Wie finden wir sinnvolle KI-Anwendungsfälle im Betrieb?

Kurz gesagt: Sammeln Sie konkrete Arbeitsschritte, die wiederholt Zeit oder Aufmerksamkeit kosten. Wählen Sie eine Aufgabe, deren Ergebnis Sie zuverlässig prüfen können und für die geeignete Daten verfügbar sind.

Das Problem

Bei KI denken viele zuerst an auffällige Bilder oder automatische Texte. Im eigenen Betrieb bleibt trotzdem unklar, wo der Nutzen liegen könnte. Vielleicht hören Sie viele Vorschläge, aber keiner beschreibt genau, welches alltägliche Problem damit verschwindet.

Ein Anwendungsfall ist eine konkrete Aufgabe mit bestimmten Eingaben und einem gewünschten Ergebnis. «KI für das Büro» ist dafür zu ungenau. «Aus freigegebenen Stichpunkten einen Antwortentwurf erstellen, den Frau Müller prüft» lässt sich dagegen untersuchen und ausprobieren.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beobachten Sie tatsächliche Arbeit. Öffnen Sie eine einfache Notiz und halten Sie Aufgaben fest, bei denen Sie suchen, abschreiben, ordnen oder wiederholt formulieren. Beschreiben Sie jeweils den Auslöser und das gewünschte Ergebnis. Sammeln Sie auch Ärgernisse, die selten auftreten, aber besonders viel Nacharbeit auslösen.
2. Befragen Sie die ausführenden Personen. Fragen Sie nicht nur, wer gerne KI hätte. Lassen Sie sich erzählen, wo Informationen fehlen, welche Ausnahmen auftreten und welche Korrekturen häufig nötig sind. Das Erfahrungswissen der Mitarbeitenden zeigt oft, weshalb eine scheinbar einfache Aufgabe tatsächlich schwierig ist.
3. Zerlegen Sie grosse Abläufe. Teilen Sie beispielsweise «Rechnungen bearbeiten» in Eingang, Auslesen, Prüfen, Zuordnen und Freigeben. KI könnte bei einem dieser Schritte helfen, ohne den ganzen Vorgang zu übernehmen. Schreiben Sie für jeden Teil auf, welche Angaben benötigt werden und woran ein richtiges Ergebnis erkennbar wäre.
4. Lassen Sie Vorschläge ordnen. Geben Sie der freigegebenen KI eine bereinigte Aufgabenliste. Bitten Sie um eine Einordnung nach Textentwurf, Informationssuche, Sortierung oder Datenübernahme. Die KI soll auch einfache Alternativen nennen, etwa eine bessere Vorlage. Dadurch wird sichtbar, wo eine gewöhnliche Regel oder eine geordnete Ablage bereits genügen könnte.
5. Prüfen Sie Nutzen und Machbarkeit. Besprechen Sie für jeden Vorschlag Häufigkeit, heutigen Aufwand, verfügbare Daten und Kontrollmöglichkeiten. Verwenden Sie nachvollziehbare Begründungen statt scheinbar genauer Punktzahlen. Eine attraktive Idee fällt zurück, wenn niemand das Ergebnis fachlich beurteilen kann oder die benötigten Informationen nicht verfügbar sind.
6. Wählen Sie eine kleine Startaufgabe. Begrenzen Sie Datenumfang, beteiligte Personen und Ergebnisverwendung. Halten Sie fest, was ausdrücklich ausgeschlossen ist. Für den Einstieg eignet sich oft ein interner Entwurf mit menschlicher Freigabe eher als ein Ablauf, der ohne Kontrolle Kunden gegenüber verbindliche Aussagen macht.
7. Schreiben Sie einen Aufgabensteckbrief. Notieren Sie Problem, Eingaben, Ergebnis, Prüfschritte und verantwortliche Person. Ergänzen Sie eine beobachtbare Erwartung und ein Abbruchkriterium. Erst dieser Steckbrief macht aus einer Idee einen prüfbaren Versuch, über den die Geschäftsleitung begründet entscheiden kann.

Vorlage zum Kopieren

Hilf uns, aus Arbeitsproblemen sinnvolle KI-Anwendungsfälle abzuleiten.
Bereinigte Aufgabenliste: [Tätigkeiten ohne Personendaten]
Heute schwierige Stellen: [Suchen, Schreiben, Übertragen, Prüfen]
Verfügbare Datenarten: [Beschreibung]
Menschen mit Fachwissen: [Rollen]
Erstelle eine Tabelle mit Aufgabe, möglicher KI-Unterstützung,
einfacher Alternative ohne KI, nötigen Vorarbeiten und Kontrollweg.
Nenne offene Fragen. Erfinde weder Einsparungen noch verfügbare Daten.
Empfiehl einen eng begrenzten Versuch und erkläre die Auswahl.

Ergänzen Sie beobachtete Schwierigkeiten aus Ihrem Alltag und kennzeichnen Sie Vermutungen ausdrücklich als solche.

Welche Ideen sind für den Einstieg greifbar?

Notieren Sie neben jedem Vorschlag auch den ungünstigen Fall. Was geschieht, wenn eine Information fehlt, ein Text mehrdeutig ist oder ein Ergebnis falsch zugeordnet wird? Wenn der Fehler rechtzeitig auffällt und einfach korrigiert werden kann, ist ein begrenzter Versuch leichter zu verantworten.

Worauf Sie achten müssen

• Häufigkeit allein macht eine Aufgabe nicht geeignet. Viele Wiederholungen können auch viele Fehler und entsprechend viel Kontrollarbeit bedeuten.
• Eine KI kann passende klingende Ideen erfinden, die in Ihrem Betrieb nicht umsetzbar sind. Lassen Sie die ausführenden Personen die Annahmen prüfen.
• Sammeln Sie für die Ideensuche keine vollständigen Kundenfälle. Eine abstrakte Beschreibung des Problems genügt meistens und erleichtert die interne Abstimmung.
• Bei geplanten Personendaten ist eine fachliche Prüfung des konkreten Einsatzes erforderlich. Der EDÖB erklärt die Anwendbarkeit des Datenschutzgesetzes auf KI.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem kleinen Dienstleistungsbetrieb in Luzern wünschen sich mehrere Personen «einen KI-Assistenten». Frau Müller sammelt stattdessen konkrete Schwierigkeiten. Dabei zeigt sich, dass das wiederholte Umformulieren von Terminbestätigungen störend ist, während die eigentliche Terminplanung gut funktioniert.

Das Team wählt deshalb nur die Textvorbereitung aus. Die KI erhält freigegebene Stichpunkte und schreibt einen Entwurf; Datum und Zusagen kontrolliert weiterhin eine Mitarbeiterin. Andere Ideen, etwa das automatische Verschieben von Terminen, werden zunächst zurückgestellt. So entsteht ein Versuch mit verständlichem Umfang und klarer Prüfung.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana unterstützt bei der Aufnahme von Prozessen und der Analyse geeigneter KI-Aufgaben. Daraus lassen sich begründete Prioritäten für einen ersten Versuch ableiten. Das Angebot KI-Beratung und digitale Transformation passt zu diesem Anliegen.

Alpasana nimmt Arbeitsabläufe auf, untersucht sinnvolle KI-Einsatzmöglichkeiten und hilft, Vorhaben zu priorisieren. Daraus kann ein Umsetzungsplan entstehen, der Zuständigkeiten und nächste Schritte nachvollziehbar macht. Bringen Sie dafür eine Beschreibung Ihrer heutigen Arbeit sowie die offenen Fragen aus dieser Anleitung mit.

Häufige Fragen

Was ist, wenn das Team keine Ideen nennt?

Fragen Sie nach störenden Arbeitsschritten statt nach KI. Lassen Sie eine typische Aufgabe erklären und notieren Sie Sucharbeit, Medienwechsel und wiederholte Formulierungen. Daraus ergeben sich oft konkretere Vorschläge als aus einer allgemeinen Ideenrunde.

Sollten wir die schwierigste Aufgabe zuerst wählen?

Nicht unbedingt, denn schwierige Aufgaben enthalten häufig viele Ausnahmen. Für einen ersten Versuch ist wichtig, dass Sie Wirkung und Fehler gut erkennen können. Anspruchsvollere Vorhaben können später folgen, wenn Vorarbeiten und Verantwortung geklärt sind.

Dürfen wir einen Vorschlag bewusst verwerfen?

Ja, auch das ist ein hilfreiches Ergebnis. Dokumentieren Sie kurz, ob fehlende Daten, geringer Nutzen oder zu hoher Prüfaufwand ausschlaggebend waren. Bei veränderten Bedingungen lässt sich die Entscheidung später nachvollziehbar überprüfen.

Weiterführende Hilfen: Wie erstelle ich eine KI-Strategie für unser KMU? Wie messen wir die tatsächliche Zeitersparnis durch KI?