Wie finden wir die grössten Zeitfresser für einen KI-Test?

Das Problem

Sie sind ständig beschäftigt. Der Tag ist voll, und abends haben Sie das Gefühl, kaum das Wichtige erledigt zu haben. Es heisst, KI könne Zeit sparen, doch bei welcher Aufgabe? Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo die Zeit tatsächlich bleibt, wählen Sie womöglich die falsche für den ersten Versuch.

Unser Gefühl täuscht uns dabei oft. Aufgaben, die nervig sind, wirken grösser, als sie sind. Kleine Aufgaben, die dreissig Mal pro Woche vorkommen, fallen kaum auf. Ohne Zahlen sucht man dort, wo es sich am lautesten meldet, nicht dort, wo am meisten Zeit liegt.

Eine einfache Messung schafft Klarheit. Sie brauchen dafür keine Software, nur ein Blatt Papier oder eine Tabelle und eine Woche Geduld.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie den Bereich. Beginnen Sie mit Ihrem eigenen Arbeitsplatz oder einem kleinen Team. Vermeiden Sie, gleich den ganzen Betrieb zu untersuchen.
2. Bereiten Sie eine Strichliste vor. Spalten: Aufgabe, wie oft, wie lange ungefähr, wer, Bemerkung. Hängen Sie die Liste sichtbar auf oder führen Sie sie in einer Tabelle.
3. Führen Sie die Liste eine Woche lang. Tragen Sie ein, sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben. Schätzen Sie die Dauer in Fünf-Minuten-Schritten. Es muss nicht exakt sein.
4. Sammeln Sie auch die Ärgernisse. Notieren Sie, was Sie nervt oder wo Sie warten müssen. Das ergänzt die Zahlen. Ideen im Team: Ideen von Mitarbeitenden sammeln.
5. Rechnen Sie zusammen. Multiplizieren Sie Häufigkeit und Dauer pro Aufgabe. Sortieren Sie die Aufgaben nach der Gesamtzeit. Oft überrascht das Ergebnis.
6. Prüfen Sie die Spitzenreiter auf KI-Tauglichkeit. Für jede der fünf zeitaufwändigsten Aufgaben fragen Sie: Läuft sie ähnlich ab? Ist sie textlastig? Sind Fehler verkraftbar? Sind die Daten nicht vertraulich? Hilfe: Aufgaben für generative KI.
7. Wählen Sie eine Aufgabe für den Test. Nehmen Sie die mit der besten Mischung aus Zeitaufwand und Eignung, nicht automatisch die grösste.
8. Halten Sie den Ausgangswert fest. Notieren Sie, wie lange die Aufgabe heute dauert. Nach dem Test vergleichen Sie, siehe Zeitersparnis messen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt werten Sie Ihre Strichliste aus. Geben Sie nur allgemeine Aufgabenbezeichnungen ein, keine Namen oder vertrauliche Details.

Ich habe eine Woche lang meine Aufgaben im Büro erfasst. Hier ist die Liste (Aufgabe, Häufigkeit pro Woche, geschätzte Minuten pro Mal):

- [Aufgabe 1], [Anzahl], [Minuten]
- [Aufgabe 2], [Anzahl], [Minuten]
- [Aufgabe 3], [Anzahl], [Minuten]
- [weitere Aufgaben]

Aufgabe:
1. Berechne die Gesamtzeit pro Woche je Aufgabe und sortiere absteigend.
2. Schätze für die fünf grössten Aufgaben qualitativ, ob sie sich für KI-Unterstützung eignen (gut/teilweise/schlecht), und nenne je einen Grund.
3. Empfiehl eine Aufgabe für einen ersten vierwöchigen Test und sage, was ich vorher messen sollte.
Regeln: Rechne nur mit meinen Angaben, erfinde keine Zahlen und kennzeichne Annahmen.

Kontrollieren Sie die Rechnung stichprobenartig selbst. Die Eignungseinschätzung ist eine Meinung, kein Urteil.

Beispiel einer ausgefüllten Strichliste (erfunden)

Worauf Sie achten müssen

• Schätzungen sind ungenau, und das ist in Ordnung. Entscheidend ist die Grössenordnung. Wenn Sie sich unsicher sind, messen Sie zwei Wochen.
• Nicht alles Zeitaufwändige gehört zur KI. Manche Aufgaben brauchen Aufmerksamkeit oder Verantwortung, die nicht delegierbar ist. Prüfen Sie jede Aufgabe fair.
• Beobachtung kann Misstrauen auslösen. Erklären Sie im Team, dass es um Aufgaben geht, nicht um Leistungskontrolle von Personen. Siehe Leistungskontrolle vermeiden.
• Daten schützen. Auch die Strichliste kann Hinweise auf Kundschaft oder Personen enthalten. Verwenden Sie allgemeine Bezeichnungen. Hinweise zum Datenschutz bietet der EDÖB.
• Zeitersparnis ist kein Selbstläufer. Prüfen und Korrigieren braucht Zeit. Rechnen Sie sie beim Test mit ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller leitet das Sekretariat eines Gartencenters bei Olten. Sie vermutet, dass die Offerten am meisten Zeit kosten.

Vorher dachte sie, Offerten seien das Hauptproblem. Die Wochenliste zeigt: Offerten brauchen pro Woche rund zweieinhalb Stunden, aber Standardmails an Kundschaft kommen auf über drei Stunden, weil sie so oft vorkommen. Sie sind textlastig, ähneln sich und enthalten keine heiklen Daten.

Nachher wählt sie die Standardmails für einen vierwöchigen Test und hält den Ausgangswert fest. Die Offerten kommen später, mit einer geprüften Vorlage.

So hilft Ihnen Alpasana

Für eine systematische Aufnahme unterstützt Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren und Vorhaben priorisieren. Eine Aussensicht erkennt oft Zusammenhänge, die im Alltag untergehen.

Die Strichliste können Sie jederzeit selbst führen. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich wirklich eine Woche messen?

Für ein belastbares Bild ja, weil Wochen unterschiedlich verlaufen. Bei sehr regelmässiger Arbeit genügen auch drei bis vier Tage. Schätzen Sie nur, wenn Sie sich der Ungenauigkeit bewusst sind.

Was, wenn die zeitfressende Aufgabe nicht für KI geeignet ist?

Dann prüfen Sie andere Lösungen, etwa Vorlagen, bessere Abläufe oder Automatisierung. Wählen Sie für den KI-Test die nächste geeignete Aufgabe.

Soll das ganze Team mitmachen?

Wenn möglich ja, denn jede Person sieht andere Zeitfresser. Beginnen Sie freiwillig, erklären Sie den Zweck und halten Sie die Auswertung auf Aufgabenebene.