Wie überzeuge ich die Geschäftsführung von einem KI-Test?

Das Problem

Sie sehen eine Aufgabe, bei der KI helfen könnte: etwa die Vorbereitung von Offerten oder die Beantwortung wiederkehrender Anfragen. Sie sprechen die Geschäftsführung an, doch die Antwort lautet: «Später», «Zu riskant» oder «Wir haben anderes zu tun».

Das ist keine Böswilligkeit. Wer Verantwortung trägt, fragt nach Kosten, Datenschutz, Fehlerrisiko und Arbeitsaufwand. Allgemeine Begeisterung beantwortet diese Fragen nicht. Auch Berichte über KI in den Medien verunsichern eher, als dass sie überzeugen.

Sie erhalten eher Zustimmung, wenn der Vorschlag klein, klar und kontrollierbar ist: ein Versuch mit Anfang, Ende, Zielen und einem Ausstieg. Diese Seite zeigt, wie Sie das auf einer Seite aufbereiten und mit Einwänden umgehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie das Problem, nicht die Technik. Schreiben Sie in zwei Sätzen, was heute Zeit kostet oder Fehler verursacht. Zum Beispiel: «Standardanfragen brauchen pro Stück zehn Minuten, und wir haben pro Woche viele davon.» Nennen Sie nur Zahlen, die Sie kennen oder grob messen können.
2. Schlagen Sie einen begrenzten Versuch vor. Beantragen Sie vier bis acht Wochen, eine Aufgabe, zwei bis drei Personen. Das wirkt weniger bedrohlich als ein «KI-Projekt».
3. Benennen Sie den erwarteten Nutzen vorsichtig. Schreiben Sie, was Sie erhoffen und wie Sie es überprüfen. «Wir wollen herausfinden, ob die Bearbeitungszeit sinkt», klingt glaubwürdiger als ein fester Sparbetrag.
4. Nennen Sie die Risiken und Gegenmassnahmen. Datenschutz, Fehler in Texten, Abhängigkeit vom Anbieter. Zeigen Sie je eine Massnahme: keine Kundendaten, Prüfung jedes Ergebnisses, kein langer Vertrag. So nehmen Sie Einwände vorweg.
5. Schätzen Sie den Aufwand ehrlich. Zeit der Beteiligten, Kosten für ein Konto, allfällige Schulung. Keine versteckten Positionen. Hilfe: KI-Kostenplan-Vorlage.
6. Definieren Sie Erfolg und Abbruch. Legen Sie fest, wann der Versuch als gelungen gilt und wann Sie ihn beenden. Ein klarer Ausstieg senkt die Hemmschwelle.
7. Fassen Sie alles auf einer Seite zusammen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Bieten Sie an, die Fragen im Gespräch zu beantworten.
8. Holen Sie eine Entscheidung ein, auch wenn sie «Nein» lautet. Fragen Sie, was für ein Ja nötig wäre, und notieren Sie die Antwort. Eine spätere Wiederholung kann dann gezielter erfolgen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie die Entscheidungsvorlage vor. Verwenden Sie nur Angaben, die Sie belegen können.

Ich möchte der Geschäftsführung eines Schweizer Betriebs ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) einen begrenzten KI-Versuch vorschlagen.

Problem heute: [Beschreibung, mit Zeitaufwand, falls bekannt]
Vorgeschlagene Aufgabe: [Aufgabe]
Beteiligte: [Anzahl und Rollen]
Dauer: [z. B. 6 Wochen]
Bekannte Einwände der Geschäftsführung: [z. B. Datenschutz, Kosten, Fehler]

Erstelle eine einseitige Entscheidungsvorlage mit den Abschnitten: Ausgangslage, Vorschlag, erwarteter Nutzen und wie wir ihn prüfen, Risiken und Gegenmassnahmen, Aufwand (Zeit, Kosten – nur Angaben, die ich mache), Erfolgs- und Abbruchkriterium, Entscheidungsfrage.
Regeln: Sachlicher Ton, Anrede «Sie», keine erfundenen Zahlen, keine Versprechen. Markiere Angaben, die ich noch klären muss.

Ergänzen Sie fehlende Angaben und lassen Sie die Vorlage von einer Kollegin lesen, bevor Sie sie abgeben.

Typische Einwände und mögliche Antworten

Worauf Sie achten müssen

• Keine übertriebenen Versprechen. Wer grossen Nutzen verspricht und ihn nicht liefert, verliert Vertrauen. Sagen Sie, was Sie nicht wissen, und dass der Versuch es klären soll.
• Nehmen Sie Datenschutz ernst. Die Geschäftsführung trägt die Verantwortung. Hinweise zu den Grundsätzen bietet der EDÖB. Den Einzelfall prüft eine Fachperson.
• Das Team einbeziehen. Ein Versuch, der über die Köpfe der Betroffenen läuft, scheitert oft. Sprechen Sie vorher mit den Beteiligten, siehe Mitarbeitende mitnehmen.
• Realistische Zeiträume. Ein Versuch von zwei Wochen ist zu kurz, um etwas zu belegen. Vier bis acht Wochen sind üblich, je nach Aufgabe.
• Respekt vor einem Nein. Manchmal sind es Prioritäten, nicht Ablehnung. Fragen Sie nach, was sich ändern müsste.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller arbeitet in einem Schreinereibetrieb in Sursee. Sie möchte Kundenanfragen mit KI vorsortieren und Antworten vorbereiten, doch der Inhaber winkt ab: «Das ist mir zu unsicher.»

Vorher hatte sie nur gesagt, KI sei «die Zukunft». Nachher legt sie ihm eine Seite vor: Problem (Standardanfragen kosten Zeit), Vorschlag (sechs Wochen, eine Aufgabe, zwei Personen, keine Kundennamen), Risiken (Fehler, Datenschutz) mit Massnahmen, Aufwand (eine Stunde pro Woche, ein Konto) und Abbruchkriterium.

Der Inhaber stimmt zu, weil er jederzeit aussteigen kann. Nach sechs Wochen wird gemeinsam entschieden, ob und wie es weitergeht.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Unterstützung für die Entscheidungsgrundlage möchten, hilft Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und einen Umsetzungsplan erstellen. Eine externe Einschätzung kann in der Geschäftsleitung zusätzliches Gewicht haben.

Ein erstes Gespräch klärt, was für Ihren Fall nötig ist. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Soll ich Zahlen zu Einsparungen nennen?

Nur, wenn Sie sie belegen können, etwa mit gemessenem Zeitaufwand. Sonst formulieren Sie Hypothesen und beschreiben, wie der Versuch sie prüft. Erfundene Prozentzahlen schaden der Glaubwürdigkeit.

Was, wenn die Geschäftsführung grundsätzlich gegen KI ist?

Fragen Sie nach den Gründen. Oft stecken konkrete Sorgen dahinter, zum Beispiel Datenschutz oder Arbeitsplatzangst, die sich gezielt ansprechen lassen. Respektieren Sie eine klare Entscheidung und kommen Sie später mit neuen Argumenten zurück.

Reicht es, wenn ich selbst privat teste?

Privat ausprobieren ist erlaubt, aber geschäftliche Daten gehören nicht in private Konten. Für überzeugende Ergebnisse ist ein Versuch im Betrieb mit freigegebenen Mitteln besser.