KI-Business-Case: Vorlage für eine Investitionsentscheidung

Das Problem

Sie möchten im Betrieb ein KI-Vorhaben umsetzen und brauchen dafür Geld, Zeit und die Zustimmung der Geschäftsleitung. Im Gespräch haben Sie den Nutzen schon erklärt, doch am Ende heisst es: «Schreiben Sie uns das doch bitte kurz auf, damit wir entscheiden können.»

Genau das ist ein Business Case: eine schriftliche Entscheidungsgrundlage. Viele scheuen ihn, weil er nach grossen Unternehmen klingt. Dabei geht es nur darum, die wichtigsten Fragen der Leitung im Voraus zu beantworten: Was ist das Problem? Was wollen wir erreichen? Was kostet es? Was bringt es? Was kann schiefgehen? Was sind die Alternativen? Was empfehlen Sie?

Ein guter Business Case ist kurz, ehrlich und nachvollziehbar. Er verspricht nicht das Blaue vom Himmel, sondern zeigt, auf welchen Annahmen die Empfehlung beruht. Das schafft Vertrauen, auch wenn nicht alles sicher ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, wer entscheidet und was sie wissen will. Fragen Sie vorab: Welche Entscheidung steht an (Pilot, Einführung, Kauf)? Welche Kriterien zählen (Kosten, Risiko, Strategie)? Passen Sie den Umfang daran an.

1. Beschreiben Sie Ausgangslage und Problem. In wenigen Sätzen: Welche Aufgabe, wer ist betroffen, was ist heute schwierig, mit welchen Folgen? Belegen Sie es mit Messwerten aus dem Alltag.

1. Formulieren Sie das Ziel. Was soll nach der Einführung besser sein, woran erkennen wir das, bis wann? Messbare Ziele sind überzeugender als «effizienter werden».

1. Beschreiben Sie die Lösung. Welche KI-Anwendung, in welchem Prozess, mit welchen Daten, wer prüft Ergebnisse? Halten Sie es für Laien verständlich.

1. Zeigen Sie die Kosten. Übernehmen Sie den Kostenplan: einmalig, laufend, inklusive interner Zeit, mit Quellen. Siehe KI-Kosten planen.

1. Zeigen Sie den Nutzen. Beziffern Sie, was sich messen lässt, und nennen Sie getrennt den Nutzen, der sich nicht beziffern lässt. Siehe KI-ROI berechnen.

1. Nennen Sie Risiken und Gegenmassnahmen. Datenschutz, Qualität, Abhängigkeit vom Anbieter, Akzeptanz im Team, rechtliche Fragen. Zu jedem Risiko: Wie wahrscheinlich, wie schwer, was tun wir dagegen?

1. Zeigen Sie Alternativen. Nichts tun, einfachere Lösung, andere Anbieter, später starten. Eine ehrliche Gegenüberstellung macht Ihre Empfehlung glaubwürdiger.

1. Formulieren Sie die Empfehlung und die nächsten Schritte. Was soll entschieden werden, bis wann, mit welchem Budget, welchen Kontrollpunkten und Abbruchkriterien? Ein kleiner Start mit Prüfung ist oft leichter zu genehmigen.

1. Lassen Sie den Text gegenlesen. Bitten Sie eine kritische Person aus Finanzen oder Fachabteilung um Rückmeldung, bevor Sie ihn abgeben.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle mir eine Gliederung und Formulierungshilfe für einen
KI-Business-Case (maximal 3 Seiten) für unsere Geschäftsleitung.
Betrieb: [Branche, Grösse, Ort].
Vorhaben: [Kurzbeschreibung].
Entscheidung, die ich brauche: [z. B. Freigabe eines Pilots mit
Budget bis CHF [Betrag]].
Meine Angaben: Ausgangslage: [..]. Ziel: [..]. Kosten (mit Quelle): [..].
Nutzen (mit Annahmen): [..]. Risiken: [..]. Alternativen: [..].
Gliedere in: 1. Zusammenfassung in 5 Sätzen, 2. Ausgangslage,
3. Ziel und Erfolgskriterien, 4. Lösung, 5. Kosten, 6. Nutzen,
7. Risiken und Massnahmen, 8. Alternativen, 9. Empfehlung und
nächste Schritte.
Schreibe sachlich, ohne Werbesprache. Verwende nur meine Zahlen
und erfinde keine. Markiere Annahmen deutlich.

Setzen Sie Ihre Angaben ein, und lassen Sie die KI nur formulieren, nicht rechnen oder Zahlen ergänzen.

Welche Fragen beantwortet jeder Abschnitt?

Worauf Sie achten müssen

• Keine geschönten Zahlen: Wer übertreibt, verliert Glaubwürdigkeit, sobald die Realität anders aussieht. Nennen Sie Spannen und Unsicherheiten.
• KI formuliert, rechnet aber nicht verlässlich: Prüfen Sie jede Zahl, jede Summe und jeden Prozentsatz im Text selbst nach. Ergänzte Behauptungen streichen Sie.
• Vertrauliches nicht in öffentliche Dienste: Interne Zahlen und Strategien gehören nicht in ungeprüfte KI-Dienste. Verwenden Sie Platzhalter, wo nötig.
• Rechtliche und datenschutzrechtliche Punkte nennen: Zeigen Sie, dass Sie Personendaten, Anbieter und Verträge geprüft haben, oder benennen Sie offen, was noch offen ist.
• Nicht nur Technik: Entscheidende Punkte sind oft Menschen und Prozesse. Beziehen Sie die Akzeptanz im Team ein, siehe Mitarbeitende früh beteiligen.
• Entscheidung ist Sache der Leitung: Der Business Case informiert, er ersetzt die Abwägung nicht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Die Leiterin Kundendienst eines Möbelhauses in Olten möchte einen KI-Assistenten, der Standardanfragen vorbereitet. Beim mündlichen Vortrag sagt der Geschäftsführer: «Interessant, aber ich brauche etwas Schriftliches.»

Sie nutzt die Vorlage und schreibt einen Business Case von drei Seiten. Er enthält Zahlen aus einer zweiwöchigen Messung der heutigen Bearbeitungszeit, einen Kostenplan mit Offerten, drei Risiken mit Gegenmassnahmen und zwei Alternativen: einfachere Antwortvorlagen und Abwarten. Die Empfehlung: ein dreimonatiger Pilot mit Kostendach und Abbruchkriterien.

Der Geschäftsführer stellt zwei Rückfragen, vor allem zum Datenschutz, und genehmigt den Pilot. Durch die klare Struktur dauert die Entscheidung eine Sitzung statt mehrerer Wochen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie für eine Investitionsentscheidung Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren und Vorhaben priorisieren möchten, unterstützt Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana, einschliesslich eines Umsetzungsplans. Projekte werden individuell offeriert.

Zur Vertiefung: Wirtschaftlichkeit in Szenarien rechnen und Geschäftsführung überzeugen.

Häufige Fragen

Wie lang soll ein Business Case sein?

Für ein KMU-Vorhaben genügen meist zwei bis vier Seiten, dazu eine Zusammenfassung auf der ersten Seite. Details und Berechnungen gehören in einen Anhang.

Was, wenn ich Zahlen nicht genau kenne?

Nennen Sie Spannen und kennzeichnen Sie Schätzungen. Legen Sie fest, welche Zahlen Sie im Pilot nachprüfen. Offene Unsicherheit ist besser als genau wirkende, aber erfundene Werte.

Brauche ich einen Business Case auch für einen kleinen Test?

Nicht in voller Länge. Für einen kleinen Pilot genügt eine Seite mit Ziel, Umfang, Kostendach, Dauer und Abbruchkriterien. Je höher die Investition, desto ausführlicher die Vorlage.