Was kostet die Einführung von KI in einem KMU?

Kurz gesagt: Die Einführung kostet mehr als die Nutzung eines KI-Werkzeugs. Erfassen Sie einmalige Vorarbeiten und laufenden Aufwand getrennt und ergänzen Sie interne Arbeitszeit sowie nachvollziehbare Annahmen.

Das Problem

Sie sollen der Geschäftsleitung ein Budget nennen, kennen aber nur den Preis eines Zugangs. Unklar bleibt, wer Dateien vorbereitet, Einstellungen prüft oder Mitarbeitende einarbeitet. Wenn diese Arbeit in der Planung fehlt, wirkt der Einstieg günstiger, als er für den Betrieb tatsächlich ist.

Eine allgemeine Preiszahl würde Ihnen wenig helfen, weil Aufgabe, Umfang und bestehende Systeme unterschiedlich sind. Sie brauchen eine vollständige Kostenstruktur und belastbare Angaben zu Ihrem Vorhaben. KI kann diese Struktur vorbereiten, aber keine fehlenden Offerten oder betrieblichen Aufwandsschätzungen ersetzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie den Leistungsumfang. Öffnen Sie eine Tabelle und notieren Sie die Aufgabe, die beteiligten Rollen und das erwartete Ergebnis. Halten Sie fest, ob Mitarbeitende nur Entwürfe erzeugen oder ob Verbindungen zu anderen Programmen nötig sind. Ohne diese Abgrenzung lassen sich weder interne Aufwände noch externe Angebote sinnvoll vergleichen.
2. Sammeln Sie einmalige Kostenarten. Erfassen Sie Abklärung, Einrichtung, Datenaufbereitung, Schulung und Tests. Fragen Sie die zuständigen Personen, welche Arbeit dafür tatsächlich anfällt. Kennzeichnen Sie unklare Positionen als offen. Tragen Sie keine von der KI vorgeschlagenen Marktpreise ein, wenn Sie dafür keine überprüfbare Grundlage haben.
3. Ergänzen Sie laufende Kosten. Dazu können Zugänge, nutzungsabhängige Abrechnung, Betreuung, Ergebnisprüfung und regelmässige Weiterbildung gehören. Fragen Sie beim Anbieter nach der Abrechnungseinheit und möglichen Zusatzfunktionen. Ein Preis pro Person lässt sich nicht direkt mit einem Preis pro Nutzung vergleichen, ohne die geplante Nutzung zu kennen.
4. Berücksichtigen Sie interne Arbeitszeit. Notieren Sie, wer eingerichtet, getestet, erklärt und kontrolliert hat. Die betriebliche Finanzverantwortung legt fest, wie diese Zeit bewertet wird. Trennen Sie tatsächliche zusätzliche Ausgaben von bereits bezahlter Arbeitszeit, damit die Geschäftsleitung sowohl Geldbedarf als auch personelle Belastung erkennen kann.
5. Lassen Sie die Struktur gegenlesen. Geben Sie einer freigegebenen KI die bereinigten Kostenarten und den Projektumfang. Bitten Sie um fehlende Positionen, Doppelzählungen und unklare Annahmen. Die KI soll ausschliesslich Fragen formulieren, wenn Werte fehlen. Kontrollieren Sie anschliessend jede Ergänzung mit den fachlich zuständigen Personen.
6. Planen Sie unterschiedliche Nutzungsverläufe. Stellen Sie einen begrenzten Test und einen möglichen späteren Betrieb nebeneinander. Verwenden Sie dafür eigene Annahmen und kennzeichnen Sie diese. Überlegen Sie auch, welche Kosten bei geringerer Nutzung trotzdem bestehen bleiben und welche bei wachsendem Umfang neu hinzukommen könnten.
7. Bereiten Sie die Budgetentscheidung vor. Fassen Sie bestätigte Kosten, offene Angaben und Annahmen getrennt zusammen. Die Geschäftsleitung soll erkennen, welchen Betrag sie jetzt freigibt und welche weiteren Entscheide später anstehen. Vereinbaren Sie eine erneute Prüfung, sobald tatsächliche Nutzung und Kontrollaufwand aus dem Versuch bekannt sind.

Einfach erklärt

Denken Sie an ein neues Bürogerät: Der Kaufpreis sagt noch nicht, ob Einrichtung, Verbrauchsmaterial und Bedienung gut geplant sind. Bei KI ist es ähnlich. Ein Zugang kann verfügbar sein, während die Vorbereitung der Arbeit noch beträchtlichen Einsatz verlangt.

Ein Beispiel für die Rechnung ohne erfundene Werte: Die laufenden Gesamtkosten bestehen aus bestätigten Nutzungsgebühren, vereinbarter Betreuung und bewerteter interner Arbeitszeit. Einmalige Einrichtungskosten weisen Sie daneben aus. So bleibt sichtbar, weshalb ein Einführungsmonat anders aussieht als der spätere Betrieb.

Wie vermeiden Sie falsche Genauigkeit?

Schreiben Sie zu jeder Position Quelle, Stand und Annahme. Bei einer Schätzung erläutern Sie, was bereits bekannt ist und was noch geklärt werden muss. Eine offen benannte Unsicherheit ist für die Entscheidung hilfreicher als eine exakt aussehende Zahl ohne Grundlage.

Prüfen Sie ausserdem, ob Angebote denselben Umfang abdecken. Enthält eines die Einführung, während ein anderes nur den Zugang nennt, ist ein reiner Preisvergleich irreführend. Lassen Sie unterschiedliche Leistungen zuerst in einer gemeinsamen Übersicht darstellen.

Worauf Sie achten müssen

• Setzen Sie erwartete Zeitersparnis nicht automatisch mit einer Senkung der Ausgaben gleich. Freie Zeit kann zunächst für Betreuung, Qualität oder andere Aufgaben genutzt werden.
• Kontrollieren Sie Berechnungen in einer Tabelle. KI kann Zahlen, Einheiten und Zeiträume verwechseln; besonders Jahresbeträge und monatliche Angaben müssen sauber getrennt bleiben.
• Verwenden Sie keine vertraulichen Offerten oder Personalkosten in einem ungeprüften KI-Zugang. Beschreiben Sie Kostenarten für eine erste Struktur ohne konkrete interne Beträge.
• Planen Sie nötige Datenschutzabklärungen ein. Der EDÖB weist auf die Geltung des Datenschutzgesetzes bei KI hin; konkrete rechtliche Fragen gehören in fachliche Hände.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein kleines Büro in Bern möchte Antwortentwürfe mit KI vorbereiten. Frau Müller erhält zunächst nur die Angabe zum Werkzeugzugang. In ihrer Budgettabelle ergänzt sie die Vorbereitung geprüfter Textbausteine, die Lernzeit des Teams und die Kontrolle der Ergebnisse.

Nun sieht die Geschäftsleitung, welche Arbeiten vor dem Start nötig sind und welche laufend bleiben. Sie gibt zunächst den abgegrenzten Versuch frei. Ob später weitere Zugänge sinnvoll sind, wird anhand der tatsächlichen Nutzung entschieden, ohne eine unbelegte Einsparung vorwegzunehmen.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana kann das geplante Vorhaben abgrenzen, Vorarbeiten sichtbar machen und die Umsetzung priorisieren. Projekte werden individuell offeriert; dadurch lässt sich der konkrete Leistungsumfang besprechen. Das Angebot KI-Beratung und digitale Transformation passt zu diesem Anliegen.

Alpasana nimmt Arbeitsabläufe auf, untersucht sinnvolle KI-Einsatzmöglichkeiten und hilft, Vorhaben zu priorisieren. Daraus kann ein Umsetzungsplan entstehen, der Zuständigkeiten und nächste Schritte nachvollziehbar macht. Bringen Sie dafür eine Beschreibung Ihrer heutigen Arbeit sowie die offenen Fragen aus dieser Anleitung mit.

Häufige Fragen

Kann kostenlose KI trotzdem Kosten verursachen?

Ja, denn Vorbereitung, Schulung und Kontrolle benötigen Arbeitszeit. Auch ein Werkzeug ohne Nutzungsgebühr kann organisatorische Arbeit auslösen. Erfassen Sie deshalb dieselben Kostenarten wie bei einem bezahlten Angebot.

Wie behandeln wir noch unbekannte Beträge?

Führen Sie sie ausdrücklich als offen und benennen Sie eine zuständige Person für die Klärung. Geben Sie an, welcher Entscheid ohne diese Information noch nicht möglich ist. Die KI sollte solche Lücken nicht mit vermeintlich typischen Preisen füllen.

Wer bestätigt das fertige Budget?

Die betriebliche Finanzverantwortung prüft Berechnungen und Annahmen. Fachlich zuständige Personen bestätigen den vorgesehenen Aufwand und Leistungsumfang. Bei Liquiditäts- oder Finanzierungsfragen braucht es eine gesonderte fachliche Beurteilung.

Weitere Orientierung: Wie erstelle ich eine KI-Strategie für unser KMU? Reicht kostenlose KI für den Einsatz im Unternehmen?