine einfache Tabelle mit Schritten, Beteiligten und Hilfsmitteln. Eine Vorlage bietet Arbeitsabläufe für KI erfassen.

1. Fragen Sie bei jedem Schritt «Wozu?» Welches Ergebnis entsteht, und wer braucht es? Schritte, die niemand benötigt, sind Kandidaten zum Streichen.

1. Suchen Sie nach Doppelarbeit. Werden Daten mehrfach eingegeben, Dokumente mehrfach weitergeleitet oder Angaben mehrfach geprüft?

1. Suchen Sie nach Wartezeiten. Wo bleibt etwas liegen, weil auf Freigabe, Auskunft oder Rückmeldung gewartet wird?

1. Prüfen Sie Medienbrüche. Gibt es Stellen, an denen von Papier auf Digital oder von einem Programm in ein anderes übertragen wird? Das sind Fehlerquellen.

1. Vereinfachen Sie zuerst ohne KI. Streichen Sie Schritte, bündeln Sie Prüfungen, legen Sie klare Zuständigkeiten fest. Oft entsteht schon dadurch ein Gewinn.

1. Prüfen Sie dann, wo KI noch hilft. Bleibt eine Routineaufgabe übrig, zum Beispiel das Auslesen von Angaben, kann KI sinnvoll sein. Siehe KI-Eignung von Aufgaben prüfen.

1. Testen Sie den neuen Ablauf und beschreiben Sie ihn. Halten Sie die neue Fassung schriftlich fest, damit alle gleich arbeiten.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt hinterfragen Sie Ihren Ablauf. Verwenden Sie Beispiele ohne Kundendaten.

Wir sind ein Schweizer Betrieb ([Branche]). Hier die Beschreibung eines Arbeitsablaufs, den wir mit KI unterstützen möchten: [Ablauf in Schritten, ohne Kundendaten].
Analysiere den Ablauf und gib aus:
1. Schritte, die vermutlich unnötig oder doppelt sind (mit Begründung)
2. Stellen mit Wartezeit oder Medienbrüchen
3. Vorschläge zur Vereinfachung ohne KI
4. Schritte, bei denen KI nach der Vereinfachung sinnvoll helfen könnte, und Schritte, die ein Mensch behalten sollte
5. Fragen, die ich den Beteiligten stellen soll, bevor ich etwas ändere
Regeln: Du kennst unseren Betrieb nicht, kennzeichne Vermutungen, nenne keine Produkte, Deutsch (Schweiz), als nummerierte Liste.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Besprechen Sie die Vorschläge mit den Beteiligten, bevor Sie etwas ändern.

Worauf Sie achten müssen

• Beteiligte einbeziehen. Wer den Ablauf täglich ausführt, kennt oft den Grund für einen scheinbar unnötigen Schritt. Fragen Sie, bevor Sie streichen.
• Kontrollen nicht leichtfertig streichen. Manche Schritte dienen der Sicherheit oder rechtlichen Pflicht. Klären Sie das mit den Verantwortlichen.
• Nicht alles auf einmal ändern. Kleine Schritte sind leichter umzusetzen und zu überprüfen.
• Veränderung braucht Kommunikation. Erklären Sie, warum der Ablauf angepasst wird, und was das für die Beteiligten bedeutet.
• Der Ablauf ist nicht immer das Problem. Manchmal fehlt es an Information oder Software. Auch das lässt sich erkennen.
• Verbesserung ist kein Sparprogramm in Verkleidung. Seien Sie offen über das Ziel, damit Vertrauen bleibt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Spedition aus Dietikon geht den Lieferschein-Ablauf mit den Mitarbeitenden durch.

Vorher: Sechs Schritte, drei Personen tippen dieselben Angaben ab, und eine vierte kontrolliert alles nochmals. Nachher: Das Team stellt fest, dass nur eine Person die Daten erfassen muss und die Kontrolle durch Stichproben genügt. Der Ablauf schrumpft auf drei Schritte. Danach prüft die Firma, ob KI beim Auslesen der Lieferscheine helfen kann. Weil der Ablauf nun einfach ist, ist auch die Anbindung der KI überschaubar.

Interessant war das Gespräch mit den Mitarbeitenden, die den alten Ablauf täglich ausgeführt hatten. Zwei von ihnen hatten die doppelte Erfassung schon lange als überflüssig empfunden, aber niemand hatte gefragt. Sie schlugen die Vereinfachung selbst vor und übernahmen die Umstellung gern, weil sie eine konkrete Entlastung sahen. Diese Erfahrung ist häufig: Wer Abläufe vor dem KI-Einsatz gemeinsam verbessert, gewinnt Mitstreiter, statt Widerstand zu erzeugen. Die KI kommt dann nicht als Bedrohung, sondern als Fortsetzung einer Verbesserung, die das Team selbst angestossen hat.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Abläufe erst verbessern und dann gezielt mit KI unterstützen möchten, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana nimmt Prozesse auf, verbessert Geschäftsprozesse und entwickelt danach digitale Workflows und Automatisierungen, mit KI, wo sie sinnvoll ist.

So vermeiden Sie, dass ein schlechter Ablauf automatisiert wird. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich wirklich jeden Ablauf vorher überarbeiten?

Nein. Bei einfachen, gut funktionierenden Abläufen reicht ein kurzer Blick. Bei Abläufen mit Doppelarbeit, Wartezeiten oder vielen Ausnahmen lohnt sich die Überarbeitung vor dem KI-Einsatz.

Kann KI helfen, den Ablauf zu verbessern?

Sie kann Fragen vorschlagen und Notizen ordnen. Die Beurteilung, welche Schritte nötig sind, liegt bei Ihnen und den Beteiligten.

Wie lange dauert die Vereinfachung?

Bei einem einzelnen Ablauf oft nur einige Stunden bis wenige Tage, inklusive Gesprächen. Entscheidend ist, dass die Beteiligten mitmachen.

Wie gehe ich mit Widerstand um?

Hören Sie zu, erklären Sie das Ziel und beginnen Sie mit kleinen, sichtbaren Verbesserungen. Siehe Widerstand im Team verstehen.