KI-Kosten planen: Vorlage für das gesamte Projekt

Das Problem

Ihre Geschäftsleitung soll entscheiden, ob ein KI-Projekt starten darf. Sie haben eine Offerte für die Software, vielleicht auch eine Schätzung für die Schulung. Aber wie viel das Ganze wirklich kostet, kann niemand sagen, denn es gibt keine vollständige Übersicht.

Das ist ein häufiges Muster: Lizenzkosten sind sichtbar, alles andere nicht. Vorbereitungsarbeit, Aufbereitung von Daten, Anbindung an bestehende Programme, Schulung, Betreuung im Betrieb und die Arbeitszeit der Mitarbeitenden tauchen in keiner Rechnung auf, belasten aber das Projekt.

Ein Kostenplan schafft Klarheit. Er muss nicht kompliziert sein: eine Tabelle, die alle Kostenarten erfasst, einmalige und laufende trennt und ehrlich zeigt, was sicher und was geschätzt ist. So kann die Leitung eine fundierte Entscheidung treffen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie das Projekt in wenigen Sätzen. Welche Aufgabe, welche Abteilung, wie viele Personen, welcher Zeitraum? Der Kostenplan hängt an diesem Umfang. Wenn der Umfang noch unklar ist, planen Sie nur die Pilotphase.

1. Legen Sie die Kostenarten fest. Typisch sind: Software und Lizenzen, Nutzung nach Verbrauch (bei Schnittstellen), Einrichtung und Anbindung, Datenaufbereitung, Schulung, Beratung oder externe Unterstützung, Hardware, interne Arbeitszeit, laufender Betrieb, Pflege und Aktualisierung, Reserve für Unvorhergesehenes.

1. Trennen Sie einmalige und laufende Kosten. Einmalig sind etwa Einrichtung und Schulung. Laufend sind Lizenzen, Verbrauch, Betreuung und Pflege. Rechnen Sie laufende Kosten auf ein Jahr hoch, damit sie vergleichbar sind.

1. Holen Sie belastbare Zahlen ein. Für Lizenzen und externe Leistungen lassen Sie sich Offerten geben. Für interne Arbeitszeit rechnen Sie mit Stunden und Ihrem internen Ansatz. Verwenden Sie keine Preise aus dem Gedächtnis oder von einer KI, denn Preise ändern sich.

1. Kennzeichnen Sie die Sicherheit jeder Zahl. Markieren Sie: «Offerte», «Schätzung», «Annahme» oder «unbekannt». So sieht die Leitung, wo das Risiko liegt.

1. Rechnen Sie Szenarien. Rechnen Sie mindestens einen vorsichtigen und einen optimistischen Fall. Wie ändern sich die Kosten, wenn doppelt so viele Personen die Lösung nutzen?

1. Planen Sie eine Reserve ein. Neue Technik bringt Überraschungen. Legen Sie einen Puffer fest und begründen Sie ihn.

1. Prüfen Sie den Plan mit Beteiligten. Lassen Sie IT, Fachabteilung und Finanzen gegenlesen. Oft fehlen Posten, die nur eine Seite kennt.

1. Aktualisieren Sie den Plan im Projekt. Tragen Sie Ist-Kosten ein und vergleichen Sie sie mit der Planung. Das hilft bei der Steuerung und bei künftigen Projekten.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle mir eine Kostenplan-Tabelle für ein KI-Projekt.
Projekt: [Kurzbeschreibung].
Umfang: [Abteilung, Anzahl Personen, Zeitraum].
Spalten: Kostenart | Beschreibung | Einmalig/Laufend | Menge/Einheit |
Betrag CHF (leer lassen) | Grundlage (Offerte/Schätzung/Annahme/
unbekannt) | Verantwortlich | Bemerkung.
Zeilen (ergänze weitere, falls sinnvoll): Lizenzen/Abo,
Nutzung nach Verbrauch, Einrichtung und Anbindung,
Datenaufbereitung, Schulung, externe Beratung, Hardware,
interne Arbeitszeit Projekt, interne Arbeitszeit Betrieb,
Betreuung/Support, Pflege und Aktualisierung, Sicherheit und
Datenschutz, Reserve.
Füge unten Summen für einmalige und jährliche laufende Kosten ein.
Erfinde keine Beträge, ich fülle sie selbst aus.

Kopieren Sie die Tabelle in Ihr Tabellenprogramm und tragen Sie Ihre Zahlen mit Quelle ein.

Wie lesen Sie die Kostenarten?

Worauf Sie achten müssen

• Keine Preise erfinden: Preise und Tarife ändern sich. Nutzen Sie aktuelle Offerten und Preislisten der Anbieter und tragen Sie das Datum ein.
• Verbrauchsabhängige Kosten: Bei Schnittstellen, die nach Menge abrechnen, können Kosten mit der Nutzung wachsen. Rechnen Sie mit Szenarien und Obergrenzen. Siehe Unerwartet hohe KI-Rechnungen verhindern.
• Interne Zeit ist Geld: Auch wenn keine Rechnung kommt, binden Projekt und Schulung Arbeitszeit. Sie gehört in den Plan.
• Währung und Mehrwertsteuer: Prüfen Sie, ob Beträge in CHF, in Euro oder in Dollar angegeben sind und ob Steuern enthalten sind.
• Versteckte Kosten: Was oft fehlt, zeigt Versteckte Kosten beim KI-Einsatz.
• Nutzen gehört separat: Der Plan beantwortet «Was kostet es?». Ob es sich lohnt, zeigt erst der Vergleich mit dem Nutzen, siehe KI-ROI berechnen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Eine Gemeindeverwaltung im Kanton Thurgau möchte einen KI-Assistenten für die Beantwortung von Bürgeranfragen einführen. Die Verwaltungsleiterin hat eine Offerte für die Software, die zwei Seiten füllt, und sonst nichts.

Sie legt mit der Vorlage einen Kostenplan an. Dabei werden Posten sichtbar, die niemand eingeplant hatte: die Aufbereitung der Merkblätter als Wissensbasis, Schulung für zwölf Personen, die Arbeitszeit der beiden Verantwortlichen für Prüfung und Pflege sowie eine Reserve. Bei jeder Zeile steht, ob sie auf einer Offerte, einer Schätzung oder einer Annahme beruht.

Nachher kann der Gemeinderat entscheiden, ohne dass es später Nachforderungen gibt. Er genehmigt zunächst nur die Pilotphase mit einem klaren Kostendach und verlangt einen Zwischenbericht.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie ein KI-Vorhaben planen und priorisieren möchten, unterstützt Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und einen Umsetzungsplan erstellen. Projekte werden individuell offeriert, sodass Sie eine auf den geklärten Umfang abgestimmte Offerte erhalten.

Zur Vertiefung: Business Case für eine Investitionsentscheidung und Kosten nach der Einführung.

Häufige Fragen

Wie genau muss der Kostenplan am Anfang sein?

So genau, wie es der Entscheid verlangt. Für einen Pilot genügt eine grobe Planung mit Kostendach. Für eine grössere Investition brauchen Sie belastbare Offerten und Szenarien.

Soll ich die Arbeitszeit der Mitarbeitenden einrechnen?

Ja, zumindest als Information. Sie zeigt den tatsächlichen Aufwand und verhindert, dass das Projekt «gratis» wirkt. Ob sie im Budget als Kosten gilt, entscheidet Ihre Finanzstelle.

Kann die KI den Kostenplan für mich erstellen?

Sie kann die Tabelle aufbauen und an Posten erinnern. Die Beträge müssen Sie aus Offerten und eigenen Erfahrungswerten einsetzen, denn eine KI kennt Ihre Preise und aktuellen Tarife nicht verlässlich.