Wie messen wir die tatsächliche Zeitersparnis durch KI?

Kurz gesagt: Messen Sie den vollständigen Ablauf bis zum brauchbaren Ergebnis, jeweils mit und ohne KI. Vergleichen Sie ähnliche Aufgaben und berücksichtigen Sie Qualität, Nacharbeit und einmaligen Einführungsaufwand.

Das Problem

Die KI erstellt einen Text schnell, und schon entsteht der Eindruck einer grossen Entlastung. Danach müssen jedoch Angaben geprüft, Formulierungen korrigiert und Inhalte in ein anderes Programm übertragen werden. Wenn nur die Erzeugung gemessen wird, fehlt ein wesentlicher Teil der Arbeit.

Für einen fairen Vergleich benötigen Sie eine klare Anfangs- und Endstelle. Entscheidend ist der Weg von der bereitliegenden Aufgabe bis zum freigegebenen Ergebnis. So erkennen Sie, ob KI tatsächlich hilft oder die Arbeit lediglich an eine andere Stelle verschiebt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie eine vergleichbare Aufgabenart. Öffnen Sie eine Tabelle und beschreiben Sie, was gemessen wird, etwa ein Antwortentwurf aus vollständigen Stichpunkten. Trennen Sie einfache Standardfälle von schwierigen Sonderfällen. Notieren Sie die gewünschte Qualität, damit ein kürzerer, aber unbrauchbarer Text nicht als Erfolg gezählt wird.
2. Definieren Sie Start und Ende. Beginnt die Messung beim Lesen der Anfrage oder erst beim Schreiben? Endet sie mit dem Entwurf oder mit der fachlichen Freigabe? Legen Sie dieselben Grenzen für beide Arbeitsweisen fest. Halten Sie ausserdem fest, wie Unterbrechungen und Wartezeiten dokumentiert werden.
3. Erfassen Sie den bisherigen Ablauf. Bearbeiten Sie passende Aufgaben auf dem üblichen Weg und notieren Sie die tatsächlichen Arbeitsschritte. Verwenden Sie eigene Messwerte statt nachträglicher Erinnerungen. Wenn ein besonderer Fall auftritt, kennzeichnen Sie ihn; er soll den Vergleich nicht unbemerkt verzerren.
4. Messen Sie den KI-Ablauf vollständig. Erfassen Sie Datenvorbereitung, Eingabe, Lesen, Nachfragen, Kontrolle und Übertragung. Nehmen Sie nötige Korrekturen und verworfene Ergebnisse auf. Wenn die KI keine brauchbare Hilfe liefert und die Aufgabe neu begonnen wird, gehört auch dieser Aufwand zur Beobachtung.
5. Prüfen Sie die Ergebnisqualität. Lassen Sie anhand derselben Kriterien feststellen, ob das Ergebnis verwendbar ist. Notieren Sie fehlende Angaben, sachliche Fehler und zusätzliche Rückfragen. Erst wenn die Qualitätsanforderungen vergleichbar erfüllt sind, sagt ein Zeitunterschied etwas über eine mögliche Entlastung aus.
6. Werten Sie nachvollziehbar aus. Die Differenz aus bisherigem Gesamtaufwand und Gesamtaufwand mit KI zeigt die gemessene Veränderung für die betrachteten Fälle. Eine freigegebene KI kann bereinigte Beobachtungen gruppieren; Zahlen und Berechnungen kontrollieren Sie in der Tabelle. Trennen Sie laufenden Aufwand von einmaligem Lernen und Einrichten.
7. Besprechen Sie Wirkung und Grenzen. Zeigen Sie dem Team neben dem Ergebnis auch Aufgabenumfang, Messweise und Unsicherheiten. Übertragen Sie einen erfolgreichen Test nicht ungeprüft auf sämtliche Tätigkeiten. Entscheiden Sie, ob weitere Beobachtung, eine Anpassung der Vorlage oder die Fortführung des Ablaufs sinnvoll ist.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, unsere bereinigten Beobachtungen zu einer KI-Aufgabe auszuwerten.
Aufgabenart: [Beschreibung]
Start und Ende der Messung: [gleiche Grenzen für beide Arbeitsweisen]
Qualitätskriterien: [fachliche Anforderungen]
Messwerte: [geprüfte eigene Werte, ohne Namen]
Beobachtete Fehler und Nacharbeit: [Notizen]
Einmaliger Einführungsaufwand: [getrennte Angaben]
Suche Unterschiede in Vorbereitung, Bearbeitung und Kontrolle.
Markiere ungleiche Fälle und fehlende Angaben.
Erfinde keine Einsparungen und rechne nicht auf den Gesamtbetrieb hoch.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre eigenen Beobachtungen und entfernen Sie personenbezogene Leistungsangaben.

Was gehört in das Messblatt?

Legen Sie fest, ob Sie aktive Arbeitszeit, verstrichene Zeit oder beides erfassen. Eine Wartezeit kann den Abschluss verzögern, obwohl die Person währenddessen etwas anderes erledigt. Ohne diese Unterscheidung entstehen schnell Aussagen, die unterschiedliche Zeitarten miteinander vermischen.

Wie vermeiden Sie einen unfairen Vergleich?

Wer eine Aufgabe bereits kennt, erledigt sie beim zweiten Mal möglicherweise leichter. Vergleichen Sie deshalb ähnlich anspruchsvolle Fälle und achten Sie auf Lerneffekte. Dokumentieren Sie zudem Änderungen an Vorlagen oder Arbeitswegen, damit eine Verbesserung nicht vollständig der KI zugeschrieben wird, obwohl zugleich der Prozess vereinfacht wurde.

Worauf Sie achten müssen

• Verwenden Sie keine erfundenen Beispielwerte als betriebliche Messung. Leere Felder bleiben offen, bis echte Beobachtungen vorliegen.
• Messen Sie Abläufe, ohne daraus unbegründete Ranglisten über Mitarbeitende zu erstellen. Informieren Sie Beteiligte über Zweck und Verwendung der Erhebung.
• Eine KI kann Tabellen falsch zusammenfassen und Ausreisser übersehen. Prüfen Sie Rechenwege und gehen Sie auffälligen Fällen nach.
• Lassen Sie personenbezogene Leistungsauswertungen fachlich prüfen. Hinweise zum Datenschutz bei KI bietet der EDÖB.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem KMU in Olten erstellt Frau Müller mit KI Antworten auf wiederkehrende Lieferfragen. Der Entwurf erscheint schnell, doch technische Zusagen müssen oft korrigiert werden. Zunächst wurde nur die Schreibphase als Zeitgewinn betrachtet.

Im neuen Messblatt erfasst das Team auch Vorbereitung und fachliche Kontrolle. Dabei erkennt es, welche Anfragearten gut funktionieren und welche zu viel Nacharbeit verursachen. Der Versuch wird auf die geeigneten Fälle begrenzt. Eine Einsparung wird erst dann berichtet, wenn vergleichbare eigene Messungen und ausreichende Qualität vorliegen.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana kann Arbeitsabläufe aufnehmen und Verbesserungen mit Ihnen priorisieren. Eine nachvollziehbare Auswertung des begrenzten Versuchs liefert dafür konkrete Beobachtungen aus Ihrem Betrieb. Das Angebot KI-Beratung und digitale Transformation passt zu diesem Anliegen.

Alpasana nimmt Arbeitsabläufe auf, untersucht sinnvolle KI-Einsatzmöglichkeiten und hilft, Vorhaben zu priorisieren. Daraus kann ein Umsetzungsplan entstehen, der Zuständigkeiten und nächste Schritte nachvollziehbar macht. Bringen Sie dafür eine Beschreibung Ihrer heutigen Arbeit sowie die offenen Fragen aus dieser Anleitung mit.

Häufige Fragen

Müssen wir jede Tätigkeit dauerhaft messen?

Nein, für einen begrenzten Versuch reicht eine passende, klar dokumentierte Auswahl. Sie sollte typische Fälle und wichtige Ausnahmen abbilden. Bei stark wechselnden Aufgaben müssen Sie die Grenzen des Ergebnisses entsprechend deutlich benennen.

Ist gewonnene Zeit automatisch eingespartes Geld?

Nein, zunächst steht Arbeitszeit für andere Aufgaben zur Verfügung. Ob Ausgaben sinken oder zusätzliche Leistungen möglich werden, hängt von der betrieblichen Situation ab. Die finanzielle Bewertung sollte deshalb getrennt und nachvollziehbar erfolgen.

Was bedeutet ein Ergebnis ohne Zeitgewinn?

Vielleicht hilft die KI bei dieser Aufgabe nicht ausreichend oder der Ablauf braucht eine Anpassung. Auch eine bessere Verständlichkeit kann relevant sein, sofern sie tatsächlich beobachtet wird. Stellen Sie solche Vorteile getrennt dar, statt einen fehlenden Zeitgewinn umzudeuten.

Weitere Hilfen: Was kostet die Einführung von KI in einem KMU? Wie finden wir sinnvolle KI-Anwendungsfälle im Betrieb?